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Die ERP/CRM-Unternehmenssoftware für Mediendienstleister, Agenturen, Verlage und Unternehmen mit Projektgeschäft

Projekte komplett im Griff haben. Von Anfang an, mittendrin, bis zum Abschluss. advanter® 5 elements | media gestaltet das gesamte Projektmanagement einfach und übersichtlich: Zeiten und Aufgaben koordinieren, Workflow optimieren, Kosten und Margen im Blick halten, Daten und Medien hinterlegen und bereitstellen sowie den Projektstatus visualisieren.

Sie bewegen sich jederzeit auf Höhe des Projektes und haben Zugriff auf alle relevanten Informationen, um ein Projekt professionell zu steuern und erfolgreich abzuschließen. Just in time and budget.

Georg Mavridis, Geschäftsführer der Kölner Agentur relation gmbh:

Wir arbeiten nun seit 25 Jahren mit advanter. Seit Juni 2018 sind wir auf aktuellstem Release-Stand. Was vorher schon perfekt war, ist jetzt noch ausgefeilter: Klare Projektübersicht, maximale Kostenkontrolle, sichere Userführung. Preis/Leistung optimal, Preisauskunft im Vorfeld eine Punktlandung, etc. Wir möchten diese Software nie wieder missen.

Media-Projektmanagement einfach machen​

Im Tagesgeschäft eines Mediendienstleisters dreht sich alles um Kundenprojekte. Daher orientiert sich der Aufbau des advanter® 5 elements | media an den Abläufen und Strukturen eines typischen Medienprojekts.

  • Ordnen Sie Verkaufschancen oder Entwicklungarbeiten einem Projekt zu und behalten Sie so den Überblick sowohl über Ihre Kosten wie über Ihre Vertriebserfolge.
  • Das System erleichtert Ihnen die Kundenkommunikation, indem es die gesamte Korrespondenz in Form von E-Mails, Terminen und Aufgaben im jeweiligen Projekt ablegt. Das heißt für Sie: keine Doppelarbeiten mehr.
  • Erstellen Sie aus Kundenpreislisten ohne viel Aufwand Vorkalkulationen. Sie helfen Ihnen in späteren Soll-Ist-Analysen, den Verlauf eines Projektes nachzuvollziehen. 
  • Gliedern Sie Jobs in Ober-/Unterprojekte und legen Sie Produktionsverzeichnisse in Ihrem File-System automatisiert aus advanter® an. Aus den angelegten Projekten im System heraus haben Sie einen direkten Zugriff auf die Produktionsdateien, egal ob auf Mac oder Windows. Auch die Archivierung erfolgt automatisiert nach dem Projektabschluss.

Kein Blindflug bei der Zeiterfassung

Die Erfassung fakturierbarer Arbeitszeiten im Projekt ist existenziell. Deswegen erleichtert advanter® 5 elements | media Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Projektzeiterfassung, um stets einen Blick auf die aktuellen Zahlen zu haben.

  • Mitarbeiter sehen ihnen zugeordnete Jobs und checken sich zur Bearbeitung ein. Nach Abschluss einer Aufgabe werden die Zeiten erfasst und der Job wird an andere Abteilungen weitergegeben. Das System unterscheidet dabei zwischen Hauskorrekturen und den Wünschen Ihrer Kunden.
  • Sie können die fakturierbaren Arbeitszeitstunden eines Mitarbeiters oder Teams mit den gebuchten Kommen- und Gehenzeiten vergleichen, die ebenso wie Urlaubsanträge und Ausfallzeiten in einem Mitarbeiterzeitkonto verwaltet werden.
  • Die Erfassung der Zeiten erfolgt in der Software oder im Internetbrowser.

Jederzeit wissen, was ist und wie es kommen wird

Mit advanter® 5 elements | media haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick laufenden und abgeschlossenen Projekten.

  • Bewerten Sie live Ihre Auslastung und rechnen Sie Sonderwünsche Ihrer Kunden separat ab.
  • Kalkulieren Sie den kommenden Monatsumsatz durch ein voraussichtliches Fakturadatum und Projektleistungen. 
  • Für die Bilanz werten Sie Ihre halbfertigen Leistungen zentral ohne Excel-Listen aus. Dabei werden Unternehmensdaten zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückgerechnet und der Rohertrag sowie ein Deckungsbeitrag bewertet.

Flexible Schnittstellenfähigkeit für eine perfekte Integrationen in Ihr Unternehmen

advanter® 5 elements | media ist schnittstellenfähig und zwar genauso, wie Sie es brauchen. Die Software fügt sich perfekt in Ihre IT-Landschaft ein.

  • Sie arbeiten mit einem Produktionssystem? advanter® übernimmt automatisiert Projekte über das Web-Connect-Modul im XML-Format und legt Projekte mit Produktionsverzeichnissen automatisiert an. Ebenso können Projektdaten an Ihr Workflow-Tool übertragen werden.

Sie sehen: Jede Integration einer Schnittstelle erspart viel Einzelarbeit und sorgt für gleichbleibende Qualität in der Jobabwicklung.

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Vollständig anpassbar an Ihren Bedarf

Die Stärke des advanter® 5 elements ist seine Anpassungsfähigkeit. Die Software ist darauf ausgelegt, sich Ihren Arbeitsprozesssen vollständig anzupassen. Ihre individuellen Wünsche bilden wir in der Software so ab, wie Sie es für richtig halten. Von der kleinen Maskenanpassung bis hin zu komplexen Prozessänderungen.

  • Ein personalisiertes Dashboard hilft Ihnen, Ihre täglichen Arbeitsvorgänge optimal zu organisieren. Sie entscheiden selbst, wie Ihr persönliches Dashboard aussehen soll. Als Administrator können Sie Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Teams freischalten bzw. sperren.
  • Die Datenbank-Technologie FileMaker ermöglicht es, individuelle Änderungen sehr einfach umzusetzen. Auf Wunsch selbstständig.

Für alle, die es genau wissen wollen: Funktionen und Systemanforderungen

Projekt- und Jobabwicklung

advanter® 5 elements | media strukturiert Projekte. Auf oberster Ebene sind in der zentralen Sammeltasche alle relevanten Projektdaten wie Ansprechpartner oder die Kommunikation hinterlegt. Darunter sind jeweils die zum Projekt gehörenden Angebote und Aufträge mit den entsprechenden Informationen zugeordnet. advanter® projects macht Kunden- und Eigenprojekte maximal übersichtlich. Nutzen Sie die durchdachten Tools für ein einfaches, sicheres, Kosten sparendes Projekt-Handling. Projektmanagement, ERP und CRM für Mac, iOS und Windows.

Projektverwaltung

  • Sammeltaschen für Kalkulationen/Belege/Termine/Aufgaben
  • Projektstrukturen (Ober-/Unterprojekte)
  • Projektbeschreibung mit einer Jobtasche nach Ihren Vorgaben

Projektcontrolling

  • Projekt-Workflow mit Statusrückmeldung der Mitarbeiter
  • Deadline-Kontrolle
  • Sollzeitermittlung
  • Soll-Ist Gegenüberstellung

Projektabrechnung

  • Vorkalkulation
  • Kundenorientierte Fakturierung
  • Nachkalkulation (BDE-Stand, Eingangsrechnung, Materialentnahme)
Ressourcenplanung
Damit sich Projekte rechnen
 
Keine Zeit verschenken! Planen, steuern und wissen, wer wann was macht – mit dem Ziel einer nachhaltigen Wirtschaftlichkeit.
  • Übertragung der Angebotsleistungen in interne Aufgaben
  • Umlage der Aufgaben in Sollzeiten
  • Zuordnung zu Mitarbeitern
  • Soll-Ist-Abgleich
  • Urlaubsplanung (Aufträge mit Anträgen abgleichen)
  • Planung per Touchscreen
Customer-Relationship-Management (CRM)

Vertriebsunterstützung

Alle Adressen/Angebote zentral, aufgeräumt und übersichtlich in einem System! Genau die Tools, die der Vertrieb braucht, um Kunden schnell, einfach und überzeugend anzusprechen.

  • Kundenmanagement (intelligente Adresspflege)
  • Telefonie (In-/Outbound)
  • Gesprächsnotizen
  • Selektionen für Newsletter und Mailings
  • Vollständige Beleg- und Kontakthistorie
  • Grafische Umgebungskarte (Kunden, Hotels  etc.)
  • Impressum-Import/Adressabgleich
  • Angebotserstellung inklusive Kalkulation
  • ABC-Analysen/Kundenranking
  • Wiedervorlagen/Termine
Dokumenten-Management-System (DMS)

Speziell für Einkauf und Verkauf!

Um über den gesamten Verkaufsprozess hinweg einen schnellen und effizienten Workflow sicherzustellen, stellt das advanter® Dokumenten-Management-System (DMS) alle relevanten Dokumente und Dateien jederzeit zur Verfügung. Über die Scanfunktion können Papierdokumente direkt eingelesen und im Jobordner gespeichert werden. Ist ein Verkaufsprozess abgeschlossen, lassen sich die Dokumente automatisch archivieren. 

  • Zuordnung von Dokumenten zu Belegen
  • Scan von Belegen (z. B. Eingangsrechnungen)
  • Automatische Ablage von PDFs zu jedem Ausdruck im DMS
  • Anlage Jobordner im Filesystem
  • Automatische Ordnerstrukturen
  • Zugriff des Sachbearbeiters auf alle Kunden- und Auftragsdaten
  • Automatische Archivierung
Management-Information-System (MIS)

Jederzeit wissen, wo man steht

Wie gut einzelne Waren, Sales-Projekte sowie das gesamte Geschäft wirklich laufen, verraten die Zahlen. advanter® bietet viele verschiedene Auswertungsmöglichkeiten und unterstützt das Management, Entscheidungen zu treffen und strategisch sinnvoll zu agieren.

  • Umsätze auswerten (nach Kunden, Mitarbeitern, Waren, Zeiträumen …)
  • Cash-flow und Liquidität ermitteln
  • Rentabilität bestimmen (gesamt, projektbezogen)
  • Forecast abrufen
Integrierter E-Mail Client

Komplett integrierter E-Mail-Client

advanter® übernimmt das komplette E-Mail-Management. Der Vorteil: Alle E-Mails sind Belegen, Projekten und Adressen zugeordnet und können jederzeit aufgerufen werden – z. B. in Kundengesprächen am Telefon und bei mitarbeiterübergreifender Kommunikation (Briefe/E-Mails)

  • Vollständige Adressübersicht der Kommunikation (E-Mails, Briefe, Faxe)
  • E-Mail-Verknüpfung mit Belegen (z. B. Bestellungen und Rechnungen)
  • Belegversand per E-Mail
  • Kundenkommunikation per E-Mail
  • Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
  • Synchronisation von E-Mails/Terminen/Adressen über Exchange oder Kerio
Auftragsbearbeitung, Verkauf, Debitoren

Auftragsbearbeitung, Verkauf, Debitoren

Effizienter verkaufen

Den gesamten Verkaufsprozess vom Angebot über den Auftrag, die Lieferung, das Abrechnen schlank und übersichtlich gestalten.

Aufträge

  • Mehrwährungen und Mehrsprachigkeit
  • Margen-Kalkulationen
  • Rückstandsverwaltung
  • Disposition/Lagerreservierung
  • Kommissionierung/Scannererfassung
  • E-Mail, z. B. Versandankündigungen oder ZUGFeRD-Rechnungen

Faktura

  • Rechnungen (Sammel- und Teilrechnungen)
  • Proforma-Rechnungen
  • Abschlags-/Endrechnungen
  • Offene Posten (SEPA), Gutschriften
  • Provisionsgutschriften

Besonderheiten

  • E-Mail-Zuordnung/-Versand
  • Projekte (Büroklammer für alle Belege)
  • Stücklisten/Sets
  • Cross-Selling
Beschaffung, Einkauf, Kreditoren

Verlässliche Verfügbarkeit – gute Konditionen

Oft wird gesagt: In Beschaffung und Einkauf liegt der Profit. advanter® hilft, Materialien und Bauteile über gute Konditionen gewinnoptimiert, verlässlich und schnell einzukaufen und zum Kunden zu bringen.

  • Anfragen: Preise, Lieferzeit, Verfügbarkeit, Preisspiegel
  • Lieferantenkonditionen (Preise, Texte, Vereinbarungen)
  • Disposition auftragsbezogen/lagerbezogen
  • Rahmenbestellungen
  • Rückstandslisten/Lieferanmahnungen

Wareneingänge und Eingangsrechnungen

  • Mengen-/Qualitätskontrollen (Sperrfunktion)
  • Option Barcode-Scanner, mobile Erfassung auch per iOS
  • Belegprüfung und Vorbereitung zur Fibu-Übergabe
  • Digitalisierung von Eingangsbelegen
  • Freigabeprozess
Bestandsverwaltung, Lager

Waren fest im Blick

Waren so zu lagern, dass sie ausreichend verfügbar sind und ohne zu viel Kapital binden und zu hohe Lagerkosten verursachen. Zahlreiche Funktionen lassen sich auch mobil und online nutzen. Das ist unser Ziel.

  • Bestandsbewertungen und Inventuren
  • Lagerhistorie über alle Buchungen
  • Mehrlagerfähigkeit pro Artikel
  • Fremdlager, Kommissionslager, Sperrlager …
  • Lagerentnahme per Barcode-Scanner auch mobil möglich
  • Lagerbuchungen oder Bestandskontrolle online per iPad
Systemanforderungen

advanter® ist eine systemübergreifend entwickelte Unternehmenssoftware, die unter Mac, iOS und Windows läuft. Welche Spezifikationen Ihre IT-Umgebung im Detail erfüllen sollte, haben wir Ihnen in den folgenden PDFs aufgelistet.

Anforderungen Server
Anforderungen Client
Anforderungen Netzwerk
Anforderungen Backup
Special zum Thema Virtualisierung

advanter® basiert auf FileMaker und ist eine Server-/Client-Datenbanklösung. advanter® läuft auf dem Betriebssystem Mac und Windows, auch im gemischten Betrieb. Wenn Sie den aktuellen advanter® 5.0 elements auf einem bestehenden System oder auf neuer Hardware einsetzen möchten, können Sie sich über das folgende PDF über die serverseitig benötigten Hard- und Softwarevoraussetzungen informieren. Die Lauffähigkeit von advanter® 5.0 ist nur auf den Systemen gewährleistet, die diese Vorgaben erfüllen.

Systemanforderungen FileMaker Server 17 (PDF)

Nachfolgend finden Sie die Client-Systemanforderung für Mac und PC zum aktuellen advanter 5.0 mit FileMaker Pro 17. Sollten Sie Fragen zu älteren FileMaker-Versionen oder nicht aufgeführten Systemen haben beispielsweise zu Mac OS X oder Windows Versionen, kontaktieren Sie uns bitte vorher. Für die Nutzung von gekauften iPad-Modulen wird die App FileMaker Go benötigt (für weitere Informationen kontaktieren Sie uns).

Systemanforderungen FileMaker Client 17 (PDF)

Wir setzen eine auf die Unternehmensgröße und Unternehmensbelange abgestimmte, ausreichend dimensionierte und lauffähige Netzwerktechnik voraus. Ab einer Netzwerkgröße von mehr als fünf Clients empfehlen wir: einen Domain-Netzwerk/Domain-Server, einen Domain-Name Server DNS, ein Gateway, einen Router und eine Firewall. Bitte beachten Sie die technischen Voraussetzungen der FileMaker-Produkte.

Systemanforderungen FileMaker Server 17 (PDF)

Für die Datensicherungen von advanter® wird der FileMaker-Server verwendet. Dieser sichert standardmäßig täglich bis zu zweimal die Daten auf individuell definierbare physisch angeschlossenen Festplatten. Jederzeit und einfach können neue Sicherungen geplant werden. Bei der Sicherung der Datenbanken gibt es einige wichtige Hinweise, die beachtet werden sollten. Im PDF „Datensicherung“ finden Sie diese Infos übersichtlich dargestellt.

Systemanforderungen Datensicherung (PDF)

Für den Einsatz von advanter® in virtuellen Umgebungen gelten besondere Anforderungen. advanter® sollte auf einer separaten Hardware-Umgebung laufen. Die Systemanforderungen entnehmen Sie den Server-Systemvoraussetzungen. Zusätzlicher Speicherbedarf für die Speicherung von Snapshots, Ereignisprotokolle und Auslagerungsdateien des Virtualisierungs-Servers sollten berücksichtigt werden.

Systemanforderungen Virtualisierung (PDF)

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