Keine Zeit ist kein Argument – weshalb eine ERP Software für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

Keine Zeit ist kein Argument – weshalb eine ERP Software für Ihr Unternehmen unverzichtbar ist

  • Beitrag veröffentlicht:29. Januar 2020
  • Beitrags-Kategorie:ERP-Wissen

Keine ERP Software für Ihr Unternehmen ist keine Lösung! Vielleicht denken Sie: „Never change a winning team!“. So weit laufen die Prozesse Ihres Unternehmens und Ihre Mitarbeiter*innen kommen im Alltag klar. Aber mal Hand aufs Herz: Sind Ihre Prozesse wirklich optimiert? Arbeitet alles optimal zusammen? Erreichen Sie das, was Sie erreichen könnten?

Ohne eine gute, auf Ihre Prozesse abgestimmte ERP Software wird das wahrscheinlich nicht der Fall sein. Sicherlich haben Sie sich schon Gedanken zu diesem Thema gemacht, letztlich aber zögern Sie…. scheuen das Invest, den zeitlichen Aufwand und machen sich Sorgen wegen der Übergangsphase nach der Einführung. Wenn aber die Effizienz Ihrer Abläufe sinkt, die Prozesskoordination immer mehr Zeit braucht und Fehler zunehmen, sollten Sie handeln.

Return on Investment

Letztlich zahlt sich eine ERP-Einführung immer aus und ist in der heutigen Zeit unverzichtbar. Der zunehmenden Komplexität und Digitalisierung lassen sich nur mit Systemen begegnen, die Prozesse intelligent steuern, vereinfachen und automatisieren.

Jetzt ist die beste Zeit für Veränderungen
 Zeit für Veränderungen?

Uns ist kein Unternehmen bekannt, das eine eingeführte ERP Software wieder abgeschafft hat. Im Gegenteil, eher werden die Systeme weiter ausgebaut und tiefer implementiert.

Übrigens amortisiert sich der zeitliche Aufwand der Einführung kurzfristig, der Kostenaufwand mittelfristig. Anschließend sind Sie komplett im grünen Bereich und sparen dauerhaft Zeit und Kosten. Die Prozesse Ihres Unternehmens laufen durchgehend effizienter und zuverlässiger bei zunehmender Kunden- und Mitarbeiter*innen-Zufriedenheit. Die Zeit, die Sie jetzt aufwenden, investieren Sie in die Zukunft.

Denken Sie an die Zeitfresser in Ihrem Unternehmen

Der tägliche Aufwand für Planung, Organisation und Kommunikation ist immens. Wahrscheinlich hat sich mit den Jahren ein System etabliert, das mit den Anforderungen gewachsen ist. Auf Probleme und Herausforderungen haben Sie reagiert und immer wieder Lösungen gefunden, um Kundenanforderungen gerecht zu werden. Hier eine neue Software, hier eine App, dort ein Schnellschuss. Das sind Insellösungen, die in der Summe eine schwer beherrschbare Komplexität erzeugen.

Denken Sie an die Zeitfresser Ihres Unternehmens
Zeitfresser in Ihrem Unternehmen?

Bestimmt kennen Sie das Chaos, wenn durch das Update einer Applikation plötzlich Inkompatibilitäten entstehen. Wo die Systeme nicht ineinandergreifen und miteinander kommunizieren, müssen Behelfslösungen wie Exceltabellen o.ä. aushelfen. In der Summe halten solche Systeme mehr auf, als dass sie im Prozess helfen. Denn solche Systeme sind in einem hohen Maße Fehlerquellen – und damit eben auch Zeitfresser.

Nutzen Sie mit einer ERP Software Ihre Zeit besser

Mit einer ERP Software haben Sie ein System, das sämtliche Daten nutzt, um Prozesse einfacher, schneller und sicherer ablaufen zu lassen. Die an die ERP Software gekoppelte Datenbank stellt die zentral gespeicherten Daten so zur Verfügung, wie sie im jeweiligen Prozess gebraucht werden. Das spart im gesamten Workflow Ihres Unternehmens vom kaufmännischen Bereich bis zu den Bereichen CRM, Produktionsplanung oder Controlling Zeit, weil Daten und Informationen nicht zusammengesucht werden müssen, sondern einfach abrufbar sind.

Denken Sie zum Beispiel an Ihre E-Mails. Eine ERP Software integriert Ihren E-Mail-Client und ordnet Kundenmails entsprechenden Aufträgen zu. Sie haben den Kunden samt Mail- und Auftragshistorie mit einem Klick im Blick. Kunden-Rückfragen beantworten Sie schnell und sicher, den Stand des jeweiligen Auftrags können Sie einfach einsehen und damit in der Kundenkommunikation präzise auf Fragen antworten. Das erwarten Kunden heute!

Zudem sparen Sie Zeit & Ressourcen bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Viele vorgeschriebene, wiederkehrende Reportings lassen sich per ERP Software regelmäßig automatisiert erstellen. Zusätzlich stehen Features und Funktionen zur Verfügung, die den Einsatz externer Dienstleister teils überflüssig machen. Zum Beispiel bei Formatanpassungen von Entwürfen/Grafiken/ Druckvorlagen oder auch beim Etikettendruck.

Prozesse automatisieren, Arbeitsschritte einsparen

Viele Arbeitsschritte, die Ihre Mitarbeiter*innen heute immer wieder neu und manuell durchführen müssen, lassen sich mit einer ERP Software einfach automatisieren. Nehmen wir das Beispiel eines angebundenen Webshops. Erreicht eine Online-Bestellung einen bestimmten Status, erstellt das System automatisiert die Rechnung, legt sie ab und versendet eine entsprechende Benachrichtigung. Ohne händisches Zutun. Gleiches gilt bei der Generierung von Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen etc. Können Sie sich vorstellen, wie viel Zeit Ihr Unternehmen täglich allein durch das automatisierte Erstellen von Rechnungen, Lieferscheinen, Auftragsbestätigungen etc. spart? Außerdem werden Fehler vermieden und damit auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter*innen erhöht.

Je intuitiver der Umgang mit einer ERP-Software, desto schneller ist die Arbeit erledigt. Wenn Sie bei 1.000 Rechnungen jeweils eine Minute Klickweg im System sparen, haben Sie mehr als zwei Arbeitstage mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Gewinnbringender produzieren

Wenn Sie Güter und Waren produzieren, möchten Sie eine möglichst hohe Marge erzielen. Die ist umso höher, desto niedriger der Produktionsaufwand ist. Eine ERP Software hilft Ihnen, durch effiziente, abgestimmte Prozesse den Aufwand gering zu halten. Das beginnt mit der Kalkulation der Produktionskosten. Sind branchenspezifische Parameter im System hinterlegt, ist Kalkulieren auf Knopfdruck möglich. Die exakte Kalkulation auf Basis vordefinierter Sets spart viel Zeit und ermöglicht das Planen und Vorbereiten der weiteren Arbeitsschritte in der Produktion.

Das schafft Transparenz für die Mitarbeiter*innen in der Produktion und reduziert Abstimmungswege sowie Kommunikationsaufwand. Gleichzeitig ermöglicht das ERP-System das Zusammenfassen von gleichen Produktionen und damit die Reduzierung von Rüstzeiten bei optimaler Maschinenauslastung. Auch der Personal- und Materialeinsatz wird optimiert (siehe auch Blogartikel Vorteile einer Branchensoftware…“).

Können Sie sich eine Zukunft ohne ERP Software wirklich erlauben?

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In einem zugegebenermaßen alten Sprichwort heißt es: Was du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. Das gilt auch für die Einführung einer ERP Software. Es nicht zu tun, ist in mehrfacher Hinsicht ein Wettbewerbsnachteil, weil Ihr Unternehmen weniger agil und effizient agiert als Marktbegleiter mit moderner digitaler Infrastruktur.

Denken Sie zudem an die Situation auf dem Arbeitsmarkt. Fachkräfte stehen nicht beliebig zur Verfügung und die nachwachsende Generation Z, die digital natives, erwarten praxisgerechte Digitaltools wie moderne ERP-Systeme es sind. Nutzen Sie die vorhandenen Potenziale, stellen Sie die Weichen mit einer leistungsstarken, passenden ERP Software nachhaltig auf Wachstum und Zukunft.

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