ERP, CRM, API, BDE oder MRP – wer sich mit Unternehmenssoftware beschäftigt, trifft schnell auf zahlreiche Fachbegriffe und Abkürzungen.
Unser ERP-Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe rund um ERP-Software, Warenwirtschaft, Produktion, Digitalisierung und Unternehmensprozesse verständlich und kompakt.
A
API – Application Programming Interface
Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle, über die unterschiedliche Softwarelösungen Daten austauschen und Funktionen gegenseitig nutzen können. In einer ERP-Umgebung ermöglichen APIs beispielsweise die Anbindung von Webshops, CRM-Systemen, Versandlösungen, Produktionssystemen oder externen Anwendungen.
Siehe auch: REST-API, Schnittstelle, Systemintegration
Arbeitsplan
Ein Arbeitsplan beschreibt, welche Arbeitsschritte zur Herstellung eines Produkts oder einer Baugruppe erforderlich sind. Er kann unter anderem Arbeitsgänge, Maschinen, Kostenstellen, benötigte Zeiten und Ressourcen enthalten. Im ERP-System bildet der Arbeitsplan eine wichtige Grundlage für Kalkulation, Produktionsplanung und Fertigungssteuerung.
Auftragsverarbeitung / AVV
Auftragsverarbeitung bezeichnet nach der DSGVO die Verarbeitung personenbezogener Daten durch einen Dienstleister im Auftrag eines Unternehmens. Die rechtliche Grundlage dafür wird in der Regel in einem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.
Der früher häufig verwendete Begriff „Auftragsdatenverarbeitung“ beziehungsweise „ADV“ gilt heute als überholt.
Auftragsfertigung
Bei der Auftragsfertigung beginnt die Produktion auf Basis eines konkreten Kundenauftrags. Sie kommt insbesondere bei individuellen Produkten, Sonderanfertigungen und im Maschinen- und Anlagenbau zum Einsatz. Im Gegensatz zur Lagerfertigung wird nicht primär für einen anonymen zukünftigen Bedarf produziert.
B
Barcode
Ein Barcode stellt Informationen maschinenlesbar dar. In ERP- und Warenwirtschaftssystemen werden Barcodes beispielsweise zur Identifikation von Artikeln, Lagerplätzen, Seriennummern, Aufträgen oder Packstücken eingesetzt. Scanner ermöglichen dadurch schnelle Buchungen und reduzieren manuelle Eingabefehler.
BDE – Betriebsdatenerfassung
Die Betriebsdatenerfassung (BDE) erfasst Ist-Daten, die während betrieblicher Prozesse entstehen. Dazu gehören beispielsweise Arbeitszeiten, Auftragsfortschritte, produzierte Mengen oder Materialverbräuche. In Verbindung mit einem ERP-System können diese Daten direkt für Produktionssteuerung, Nachkalkulation und Controlling genutzt werden.
BI – Business Intelligence
Business Intelligence (BI) bezeichnet Methoden und Software zur systematischen Analyse von Unternehmensdaten. Daten aus ERP, Vertrieb, Einkauf, Produktion oder Finanzwesen können beispielsweise in Dashboards und Berichten ausgewertet werden. Ziel ist es, Entwicklungen frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen auf Grundlage belastbarer Daten zu treffen.
BOM – Bill of Materials
BOM ist die englische Bezeichnung für eine Stückliste. Sie beschreibt, aus welchen Materialien, Einzelteilen und Baugruppen ein Produkt besteht.
Siehe auch: Stückliste, Strukturstückliste
C
CAD
CAD steht für Computer-Aided Design und bezeichnet die computergestützte Konstruktion von Produkten und Bauteilen. Besonders im Maschinen- und Anlagenbau entstehen wichtige Produktdaten zunächst im CAD-System.
CAD-Schnittstelle
Eine CAD-Schnittstelle verbindet ein CAD-System mit dem ERP-System. Dadurch können beispielsweise Artikel- und Stücklistendaten aus der Konstruktion in die Auftragsabwicklung und Produktion übernommen werden. Das reduziert doppelte Datenerfassung und verhindert, dass unterschiedliche Datenstände in Konstruktion und Fertigung entstehen.
Claris
Claris ist ein Softwareunternehmen und eine Tochtergesellschaft von Apple. Die Claris-Plattform bietet Werkzeuge zur Entwicklung individueller Geschäftsanwendungen und zur Integration unterschiedlicher Systeme und Datenquellen. Zu den bekanntesten Produkten gehört Claris FileMaker.
Unternehmen können auf Basis der Claris-Technologie individuelle Anwendungen und Unternehmenslösungen entwickeln und bestehende Prozesse an spezifische Anforderungen anpassen.
Siehe auch: FileMaker, ERP, Schnittstelle, Systemintegration, API
Chargenverwaltung
Die Chargenverwaltung ermöglicht es, Materialien oder Produkte anhand einer gemeinsamen Chargennummer zu identifizieren und zu verfolgen. Sie ist besonders wichtig, wenn nachvollziehbar sein muss, welche Materialcharge in welchem Produkt oder Auftrag verwendet wurde.
Chargenrückverfolgung
Die Chargenrückverfolgung ermöglicht es, den Weg einer bestimmten Material- oder Produktcharge innerhalb der Liefer- und Produktionskette nachzuvollziehen. So lässt sich beispielsweise feststellen, von welchem Lieferanten eine Charge stammt, in welchen Fertigungsaufträgen sie verwendet wurde und an welche Kunden daraus entstandene Produkte geliefert wurden.
Sie spielt insbesondere bei Qualitätssicherung, Reklamationen und Nachweispflichten eine wichtige Rolle.
Siehe auch: Chargenverwaltung, Rückverfolgbarkeit, Seriennummernverwaltung
Chaotische Lagerhaltung
Bei der chaotischen Lagerhaltung haben Artikel keinen dauerhaft festgelegten Lagerplatz. Freie Lagerplätze werden flexibel genutzt und die jeweilige Position eines Artikels im Warenwirtschafts- oder Lagerverwaltungssystem dokumentiert.
Dadurch lässt sich vorhandener Lagerraum effizienter nutzen. Voraussetzung ist eine zuverlässige digitale Bestands- und Lagerplatzverwaltung, damit Artikel jederzeit eindeutig gefunden und gebucht werden können.
Siehe auch: Lagerverwaltung, Barcode, Warenwirtschaft
Cloud Computing
Cloud Computing bezeichnet die Bereitstellung von IT-Ressourcen wie Rechenleistung, Speicher oder Software über ein Netzwerk beziehungsweise das Internet. Je nach Modell können Unternehmen beispielsweise Software vollständig als Cloud-Dienst beziehen oder lediglich bestimmte Infrastrukturkomponenten auslagern.
CRM – Customer Relationship Management
Customer Relationship Management bezeichnet die systematische Verwaltung von Kundenbeziehungen. Ein CRM bündelt beispielsweise Kontaktdaten, Ansprechpartner, Aktivitäten, Angebote, Verkaufschancen und Kommunikationshistorien. Ist das CRM Bestandteil des ERP-Systems, stehen Vertriebs- und Auftragsdaten in einer gemeinsamen Datenbasis zur Verfügung.
Customizing
Customizing bezeichnet die Anpassung einer Standardsoftware an die individuellen Anforderungen und Geschäftsprozesse eines Unternehmens. Dabei können beispielsweise Einstellungen, Benutzeroberflächen, Workflows, Auswertungen oder Funktionen an branchenspezifische und betriebliche Abläufe angepasst werden.
Bei ERP-Systemen ermöglicht Customizing, die Software an bestehende Prozesse anzupassen, ohne für jede Anforderung eine vollständig neue Anwendung entwickeln zu müssen. Je nach System reicht das Spektrum von einfachen Konfigurationen bis zu umfangreicheren individuellen Erweiterungen.
Siehe auch: ERP, Claris, FileMaker, Systemintegration, Workflow-Automatisierung
D
Dashboard
Ein Dashboard stellt wichtige Unternehmensinformationen und Kennzahlen übersichtlich dar. Im ERP können beispielsweise Umsätze, offene Angebote, Auftragsbestände, Produktionsstatus oder Auslastungen visualisiert werden.
DATEV-Schnittstelle
Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht den Datenaustausch zwischen ERP- beziehungsweise Warenwirtschaftssystemen und DATEV-Anwendungen. So können beispielsweise Buchungs- und Rechnungsdaten für die Finanzbuchhaltung oder den Steuerberater bereitgestellt werden.
Deckungsbeitrag
Der Deckungsbeitrag zeigt, welcher Betrag nach Abzug der variablen Kosten vom Umsatz übrig bleibt, um Fixkosten zu decken und zum Betriebsergebnis beizutragen. In ERP-Systemen kann der Deckungsbeitrag beispielsweise auf Artikel-, Auftrags-, Projekt- oder Kundenebene ausgewertet werden.
Digitale Transformation
Digitale Transformation bezeichnet die grundlegende Veränderung von Geschäftsprozessen, Arbeitsweisen und Geschäftsmodellen durch digitale Technologien. Dabei geht es nicht nur darum, analoge Abläufe zu digitalisieren, sondern Prozesse neu zu gestalten und Daten systemübergreifend nutzbar zu machen.
ERP-Systeme spielen dabei häufig eine zentrale Rolle, weil sie Unternehmensbereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis verbinden und durchgängige digitale Prozesse ermöglichen.
Siehe auch: ERP, Prozessautomatisierung, Systemintegration, Workflow-Automatisierung
Diskrete Fertigung
Diskrete Fertigung bezeichnet die Herstellung einzelner, klar voneinander unterscheidbarer Produkte oder Baugruppen. Die gefertigten Einheiten lassen sich zählen und werden häufig anhand von Stücklisten, Arbeitsplänen und Fertigungsaufträgen geplant und gesteuert.
Typische Beispiele finden sich im Maschinen- und Anlagenbau, in der Gerätefertigung oder in der Komponentenproduktion. Im ERP-System werden dabei unter anderem Materialbedarf, Arbeitsgänge, Ressourcen, Termine und Kosten eines Fertigungsauftrags miteinander verknüpft.
Die diskrete Fertigung unterscheidet sich von der Prozessfertigung, bei der beispielsweise Flüssigkeiten, Pulver oder andere kontinuierlich verarbeitete Materialien hergestellt werden.
Siehe auch: Fertigungsauftrag, Stückliste, Arbeitsplan, Produktionsplanung, PPS, Materialdisposition
DMS – Dokumentenmanagementsystem
Ein Dokumentenmanagementsystem dient zur digitalen Ablage, Verwaltung und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten. Im ERP-Umfeld können beispielsweise Angebote, Rechnungen, Zeichnungen, Prüfprotokolle oder andere Dateien direkt Kunden, Projekten und Aufträgen zugeordnet werden.
E
EDI – Electronic Data Interchange
EDI bezeichnet den strukturierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen. Bestellungen, Lieferavise, Rechnungen oder andere Dokumente können dadurch automatisiert zwischen den beteiligten Systemen übertragen und verarbeitet werden.
E-Rechnung (elektronische Rechnung)
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine einfache PDF-Datei ist daher nicht automatisch eine E-Rechnung im steuerrechtlichen Sinne.
Für Unternehmen gewinnt die E-Rechnung insbesondere durch die schrittweise Einführung der verpflichtenden elektronischen Rechnungsstellung im deutschen B2B-Bereich an Bedeutung.
Siehe auch: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD
Blogartikel zum Thema: „E-Rechnung und ZUGFeRD in der Praxis: Ausgang und Eingang durchgängig automatisieren„, „E-Rechnung in advanter“ und „E-Rechnung im Mittelstand: Was ab 2027 gilt und was Sie vorher geklärt haben sollten.“
ERP – Enterprise Resource Planning
ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, Ressourcen und Geschäftsprozesse zentral zu planen, zu steuern und auszuwerten.
Typische Bereiche sind Vertrieb, Einkauf, Warenwirtschaft, Lager, Produktion, Projektmanagement, Service, Rechnungswesen und Controlling. Der wesentliche Vorteil eines integrierten ERP-Systems liegt darin, dass diese Bereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten und Informationen nicht mehrfach gepflegt werden müssen.
F
Fertigungsauftrag
Ein Fertigungsauftrag beschreibt die konkrete Herstellung eines Produkts oder einer Baugruppe. Er enthält unter anderem Informationen zu benötigten Materialien, Stücklisten, Arbeitsgängen, Mengen und Terminen. Im ERP bildet er die Grundlage für die Planung, Durchführung und Rückmeldung der Fertigung.
Fertigungssteuerung
Die Fertigungssteuerung sorgt dafür, dass geplante Produktionsaufträge tatsächlich umgesetzt und überwacht werden. Dazu gehören unter anderem die Freigabe von Aufträgen, die Steuerung von Arbeitsgängen, Materialbereitstellung, Terminüberwachung und Fertigmeldung.
Field Service Management
Field Service Management bezeichnet die Planung und Steuerung von Außendienst- und Serviceeinsätzen. Dazu gehören beispielsweise die Terminierung von Servicetechnikern, Einsatzplanung, Wartungsaufträge, mobile Datenerfassung und Dokumentation der ausgeführten Arbeiten.
FileMaker / Claris FileMaker
Claris FileMaker ist eine Plattform zur Entwicklung individueller datenbankbasierter Geschäftsanwendungen. Sie ermöglicht es, Daten, Benutzeroberflächen, Geschäftslogik und automatisierte Abläufe in einer Anwendung miteinander zu verbinden.
FileMaker-Anwendungen können unter anderem auf macOS, Windows und iOS eingesetzt sowie über Schnittstellen mit anderen Systemen und Diensten verbunden werden. Die Plattform eignet sich insbesondere für individuell anpassbare Unternehmenslösungen und datenbankgestützte Geschäftsprozesse.
advanter basiert auf der Claris-Technologie und verbindet diese technologische Grundlage mit den Funktionen eines ERP-Systems für unterschiedliche Unternehmensbereiche und Branchen.
Siehe auch: Claris, ERP, API, REST-API, Systemintegration, Customizing
Forecast
Ein Forecast ist eine Prognose zukünftiger Entwicklungen. In ERP-Systemen können beispielsweise Absatz, Umsatz, Materialbedarf, Liquidität oder Kapazitätsbedarf prognostiziert werden. Forecasts unterstützen Unternehmen bei Planung und Disposition.
G
Gantt-Chart / Gantt-Diagramm in der Produktionsplanung
Ein Gantt-Chart, auch Gantt-Diagramm genannt, stellt Aufgaben, Fertigungsaufträge und deren zeitlichen Ablauf grafisch auf einer Zeitachse dar. In der Produktionsplanung lässt sich damit erkennen, wann einzelne Arbeitsgänge geplant sind, wie lange sie dauern und welche Maschinen oder Ressourcen zu welchem Zeitpunkt ausgelastet sind.
Die visuelle Darstellung unterstützt die Termin- und Kapazitätsplanung und macht Überschneidungen, Engpässe und freie Kapazitäten leichter erkennbar. Werden Aufträge oder Termine verschoben, können die Auswirkungen auf die weitere Produktionsplanung unmittelbar sichtbar werden.
Siehe auch: Produktionsplanung, Kapazitätsplanung, Fertigungssteuerung, Fertigungsauftrag, PPS
Blogartikel zum Thema: „Produktionsplanung im Großformatdruck: Wie Sie mit einer Gantt-Plantafel die Zettelwirtschaft beenden„
Generative KI
Generative Künstliche Intelligenz bezeichnet KI-Systeme, die auf Grundlage vorhandener Daten neue Inhalte erzeugen oder bearbeiten können. Im ERP-Umfeld kann generative KI beispielsweise beim Erstellen und Überarbeiten von Texten, Übersetzen, Zusammenfassen von Informationen oder Verarbeiten von Dokumenten unterstützen.
Generischer Leitstand
Ein generischer Leitstand ist ein flexibel einsetzbares Werkzeug zur visuellen Planung und Steuerung von Aufgaben, Aufträgen, Ressourcen oder Terminen. Anders als ein ausschließlich für einen bestimmten Produktionsprozess entwickelter Leitstand kann er für unterschiedliche Planungsaufgaben und Unternehmensbereiche konfiguriert werden.
In der Produktionsplanung kann ein generischer Leitstand beispielsweise Fertigungsaufträge, Arbeitsgänge und deren zeitliche Belegung darstellen. Abhängigkeiten, Kapazitäten und Terminüberschneidungen werden dadurch übersichtlich sichtbar und Planungen können bei Veränderungen angepasst werden.
Häufig erfolgt die Darstellung über eine grafische Zeitachse oder ein Gantt-Diagramm.
Siehe auch: Gantt-Chart / Gantt-Diagramm, Produktionsplanung, Kapazitätsplanung, Fertigungssteuerung, Ressourcen
GoBD
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie enthalten Anforderungen an die ordnungsgemäße Verarbeitung und Aufbewahrung steuerlich relevanter digitaler Unterlagen und Daten.
I
IaaS – Infrastructure as a Service
Infrastructure as a Service bezeichnet ein Cloud-Modell, bei dem IT-Infrastruktur wie Server, Speicher und Netzwerkressourcen als Dienst bereitgestellt wird. Unternehmen betreiben darauf ihre eigenen Anwendungen, ohne die zugrunde liegende physische Infrastruktur selbst bereitstellen zu müssen.
IoT – Internet of Things
Das Internet of Things bezeichnet die Vernetzung physischer Geräte und Maschinen, die Daten erfassen und austauschen können. In Produktionsunternehmen können Maschinendaten beispielsweise für Überwachung, Wartung oder Produktionssteuerung genutzt werden.
K
Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung gleicht benötigte und verfügbare Ressourcen miteinander ab. In der Produktion betrifft das beispielsweise Maschinen, Arbeitsplätze und Mitarbeiter. Ziel ist es, Überlastungen frühzeitig zu erkennen und realistische Produktions- und Liefertermine zu planen.
KI – Künstliche Intelligenz
Künstliche Intelligenz (KI) bezeichnet Computersysteme, die Aufgaben ausführen, für die normalerweise menschliche Fähigkeiten wie Erkennen, Analysieren, Lernen oder Sprachverarbeitung erforderlich sind. In ERP-Systemen kann KI beispielsweise Dokumente erkennen, Informationen klassifizieren, Texte verarbeiten oder Anwender bei Entscheidungen und Routineaufgaben unterstützen.
KPI – Key Performance Indicator
Ein KPI ist eine Kennzahl, mit der die Leistung oder Entwicklung eines Unternehmens beziehungsweise eines bestimmten Geschäftsbereichs gemessen wird. Beispiele sind Umsatz, Deckungsbeitrag, Liefertermintreue, Auftragsbestand oder Produktionsauslastung.
L
Lagerfertigung
Bei der Lagerfertigung werden Produkte unabhängig von einem konkreten Kundenauftrag hergestellt und anschließend eingelagert. Ziel ist es, wiederkehrende Bedarfe schnell bedienen zu können. ERP-Systeme unterstützen dabei unter anderem Bestandsplanung, Bedarfsermittlung und Produktionssteuerung.
Lagerverwaltung
Die Lagerverwaltung umfasst die Steuerung und Dokumentation von Warenbeständen und Warenbewegungen. Dazu gehören beispielsweise Wareneingänge, Umlagerungen, Reservierungen, Kommissionierung, Inventur und Warenausgänge.
LFP – Large Format Printing
LFP steht für Large Format Printing beziehungsweise Großformatdruck. Dabei werden großformatige Druckprodukte wie Banner, Displays, Folien, Schilder oder Messegrafiken hergestellt. ERP-Lösungen für diese Branche müssen neben klassischen kaufmännischen Prozessen häufig auch Material-, Flächen-, Produktions- und Weiterverarbeitungsprozesse berücksichtigen.
Leitweg-ID
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, mit der öffentliche Auftraggeber in Deutschland beim elektronischen Rechnungsaustausch adressiert werden können. Sie ermöglicht es, eine E-Rechnung innerhalb der öffentlichen Verwaltung dem richtigen Rechnungsempfänger beziehungsweise der zuständigen Stelle zuzuordnen.
Die Leitweg-ID wird insbesondere bei der Übermittlung von XRechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet und ist – abhängig vom jeweiligen Rechnungsempfänger – als Käuferreferenz in der elektronischen Rechnung anzugeben.
Siehe auch: XRechnung, E-Rechnung, Peppol
M
Materialdisposition
Die Materialdisposition sorgt dafür, dass benötigte Materialien in der richtigen Menge und zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Dazu werden unter anderem vorhandene Bestände, offene Bestellungen, reservierte Mengen, Stücklisten und zukünftige Bedarfe berücksichtigt.
In einem ERP-System verbindet die Materialdisposition Einkauf, Lager und Produktion und hilft dabei, sowohl Materialengpässe als auch unnötig hohe Lagerbestände zu vermeiden.
Siehe auch: MRP, Stückliste, Lagerverwaltung, Produktionsplanung
MDE – Maschinendatenerfassung
Die Maschinendatenerfassung (MDE) bezeichnet die automatische oder teilautomatische Erfassung von Daten direkt an Maschinen und Anlagen. Dazu können Laufzeiten, Stillstände, produzierte Mengen oder Maschinenzustände gehören.
Medienbruch
Ein Medienbruch entsteht, wenn Informationen beim Übergang zwischen Systemen oder Prozessschritten manuell übertragen werden müssen. Ein Beispiel ist eine Stückliste, die aus einem CAD-System exportiert und anschließend von Hand in das ERP übertragen wird.
Medienbrüche verursachen zusätzlichen Aufwand und erhöhen das Risiko von Übertragungsfehlern. Schnittstellen und integrierte ERP-Prozesse sollen solche Brüche reduzieren oder vollständig vermeiden.
MES – Manufacturing Execution System
Ein Manufacturing Execution System (MES) unterstützt die operative Steuerung und Überwachung der Produktion. Während ein ERP-System unternehmensweite kaufmännische und planerische Prozesse abbildet, arbeitet ein MES typischerweise näher an den laufenden Fertigungsprozessen und Maschinen.
MIS – Management Information System
Ein Management Information System stellt Unternehmensdaten für Analyse und Steuerung bereit. Es ermöglicht beispielsweise Auswertungen zu Umsatz, Einkauf, Vertrieb, Projekten, Lager oder Produktion und unterstützt das Management bei operativen und strategischen Entscheidungen.
MRP – Material Requirements Planning
Material Requirements Planning bezeichnet die Materialbedarfsplanung. Dabei wird ermittelt, welche Materialien in welcher Menge und zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, damit geplante Produktionsaufträge durchgeführt werden können.
N
Nachkalkulation
Bei der Nachkalkulation werden die tatsächlich entstandenen Kosten eines Auftrags oder Projekts mit den zuvor kalkulierten Werten verglichen. Berücksichtigt werden beispielsweise Materialverbrauch, Arbeitszeiten, Maschinenzeiten und Fremdleistungen. Dadurch lässt sich erkennen, ob ein Auftrag tatsächlich wirtschaftlich war.
Nesting
Nesting bezeichnet die optimierte Anordnung mehrerer Druck-, Schnitt- oder Fertigungselemente auf einem verfügbaren Material. Ziel ist es, die vorhandene Fläche möglichst effizient auszunutzen und Materialverschnitt zu reduzieren.
Besonders im Großformatdruck und in der Werbetechnik spielt Nesting eine wichtige Rolle. Druck- und Schneideaufträge können so auf Platten- oder Rollenmaterial möglichst platzsparend angeordnet werden. Eine softwaregestützte Materialoptimierung kann dadurch Materialverbrauch, Kosten und Restmengen reduzieren.
Siehe auch: Materialdisposition, Produktionsplanung, Warenwirtschaft
Blogartikel zum Thema: „Materialausnutzung im Großformatdruck: Wie Sie Verschnitt senken und Ihre Marge schützen“
O
OCR – Optical Character Recognition
OCR bezeichnet die automatische Erkennung von Text in Bildern oder gescannten Dokumenten. In ERP-Systemen kann OCR beispielsweise genutzt werden, um Informationen aus Eingangsrechnungen oder anderen Geschäftsdokumenten auszulesen und für die weitere Verarbeitung bereitzustellen.
On-Premises
On-Premises bezeichnet den Betrieb von Software und IT-Systemen auf der eigenen beziehungsweise selbst kontrollierten Infrastruktur eines Unternehmens. Im Gegensatz zu SaaS- oder reinen Cloud-Modellen behält das Unternehmen dabei typischerweise größere Kontrolle über Infrastruktur, Betrieb und Datenhaltung.
P
PaaS – Platform as a Service
Platform as a Service ist ein Cloud-Modell, bei dem eine technische Plattform für Entwicklung und Betrieb von Anwendungen bereitgestellt wird. Die zugrunde liegende Infrastruktur wird vom Anbieter betrieben.
PDM – Product Data Management
Product Data Management bezeichnet die Verwaltung produktbezogener Daten, die insbesondere in Konstruktion und Produktentwicklung entstehen. Dazu gehören beispielsweise CAD-Dateien, Zeichnungen, Artikelinformationen, Versionen und Stücklisten.
Peppol
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten und sicheren elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten. Darüber können Unternehmen und öffentliche Einrichtungen beispielsweise elektronische Rechnungen, Bestellungen und weitere strukturierte Dokumente systemübergreifend austauschen.
Die Übertragung erfolgt über zertifizierte Zugangspunkte, sogenannte Peppol Access Points. Statt für jeden Geschäftspartner eine eigene technische Schnittstelle einzurichten, ermöglicht Peppol den Austausch über ein gemeinsames Netzwerk.
Für ERP-Systeme ist Peppol deshalb besonders relevant: Geschäftsdokumente können direkt aus den Unternehmensprozessen heraus elektronisch versendet und empfangen werden.
Siehe auch: XRechnung, E-Rechnung, EDI, Peppol Access Point
Peppol Access Point
Ein Peppol Access Point ist ein zertifizierter Zugangspunkt zum Peppol-Netzwerk. Unternehmen und öffentliche Einrichtungen benötigen einen solchen Zugang, um strukturierte Geschäftsdokumente über Peppol senden und empfangen zu können.
Der Access Point übernimmt dabei die technische Kommunikation mit dem Netzwerk. Ein Unternehmen muss deshalb nicht für jeden Empfänger eine eigene Verbindung aufbauen. Vergleichbar mit einem Mobilfunknetz können Teilnehmer über unterschiedliche Anbieter beziehungsweise Access Points miteinander kommunizieren.
In Verbindung mit einem ERP-System kann ein Peppol Access Point beispielsweise genutzt werden, um elektronische Rechnungen automatisiert aus der Rechnungsstellung heraus zu versenden oder eingehende Dokumente zur weiteren Verarbeitung zu übernehmen.
Siehe auch: XRechnung, E-Rechnung, EDI, Peppol
PPS – Produktionsplanung und -steuerung
PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Sie umfasst die Planung von Materialien, Terminen, Kapazitäten und Fertigungsaufträgen sowie die anschließende Steuerung und Überwachung der Produktion.
In modernen ERP-Systemen sind PPS-Funktionen häufig direkt mit Einkauf, Lager, Kalkulation, Auftragsabwicklung und Controlling verbunden.
Predictive Maintenance
Predictive Maintenance bedeutet vorausschauende Wartung. Auf Grundlage von Betriebs- und Zustandsdaten soll erkannt werden, wann eine Maschine oder Komponente voraussichtlich gewartet werden muss. Ziel ist es, ungeplante Ausfälle zu vermeiden und Wartungsmaßnahmen bedarfsgerecht durchzuführen.
Produktionsplanung
Die Produktionsplanung legt fest, wann und mit welchen Ressourcen Aufträge gefertigt werden. Dabei müssen unter anderem Liefertermine, Maschinenkapazitäten, Mitarbeiter, Materialien und Arbeitsgänge berücksichtigt werden.
Ein integriertes ERP-System kann diese Informationen zusammenführen und dadurch eine realistischere Termin- und Kapazitätsplanung ermöglichen.
Produktionsrückmeldung
Bei der Produktionsrückmeldung werden Informationen aus der Fertigung an das ERP- oder Produktionssystem zurückgemeldet. Dazu gehören beispielsweise Ist-Zeiten, produzierte Mengen, Materialverbrauch, Ausschuss oder der Status eines Arbeitsgangs.
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung bezeichnet die digitale Automatisierung wiederkehrender Geschäftsabläufe und Arbeitsschritte. Ziel ist es, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und Fehler durch Mehrfacheingaben oder Medienbrüche zu vermeiden.
In einem ERP-System können beispielsweise Daten automatisch zwischen Vertrieb, Einkauf, Lager, Produktion und Rechnungswesen weitergegeben, Folgebelege erzeugt oder definierte Aktionen ausgelöst werden. Dadurch entstehen durchgängige Prozesse, bei denen Informationen nicht bei jedem Arbeitsschritt erneut erfasst werden müssen.
Siehe auch: ERP, Workflow, Workflow-Automatisierung, Systemintegration, Medienbruch
R
Rest-API
Eine REST-API ist eine weit verbreitete Form von Programmierschnittstelle, über die unterschiedliche Anwendungen über standardisierte Webtechnologien miteinander kommunizieren können. Für ERP-Systeme sind dokumentierte REST-APIs besonders wichtig, um externe Anwendungen und individuelle Lösungen flexibel anzubinden.
Rückverfolgbarkeit / Traceability
Rückverfolgbarkeit bezeichnet die Möglichkeit, Herkunft, Verwendung und Weg von Materialien, Bauteilen oder Produkten nachvollziehen zu können. Im ERP kann dies beispielsweise über Chargen, Seriennummern, Fertigungsaufträge und Materialbuchungen erfolgen.
S
SaaS – Software as a Service
Software as a Service bezeichnet ein Bereitstellungsmodell, bei dem eine Software als Dienst genutzt wird und Betrieb sowie technische Infrastruktur weitgehend vom Anbieter übernommen werden. Die Nutzung erfolgt häufig über ein Abonnement.
Schnittstelle
Eine Schnittstelle ermöglicht den Austausch von Daten zwischen unterschiedlichen Systemen. Im ERP-Umfeld verbinden Schnittstellen beispielsweise CAD, Webshops, Finanzbuchhaltung, Versanddienstleister, Produktionssysteme oder externe Anwendungen mit dem ERP.
Gut integrierte Schnittstellen vermeiden doppelte Datenpflege und reduzieren Medienbrüche.
Seriennummernverwaltung
Die Seriennummernverwaltung ermöglicht die eindeutige Identifikation einzelner Produkte, Geräte oder Komponenten. Dadurch kann beispielsweise nachvollzogen werden, welches konkrete Bauteil in welcher Maschine verbaut oder an welchen Kunden geliefert wurde. Das ist insbesondere für Service, Ersatzteilmanagement und Rückverfolgbarkeit relevant.
Service-Management
Service Management umfasst die Planung, Durchführung und Dokumentation von Serviceleistungen nach dem Verkauf. Dazu gehören beispielsweise Wartungen, Reparaturen, Reklamationen, Ersatzteile, Serviceverträge und Technikerplanung.
Stückliste
Eine Stückliste beschreibt, aus welchen Materialien, Einzelteilen und Baugruppen ein Produkt besteht und in welchen Mengen diese benötigt werden. Sie bildet im Maschinen- und Anlagenbau eine zentrale Grundlage für Materialbedarf, Einkauf, Kalkulation und Fertigung.
Mehrstufige Stücklisten bilden zusätzlich die hierarchische Struktur von Baugruppen und Unterbaugruppen ab.
Siehe auch: BOM, Strukturstückliste, CAD-Schnittstelle
Strukturstückliste
Eine Strukturstückliste bildet nicht nur die enthaltenen Komponenten eines Produkts ab, sondern auch deren hierarchische Beziehungen. Baugruppen und Unterbaugruppen bleiben dadurch als eigene Ebenen erhalten. Änderungen an einer Baugruppe können so kontrolliert in übergeordneten Produktstrukturen berücksichtigt werden.
Supply Chain Management (SCM)
Supply Chain Management (SCM) bezeichnet die Planung, Steuerung und Optimierung von Waren-, Material- und Informationsflüssen entlang der gesamten Lieferkette – vom Lieferanten über das eigene Unternehmen bis zum Kunden. ERP-Systeme liefern dafür wichtige Daten aus Einkauf, Lager, Produktion, Vertrieb und Logistik und schaffen eine gemeinsame Informationsbasis für die Steuerung der Lieferkette.
Siehe auch: ERP, Materialdisposition, Lagerverwaltung
Systemintegration
Systemintegration bezeichnet die technische und organisatorische Verbindung verschiedener IT-Systeme zu einer durchgängigen Systemlandschaft. Ziel ist es, Daten und Prozesse ohne unnötige manuelle Übergaben zwischen den Anwendungen fließen zu lassen.
V
Variantenfertigung
Variantenfertigung bezeichnet die Herstellung unterschiedlicher Ausprägungen eines Grundprodukts. Sie ist beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau relevant, wenn Maschinen auf Basis eines Grundmodells kundenspezifisch konfiguriert werden.
Ein ERP-System sollte Varianten so verwalten können, dass gemeinsame Produktinformationen nicht für jede Ausführung vollständig neu angelegt und gepflegt werden müssen.
Vorkalkulation
Die Vorkalkulation ermittelt die voraussichtlichen Kosten eines Auftrags oder Produkts vor der Fertigung. Dabei können Material-, Personal-, Maschinen- und Fremdleistungskosten berücksichtigt werden. Der spätere Vergleich mit der Nachkalkulation zeigt, wie genau geplant wurde und ob ein Auftrag wirtschaftlich war.
VPN – Virtual Private Network
Ein Virtual Private Network stellt eine geschützte Netzwerkverbindung her. Unternehmen nutzen VPN-Verbindungen beispielsweise, damit Mitarbeiter oder externe Standorte sicher auf interne Systeme und Unternehmensressourcen zugreifen können.
W
Warenwirtschaft (WaWi / WWS)
Eine Warenwirtschaft unterstützt Unternehmen bei der Steuerung ihrer Waren- und Materialflüsse. Typische Bereiche sind Einkauf, Verkauf, Lager, Disposition, Wareneingang und Versand.
Ein ERP-System geht in der Regel darüber hinaus und verbindet die Warenwirtschaft mit weiteren Unternehmensbereichen wie CRM, Produktion, Projektmanagement, Service, Finanzprozessen und Controlling.
Wartungsmanagement
Wartungsmanagement umfasst die Planung, Organisation und Dokumentation von Wartungsmaßnahmen an Maschinen, Anlagen oder anderen technischen Objekten. Ein ERP-System kann Wartungsintervalle, Geräteinformationen, Serviceaufträge, Ersatzteile und Technikertermine miteinander verbinden.
Workflow
Ein Workflow beschreibt einen definierten Ablauf von Aufgaben oder Prozessschritten. In einem ERP-System kann beispielsweise festgelegt werden, welche Schritte ein Auftrag durchläuft oder welche Freigaben vor einer Bestellung beziehungsweise Rechnung erforderlich sind.
Workflow-Automatisierung
Workflow-Automatisierung bedeutet, wiederkehrende Prozessschritte automatisch durch Software ausführen oder anstoßen zu lassen. Beispiele sind automatische Belegerstellung, Benachrichtigungen, Datenübertragungen, Freigabeprozesse oder der Versand von Dokumenten.
X
XML-Rechnung
Eine XML-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, deren Rechnungsinformationen in strukturierter, maschinenlesbarer Form im XML-Format (Extensible Markup Language) vorliegen. Dadurch können ERP- und Buchhaltungssysteme Rechnungsdaten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten.
Im Unterschied zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung stehen bei einer XML-Rechnung nicht die visuelle Darstellung, sondern die strukturierten Daten im Mittelpunkt. Die XRechnung ist beispielsweise eine XML-basierte E-Rechnung. Beim hybriden ZUGFeRD-Format werden strukturierte XML-Daten mit einer für Menschen lesbaren PDF-Darstellung kombiniert.
Nicht jede beliebige XML-Datei erfüllt jedoch automatisch die gesetzlichen Anforderungen an eine E-Rechnung. Entscheidend ist, dass das verwendete Format die jeweils geltenden Anforderungen erfüllt.
Siehe auch: XRechnung, E-Rechnung, EN 16931, ZUGFeRD
XRechnung
Die XRechnung ist ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat und eine deutsche Ausgestaltung der europäischen Norm EN 16931. Rechnungsinformationen werden als strukturierte Daten übertragen und können dadurch automatisiert verarbeitet werden.
Die XRechnung spielt insbesondere bei elektronischen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine wichtige Rolle und erfüllt grundsätzlich auch die Anforderungen an eine E-Rechnung im B2B-Bereich.
Siehe auch: E-Rechnung, EN 16931, ZUGFeRD
Blogartikel zum Thema: „E-Rechnung und ZUGFeRD in der Praxis: Ausgang und Eingang durchgängig automatisieren“, „E-Rechnungen in advanter“ und „E-Rechnung im Mittelstand: Was ab 2027 gilt und was Sie vorher geklärt haben sollten.“
Z
ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein hybrides elektronisches Rechnungsformat. Es kombiniert eine für Menschen lesbare PDF-Datei mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format.
Geeignete ZUGFeRD-Profile können die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung erfüllen und ermöglichen gleichzeitig eine komfortable visuelle Darstellung der Rechnung.
Siehe auch: E-Rechnung, EN 16931, XRechnung