Die ERP/CRM-Unternehmenssoftware für Mediendienstleister,  Agenturen, Verlage und Unternehmen mit Projektgeschäft

Projekte komplett im Griff haben. Von Anfang an, mittendrin, bis zum Abschluss. advanter® 5 elements | media gestaltet das gesamte Projektmanagement einfach und übersichtlich. Zeiten und Aufgaben koordinieren, den Workflow optimieren, Kosten und Margen im Blick halten, Daten und Medien hinterlegen und bereitstellen sowie den

Projektstatus visualisieren. Sich jederzeit auf Höhe des Projektes bewegen und Zugriff auf alle relevanten Informationen haben, um ein Projekt professionell zu steuern und erfolgreich abzuschließen. Just in time and budget.

Projektmanagement einfach machen​

Im Tagesgeschäft eines Mediendienstleisters dreht sich alles um Kundenprojekte. Daher orientiert sich der Aufbau des advanter® 5 elements | media an den Abläufen und Strukturen eines typischen Projekts.

  • Ordnen Sie Verkaufschancen oder Entwicklungsprojekte einem Projekt zu und behalten Sie so den Überblick über Ihre Kosten und Vertriebserfolge.
  • Das System erleichtert Ihren die Kundenkommunikation, indem es die gesamte Korrespondenz in Form von E-Mails, Terminen und Aufgaben im Projekt ablegt. Das heißt für Sie: Keine Doppelarbeiten mehr.
  • Erstellen Sie aus Kunden-Preislisten ohne viel Aufwand Vorkalkulationen. Sie helfen Ihnen in späteren Soll/Ist-Analysen den Verlauf eines Projektes nachzuvollziehen. 
  • Gliedern Sie Job mit Ober-/Unterprojekten und legen Sie Produktionsverzeichnisse in Ihrem FileSystem automatisiert aus advanter® an. Aus den angelegeten Projekten im System haben Sie einen direkten Zugriff auf die Produktionsdateien - egal auf Mac oder Windows. Auch die Archivierung kann automatisiert nach dem Projektabschluss erfolgen.

Keinen Blindflug bei der Zeiterfassung

Die Erfassung fakturierbarer Arbeitszeiten im Projekt ist existenziell. Deswegen erleichtert advanter® 5 elements | media Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Projektzeiterfassung um stets einen aktuellen Blick auf die Zahlen zu haben.

  • Mitarbeiter sehen zugeordnete Jobs und checken sich zur Bearbeitung ein. Mit Abschluss einer Aufgabe werden die Zeiten erfasst und der Job wird an andere Abteilungen weitergegeben. Das System unterscheidet dabei zwischen Hauskorrekturen und den Wünschen Ihrer Kunden.
  • Sie können die fakturierbaren Arbeitszeitstunden eines Mitarbeiters oder Teams mit den gebuchten Kommen- und Gehenzeiten vergleichen, die ebenso wie Urlaubsanträge und Ausfallzeiten in einem Mitarbeiterzeitkonto verwaltet werden.
  • Die Erfassung der Zeiten erfolgt in der Software oder im Internetbrwoser.

Jederzeit wissen was ist und wie es kommen wird.

Mit advanter® 5 elements | media haben Sie jederzeit einen umfassenden Überblick zu Ihren laufenden und abgeschlossenen Projekten.

  • Bewerten Sie just-in-time Ihre Auslastung und rechnen Sie Sonderwünsche Ihrer Kunden separat ab.
  • Kalkulieren Sie den kommenden Monatsumsatz durch ein voraussichtliches Faktura-Datum und Projekt-Leistungen. 
  • Für die Bilanz werten Sie Ihre halbfertigen Leistungen zentral ohne Excel-Listen aus. Dabei werden Unternehmensdaten zu einem Stichpunkt zurückgerechnet und der Rohertrag sowie ein Deckungsbeitrag bewertet.
Connectivity

Vollständig mit Ihrem Unternehmen verbunden

advanter® 5 elements | media ist schnittstellenfähig, so wie Sie es brauchen. Die Software fügt sich perfekt in Ihre IT-Landschaft ein.

  • Sie arbeiten mit einem Produktionssystem? advanter übernimmt automatisiert Projekte über das WebConnect-Modul im XML Format und legt Projekte mit Produktionsverzeichnissen automatisiert an. Ebenso können Projektdaten an Ihr Workflow-Tool übertragen werden.

Sie sehen: Jede Integration einer Schnittstelle erspart viel Einzelarbeit und sorgt für gleichbleibende Qualität in der Jobabwicklung.

Perfekt auf Sie und Ihre Wünsche abgestimmt

Die Stärke des advanter® 5 elements ist seine anpassungsfähigkeit. Er ist darauf ausgelegt sich Ihren Unternehmen- und Arbeitsprozesssen vollständig anzupassen. Ihre individuellen Wünsche bilden wir in der Software ab, sodass Sie Ihren Arbeitsalltag und der Ihrer Kollegen so absolvieren, wie Sie es für richtig halten. Von der kleinen Maskenanpassung bis hin zu komplexen Prozessänderungen.

  • Ein personalisiertes Dashboard (siehe rechts) hilft Ihnen Ihre täglichen Arbeitsvorgänge optimal zu organisieren. Jede Kachel bildet dabei einen Arbeitsvorgang bzw. eine Softwarefunktion ab. Sie entscheiden selbst, wie die Kacheln angeordnet sind und welche Farbe sie erhalten. In sieben sogenannten "Spaces", können Sie Ihre Kacheln zudem gruppieren. Des Weiteren können Sie als Administrator die Funktionen für einzelne Mitarbeiter oder Teams freischalten/sperren.
  • Die Datenbanktechnologie Filemaker erlaubt es, dass individuelle Änderungen in Masken sehr einfach und vor allem von Ihnen selbst änderbar sind.

Für alle, die es genau wissen wollen: Funktionen und Systemanforderungen

Projekt- & Jobabwicklung

advanter® strukturiert Projekte. Auf oberster Ebene sind in der zentralen Sammeltasche alle relevanten Projektdaten wie Ansprechpartner oder die Kommunikation hinterlegt. Darunter sind jeweils die zum Projekt gehörenden Angebote und Aufträge mit den entsprechenden Informationen zugeordnet. advanter® projects macht Kunden- und Eigenprojekte maximal übersichtlich. Nutzen Sie die durchdachten Tools für ein einfaches, sicheres, Kosten sparendes Projekt-Handling. Projektmanagement, ERP und CRM für Mac, iOS und Windows.

Projektverwaltung

  • Sammeltaschen für Kalkulationen/Belege/Termine/Aufgaben
  • Projektstrukturen (Ober- /Unterprojekte)
  • Projektbeschreibung mit einer Jobtasche nach Ihren Vorgaben

Projektcontrolling

  • Projekt-Workflow mit Status-Rückmeldung der Mitarbeiter
  • Deadline-Kontrolle
  • Sollzeitermittlung
  • Soll/Ist Gegenüberstellung

Projektabrechnung

  • Vorkalkulation
  • Kundenorientierte Fakturierung
  • Nachkalkulation (BDE-Stand, Eingangsrechnung, Materialentnahme)
Ressourcenplanung
Damit sich Projekte rechnen
 
Keine Zeit verschenken! Planen, steuern und wissen, wer wann was macht – mit dem Ziel einer nachhaltigen Wirtschaftlichkeit.
  • Übertragung der Angebotsleistungen in interne Aufgaben
  • Umlage der Aufgaben in Sollzeiten
  • Zuordnung auf Mitarbeiter
  • Soll/Ist Abgleich
  • Urlaubsplanung (Aufträge/Anträge abgleichen)
  • Planung per Touchscreen
Customer-Relationship-Management (CRM)

Vertriebsunterstützung

Alle Adressen/Angebote zentral, aufgeräumt und übersichtlich in einem System! Genau die Tools, die der Vertrieb braucht, um Kunden schnell, einfach und überzeugend anzusprechen.

  • Kundenmanagement (intelligente Adresspflege)
  • Telefonie (In-/Outbound)
  • Gesprächsnotizen
  • Selektionen für Newsletter & Mailings
  • Vollständige Beleg- & Kontakthistorie
  • Grafische Umgebungskarte (Kunden, Hotels, etc.)
  • Impressum-Import/Adressabgleich
  • Angebotserstellung inkl. Kalkulation
  • ABC-Analysen/Kundenranking
  • Wiedervorlagen/Termine
Dokumenten-Management-System (DMS)

Speziell für Einkauf und Verkauf!

Um über den gesamten Verkaufsprozess einen schnellen und effizienten Workflow sicherzustellen, stellt das advanter® Dokumenten-Management-System (DMS) alle relevanten Dokumente und Dateien jederzeit zur Verfügung. Über die Scanfunktion können Papierdokumente direkt eingelesen und im Jobordner gespeichert werden. Ist ein Verkaufsprozess abgeschlossen, lassen sich die Dokumente automatisch archivieren. 

  • Zuordnung von Dokumenten zu Belegen
  • Scan von Belegen (z.B. Eingangsrechnungen)
  • automatische Ablage von PDFs zu jedem Ausdruck im DMS
  • Anlage Jobordner im Filesystem
  • automatische Ordnerstrukturen
  • Zugriff vom Sachbearbeiter auf alle Kunden- und Auftragsdaten
  • automatische Archivierung
Management-Information-System (MIS)

Jederzeit wissen, wo man steht

Wie gut einzelne Waren, Sales-Projekte sowie das gesamte Geschäft wirklich laufen, verraten die Zahlen. advanter® bietet viele verschiedene Auswertungsmöglichkeiten und unterstützt das Management, Entscheidungen zu treffen und strategisch sinnvoll zu agieren.

  • Umsätze auswerten (nach Kunden, Mitarbeitern, Waren, Zeiträumen…)
  • Cash-Flow und Liquidität ermitteln
  • Rentabilität bestimmen (gesamt, projektbezogen)
  • Forecast abrufen
Integrierter E-Mail Client

Komplett integrierter E-Mail-Client

advanter® übernimmt das komplette E-Mail-Management. Der Vorteil: Alle E-Mails sind Belegen, Projekten und Adressen zugeordnet und können jederzeit aufgerufen werden – zum Beispiel in Kundengesprächen am Telefon. Mitarbeiter übergreifende Kommunikation (Briefe/E-Mails)

  • vollständige Adressübersicht der Kommunikation (E-Mails, Briefe, Faxe)
  • E-Mail-Verknüpfung zu Belegen (z.B. Bestellungen und Rechnungen)
  • Belegversand per E-Mail
  • Kundenkommunikation per E-Mail
  • Automatischer Rechnungsversand per E-Mail
  • Synchronisation von E-Mails/Terminen/Adressen…
  • … über Exchange oder Kerio
Auftragsbearbeitung, Verkauf, Debitoren

Auftragsbearbeitung, Verkauf, Debitoren

Effizienter verkaufen

Den gesamten Verkaufsprozess vom Angebot über den Auftrag, die Lieferung, das Abrechnen schlank und übersichtlich gestalten.

Aufträge

  • Mehrwährungen und Mehrsprachigkeit
  • Margen-Kalkulationen
  • Rückstandsverwaltung
  • Disposition / Lagerreservierung
  • Kommissionierung / Scannererfassung
  • E-Mail z.B. Versandankündigungen oder ZUGFeRD Rechnungen

Faktura

  • Rechnungen (Sammel- und Teilrechnungen)
  • Proforma-Rechnungen
  • Abschlags-/Endrechnungen
  • offene Posten (SEPA), Gutschriften
  • Provisionsgutschriften

Besonderheiten

  • E-Mail-Zuordnung/-Versand
  • Projekte (Büroklammer für alle Belege)
  • Stücklisten / Sets
  • Cross Selling
Beschaffung, Einkauf, Kreditoren

Verlässliche Verfügbarkeit – gute Konditionen

Oft wird gesagt: In Beschaffung und Einkauf liegt der Profit. advanter® hilft, Materialien und Bauteile über gute Konditionen gewinnoptimiert, verlässlich und schnell einzukaufen und zum Kunden zu bringen.

  • Anfragen: Preise, Lieferzeit, Verfügbarkeit, Preisspiegel
  • Lieferantenkonditionen (Preise, Texte, Vereinbarungen)
  • Disposition auftragsbezogen / lagerbezogen
  • Rahmenbestellungen
  • Rückstandslisten / Lieferanmahnungen

Wareneingänge + Eingangsrechnungen

  • Mengen-/Qualitätskontrollen (Sperrfunktion)
  • Option Barcode-Scanner, mobile Erfassung auch per iOS
  • Belegprüfung + Vorbereitung zur Fibu-Übergabe
  • Digitalisierung von Eingangsbelegen
  • Freigabeprozess
Bestandsverwaltung, Lager

Waren fest im Blick

Waren so lagern, dass sie ausreichend verfügbar sind, ohne zu viel Kapital zu binden und zu hohe Lagerkosten zu verursachen. Zahlreiche advanter® Funktionen lassen sich auch mobil und online nutzen.

  • Bestandsbewertungen + Inventuren
  • Lagerhistorie über alle Buchungen
  • Mehrlagerfähigkeit pro Artikel
  • Fremdlager, Kommissionslager, Sperrlager…
  • Lagerentnahme per Barcode-Scanner auch mobil
  • Lagerbuchungen oder Bestandskontrolle online per iPad
Systemanforderungen

advanter® ist eine systemübergreifend entwickelte Unternehmenssoftware, die unter Mac, Win und iOS läuft. Welche Spezifikationen Ihre IT-Umgebung im Detail erfüllen sollte, haben wir Ihnen in den folgenden PDFs aufgelistet.

Anforderungen Server
Anforderungen Client
Anforderungen Netzwerk
Anforderungen Backup
Special zum Thema Virtualisierung

advanter® basiert auf FileMaker und ist eine Server-/Client Datenbanklösung. advanter® läuft auf Macintosh und Windows, auch im gemischten Betrieb. Wenn Sie advanter® auf einem bestehenden System oder auf neuer Hardware einsetzen möchten, können Sie sich über das folgende PDF über die serverseitig benötigten Hard- und Softwarevoraussetzungen erkundigen. Die Lauffähigkeit von advanter® ist nur auf den Systemen gewährleistet, die diesen Vorgaben erfüllen.

Systemanforderungen Server (PDF)

Nachfolgend finden Sie die Client-Systemanforderung für Mac und PC. Sollten Sie Fragen zu nicht aufgeführten Systeme haben bspw. MAC OS X / Windows Versionen, kontaktieren Sie uns bitte vorher. Für die Nutzung von gekauften iPad Modulen wird die App FileMaker Go benötigt (für weitere Informationen kontaktieren Sie uns).

Systemanforderungen Client (PDF)

Wir setzen eine, auf die Unternehmensgröße und Unternehmensbelange abgestimmte, ausreichend dimensionierte und lauffähige Netzwerktechnik voraus. Ab einer Netzwerkgröße von mehr als fünf Clients empfehlen wir: ein Domain-Netzwerk/Domain-Server, ein Domain-Name Server DNS, ein Gateway, einen Router und eine Firewall. Bitte beachten Sie die technischen Voraussetzungen der FileMaker-Produkte.

Systemanforderungen Server (PDF)

Für die Datensicherungen von advanter® wird der FileMaker Server verwendet. Dieser sichert standardmäßig täglich bis zu 2 mal die advanter Daten auf individuell definierbaren physisch angeschlossenen Festplatten. Jederzeit und einfach können neue Sicherungen geplant werden. Bei der Sicherung der advanter Datenbanken gibt es jedoch ein paar wichtige Hinweise, die beachtet werden sollten. Im PDF advanter Datensicherung finden Sie Hinweise übersichtlich dargestellt.

Systemanforderungen Datensicherung (PDF)

Für den Einsatz von advanter® in virtuellen Umgebungen gelten besondere Anforderungen. advanter® sollte auf einer separaten Hardware-Umgebung laufen. Die Systemanforderungen entnehmen Sie aus den Server Systemvoraussetzungen. Zusätzlicher Speicherbedarf für die Speicherung von Snapshots, Ereignisprotokollen und Auslagerungsdateien des Virtualisierungs-Servers sollten berücksichtigt werden.

Systemanforderungen Virtualisierung (PDF)

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