Digitales Prozessmanagement? Prozessmanagement gut und schön. Und digital natürlich auch. Schließlich sind wir nicht mehr in den 90ern…. Aber was bedeutet das denn konkret?
Das digitale Prozessmanagement beschreibt generell die Anwendung von digitalen Technologien und Prozessen zur effizienten Verwaltung und Steuerung von Aufträgen, Projekten, Anfragen, etc., sowie anderer geschäftsrelevanter Abläufe. Es umfasst verschiedene Aspekte, die den gesamten Workflow von der Anfrage oder Auftragsannahme bis hin zur Auslieferung, Abrechnung und Verbuchung mit Hilfe von digitaler Unterstützung und Automatisierung optimieren können.
Gerade die Druckindustrie ist durch die voranschreitende Digitalisierung einem starken und anhaltenden Wandel ausgesetzt. Die Tendenz von Print zu online sowohl bei Büchern und Medien als auch bei der Büro- oder Geschäftsausstattung sowie die Wandlung der Nachfrage zu immer anspruchsvolleren Projekten bei steigenden Energie- und Rohstoffpreisen sind große Herausforderungen für die Branche. Die Ansprüche steigen, die Anforderungen an die Flexibilität sind extrem hoch. Die digitale Transformation – sprich der Wandel hin zum Arbeiten mit digitaler Unterstützung – in den Betrieben ist heute ein Muss, wenn man dem Wettbewerb und der Nachfrage standhalten möchte.
Was bedeutet digitales Prozessmanagement in Druckereien?
Digitales Prozessmanagement in Druckereien bezeichnet die digitale Steuerung und Automatisierung zusammenhängender Geschäftsprozesse – von Vertrieb und Kalkulation über Auftragsverwaltung, Produktionsplanung und Lager bis zu Versand und Fakturierung. Ziel ist es, Informationen zentral verfügbar zu machen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Medienbrüche zwischen den einzelnen Prozessbereichen zu vermeiden.
Im Folgenden finden Sie 10 Schlüsselbereiche als Beispiele für den Einsatz von digitalem Prozessmanagement in Druckereien:
1. Vertrieb / Sales
Alle Kundendaten und Auftragsinformationen liegen digital in einem System vor. Potentiale, Verkaufschancen, Wiedervorlagen, (Alt-)aufträge, Kalkulationen. Hier hat ihr Vertriebsmitarbeiter alles im Blick. Alle Infos zu Kunden und Interessenten, deren Aufträge, Anfragen und Angebote sind zu jederzeit und überall abrufbar.
2. Auftragsverwaltung
Durch den Einsatz digitaler Systeme können Druckaufträge elektronisch erfasst, verwaltet und nachverfolgt werden. Kundendaten, Auftragsdetails, Druckdateien und spezifische Anforderungen können zentral gespeichert werden, um eine effiziente Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Im Online-Shop eingegebene Auftragsdaten werden digital in Ihre Software übertragen und können direkt weiter verarbeitet werden – ohne manuelles Nachjustieren oder Copy & Paste.
3. Angebotserstellung und Kalkulation
Digitales Prozessmanagement ermöglicht eine automatisierte Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen basierend auf den Kundenvorgaben. Durch den Einsatz von Druckkalkulationssoftware können Materialkosten, Arbeitszeiten und andere Faktoren zur genauen Preisermittlung berücksichtigt werden. Angebotserstellung auf Knopfdruck! (vgl. auch Blogartikel “Erfolgreich kalkulieren – 6 Punkte, die Sie beachten sollten”)
4. Druckvorstufe
In der Druckvorstufe werden die Druckdaten vorbereitet und optimiert. Mit Hilfe des digitalen Prozessmanagements können Sie automatisiert die Druckdaten auf Fehler überprüfen, Farbprofile anpassen oder auch die Umwandlung in das richtige Druckformat vornehmen. Dies trägt zur Vermeidung von Fehlern und zur effizienten Nutzung von Ressourcen bei.
5. Produktionsplanung und -steuerung
Digitales Prozessmanagement ermöglicht eine effiziente Planung und Steuerung der Druckproduktion. Produktionsaufträge können automatisch generiert, Zeitpläne erstellt und Ressourcen wie Druckmaschinen und Arbeitskräfte optimal zugewiesen werden. Dies führt zu einer besseren Auslastung und Verkürzung der Durchlaufzeiten.
6. Qualitätskontrolle
Digitale Technologien unterstützen die Qualitätssicherung in Druckereien. Durch den Einsatz von Farbmanagement-Systemen können Farbabweichungen überwacht und korrigiert werden. Automatisierte Inspektionssysteme helfen bei der Erkennung von Druckfehlern, um eine hohe Druckqualität sicherzustellen.
7. Lagerverwaltung
Digitales Prozessmanagement kann auch in der Lagerverwaltung eingesetzt werden. Es ermöglicht eine genaue Bestandsführung von Druckmaterialien, Tinten und anderen Ressourcen. Auf diese Weise können Bestände effizient verwaltet und rechtzeitig nachbestellt werden. In advanter beispielsweise können Sie sich über eine Meldebestandsabfrage jederzeit einen Überblick über Ihren Lagerbestand verschaffen. Wenn Sie Ihre kritische Mindestbestände definieren, erhalten Sie proaktiv Rückmeldung und können aus der Übersicht heraus direkt in den Nachorder-Prozess einsteigen.
8. Kundenkommunikation
Digitale Lösungen erleichtern die Kommunikation mit Kunden während des gesamten Auftragsprozesses. Kunden können den Status ihrer Aufträge online einsehen, Änderungen vornehmen und Feedback geben. Dies verbessert die Kundenzufriedenheit und ermöglicht eine transparente Auftragsabwicklung.
9. Logistik und Auftragsverfolgung
Nach Fertigstellung der Aufträge wird automatisiert das Versandlabels für den angebundenen und im Auftrag festgelegten Frachtführer ausgedruckt. Versanddaten werden automatisiert übermittelt. Nach Auslieferung wird automatisiert der entsprechende Status ins System zurück gespielt.
10. Fakturierung
Sind Projekte und Aufträge vollständig digital erfasst, kann auch die Fakturierung direkt an die vorgelagerten Prozesse anschließen. Sobald der entsprechende Auftragsstatus erreicht ist, lässt sich die Rechnung automatisiert erstellen und versenden.
Für strukturierte E-Rechnungen können dabei Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD eingesetzt werden. So lassen sich Rechnungsdaten medienbruchfrei aus den vorhandenen Auftrags- und Projektdaten erzeugen und digital weiterverarbeiten.
(vgl. Blogartikel “E-Rechnung und ZUGfeRD in der Praxis“)
Welche Vorteile bietet digitales Prozessmanagement für Druckereien?
Die Anwendung von digitalem Prozessmanagement in Druckereien bietet zahlreiche Vorteile. Unzählige administrative Aufgaben, die zu viel Ihrer kostbaren Zeit in Anspruch nehmen, können eingespart werden. Die freien Kapazitäten können Sie effektiver für komplexe Projekte und Aufgaben einsetzen, die nicht nach einem Standard abgewickelt werden können. Sie steigern Ihre Effizienz, reduzieren Fehler und steigern Ihre Qualität. Sie arbeiten produktiver, senken Ihre Kosten, steigern die Wettbewerbsfähigkeit und sichert Ihre Margen.
Durchgängige Prozesse statt digitaler Insellösungen
Voraussetzung für die Effizienz der Digitalisierung ist die Vermeidung von Insellösungen. Ein Meer an digitalen Einzellösungen bringt Sie nicht weiter. Die digitalen Systeme müssen ganzheitlich zusammenarbeiten. Über Schnittstellen angebundenen Systeme sollten nahtlos integriert sein und ohne Reibungsverluste miteinander kooperieren.
Entscheidend für erfolgreiches digitales Prozessmanagement ist nicht die Anzahl der eingesetzten digitalen Lösungen, sondern ihr Zusammenspiel. Entstehen zwischen Vertrieb, Kalkulation, Produktion, Lager, Versand oder Buchhaltung neue Datensilos, werden analoge Medienbrüche lediglich durch digitale ersetzt.
Schnittstellen und eine zentrale Datenbasis sorgen dafür, dass Informationen entlang des gesamten Auftragsprozesses weiterverwendet werden können. So entsteht aus einzelnen digitalen Werkzeugen ein durchgängiger Prozess.
Wie können wir Sie unterstützen?
Erleben Sie in einer persönlichen Online-Live-Demo, wie Sie advanter in Ihrem Business einsetzen und auch Ihre Prozesse optimieren können. Wir unterstützen Sie gern dabei, den Blick auf das große Ganze oder auch kleinste Details zu schärfen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist digitales Prozessmanagement in einer Druckerei?
Digitales Prozessmanagement in einer Druckerei bedeutet, zusammenhängende Geschäfts- und Produktionsprozesse digital zu steuern und möglichst durchgängig miteinander zu verbinden. Dazu gehören beispielsweise Vertrieb, Kalkulation, Auftragsverwaltung, Druckvorstufe, Produktionsplanung, Lager, Versand und Fakturierung. Ziel ist es, Informationen zentral verfügbar zu machen, manuelle Arbeitsschritte zu reduzieren und Medienbrüche zwischen den einzelnen Prozessbereichen zu vermeiden.
Welche Prozesse können Druckereien digitalisieren?
In Druckereien lassen sich sowohl kaufmännische als auch produktionsnahe Prozesse digitalisieren. Dazu zählen unter anderem Kundenanfragen und Angebote, Kalkulation, Auftragsabwicklung, Druckvorstufe, Produktionsplanung und -steuerung, Material- und Lagerverwaltung, Qualitätskontrolle, Versand, Rechnungsstellung und Nachkalkulation. Welche Bereiche zuerst digitalisiert werden sollten, hängt von den bestehenden Abläufen und den größten Prozessbrüchen im Unternehmen ab.
Welche Vorteile bietet digitales Prozessmanagement für Druckereien?
Digitales Prozessmanagement kann Abläufe transparenter machen, manuelle Dateneingaben reduzieren und Informationen schneller zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen verfügbar machen. Durch automatisierte und miteinander verbundene Prozesse lassen sich Fehlerquellen und Doppelarbeiten reduzieren sowie Durchlaufzeiten verkürzen. Gleichzeitig entsteht eine bessere Datengrundlage für Kalkulation, Produktionssteuerung und betriebliche Entscheidungen.
Warum sind Schnittstellen bei der Digitalisierung einer Druckerei wichtig?
Schnittstellen ermöglichen den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Systemen und verhindern, dass neue digitale Insellösungen entstehen. So können beispielsweise Daten aus Webshops, Kalkulation, ERP, Produktionssystemen, Versand oder Buchhaltung weiterverwendet werden, ohne sie mehrfach manuell erfassen zu müssen. Entscheidend ist daher nicht nur, einzelne Prozesse zu digitalisieren, sondern die beteiligten Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.