Digitales Prozessmanagement? Prozessmanagement gut und schön. Und digital natürlich auch. Schließlich sind wir nicht mehr in den 90ern…. Aber was bedeutet das denn konkret?
Das digitale Prozessmanagement beschreibt generell die Anwendung von digitalen Technologien und Prozessen zur effizienten Verwaltung und Steuerung von Aufträgen, Projekten, Anfragen, etc., sowie anderer geschäftsrelevanter Abläufe. Es umfasst verschiedene Aspekte, die den gesamten Workflow von der Anfrage oder Auftragsannahme bis hin zur Auslieferung, Abrechnung und Verbuchung mit Hilfe von digitaler Unterstützung und Automatisierung optimieren können.
Gerade die Druckindustrie ist durch die voranschreitende Digitalisierung einem starken und anhaltenden Wandel ausgesetzt. Die Tendenz von Print zu online sowohl bei Büchern und Medien als auch bei der Büro- oder Geschäftsausstattung sowie die Wandlung der Nachfrage zu immer anspruchsvolleren Projekten bei steigenden Energie- und Rohstoffpreisen sind große Herausforderungen für die Branche. Die Ansprüche steigen, die Anforderungen an die Flexibilität sind extrem hoch. Die digitale Transformation – sprich der Wandel hin zum Arbeiten mit digitaler Unterstützung – in den Betrieben ist heute ein Muss, wenn man dem Wettbewerb und der Nachfrage standhalten möchte.
Im Folgenden finden Sie 10 Schlüsselbereiche als Beispiele für den Einsatz von digitalem Prozessmanagement in Druckereien:
1. Vertrieb / Sales
Alle Kundendaten und Auftragsinformationen liegen digital in einem System vor. Potentiale, Verkaufschancen, Wiedervorlagen, (Alt-)aufträge, Kalkulationen. Hier hat ihr Vertriebsmitarbeiter alles im Blick. Alle Infos zu Kunden und Interessenten, deren Aufträge, Anfragen und Angebote sind zu jederzeit und überall abrufbar.
2. Auftragsverwaltung
Durch den Einsatz digitaler Systeme können Druckaufträge elektronisch erfasst, verwaltet und nachverfolgt werden. Kundendaten, Auftragsdetails, Druckdateien und spezifische Anforderungen können zentral gespeichert werden, um eine effiziente Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Im Online-Shop eingegebene Auftragsdaten werden digital in Ihre Software übertragen und können direkt weiter verarbeitet werden – ohne manuelles Nachjustieren oder Copy & Paste.
3. Angebotserstellung und Kalkulation
Digitales Prozessmanagement ermöglicht eine automatisierte Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen basierend auf den Kundenvorgaben. Durch den Einsatz von Druckkalkulationssoftware können Materialkosten, Arbeitszeiten und andere Faktoren zur genauen Preisermittlung berücksichtigt werden. Angebotserstellung auf Knopfdruck! (vgl. auch Blogartikel „Erfolgreich kalkulieren – 6 Punkte, die Sie beachten sollten“)
4. Druckvorstufe
In der Druckvorstufe werden die Druckdaten vorbereitet und optimiert. Mit Hilfe des digitalen Prozessmanagements können Sie automatisiert die Druckdaten auf Fehler überprüfen, Farbprofile anpassen oder auch die Umwandlung in das richtige Druckformat vornehmen. Dies trägt zur Vermeidung von Fehlern und zur effizienten Nutzung von Ressourcen bei.
5. Produktionsplanung und -steuerung
Digitales Prozessmanagement ermöglicht eine effiziente Planung und Steuerung der Druckproduktion. Produktionsaufträge können automatisch generiert, Zeitpläne erstellt und Ressourcen wie Druckmaschinen und Arbeitskräfte optimal zugewiesen werden. Dies führt zu einer besseren Auslastung und Verkürzung der Durchlaufzeiten.
6. Qualitätskontrolle
Digitale Technologien unterstützen die Qualitätssicherung in Druckereien. Durch den Einsatz von Farbmanagement-Systemen können Farbabweichungen überwacht und korrigiert werden. Automatisierte Inspektionssysteme helfen bei der Erkennung von Druckfehlern, um eine hohe Druckqualität sicherzustellen.
7. Lagerverwaltung
Digitales Prozessmanagement kann auch in der Lagerverwaltung eingesetzt werden. Es ermöglicht eine genaue Bestandsführung von Druckmaterialien, Tinten und anderen Ressourcen. Auf diese Weise können Bestände effizient verwaltet und rechtzeitig nachbestellt werden. In advanter beispielsweise können Sie sich über eine Meldebestandsabfrage jederzeit einen Überblick über Ihren Lagerbestand verschaffen. Wenn Sie Ihre kritische Mindestbestände definieren, erhalten Sie proaktiv Rückmeldung und können aus der Übersicht heraus direkt in den Nachorder-Prozess einsteigen.
8. Kundenkommunikation
Digitale Lösungen erleichtern die Kommunikation mit Kunden während des gesamten Auftragsprozesses. Kunden können den Status ihrer Aufträge online einsehen, Änderungen vornehmen und Feedback geben. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und ermöglicht eine transparente Auftragsabwicklung.
9. Logistik und Auftragsverfolgung
Nach Fertigstellung der Aufträge wird automatisiert das Versandlabels für den angebundenen und im Auftrag festgelegten Frachtführer ausgedruckt. Versanddaten werden automatisiert übermittelt. Nach Auslieferung wird automatisiert der entsprechende Status ins System zurück gespielt.
10. Fakturierung
Die Projekte und Aufträge sind digital erfasst. Sobald der Auftragsstatus entsprechend gesetzt ist, kann automatisch der Rechnungsversand erfolgen. Selbstverständlich digital, als einfaches PDF oder auch als X- oder ZUGFeRD-Rechnung (vgl. Blogartikel „Wie steht es um Ihr digitales Rechnungswesen?„)
Die Anwendung von digitalem Prozessmanagement in Druckereien bietet zahlreiche Vorteile. Unzählige administrative Aufgaben, die zu viel Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nehmen, können eingespart werden. Die freien Kapazitäten können Sie effektiver für komplexe Projekte und Aufgaben einsetzen, die nicht nach einem Standard abgewickelt werden können. Sie steigern Ihre Effizienz, reduzieren Fehler und steigern Ihre Qualität. Sie arbeiten produktiver, senken Ihre Kosten, steigern die Wettbewerbsfähigkeit und sichert Ihre Margen.
Voraussetzung für die Effizienz der Digitalisierung ist die Vermeidung von Insellösungen. Ein Meer an digitalen Einzellösungen bringt Sie nicht weiter. Die digitalen Systeme müssen ganzheitlich zusammenarbeiten. Über Schnittstellen angebundenen Systeme sollten nahtlos integriert sein und ohne Reibungsverluste miteinander kooperieren.
Wie können wir Sie unterstützen?
Erleben Sie in einer persönlichen Online-Live-Demo, wie Sie advanter in Ihrem Business einsetzen und auch Ihre Prozesse optimieren können. Wir unterstützen Sie gern dabei, den Blick auf das große Ganze oder auch kleinste Details zu schärfen.
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