RadMarkt 08/2013 zu velotraum: 200 Farben, 50 Dekore – eine Software

Warenwirtschaftssysteme können viele Gesichter haben. Man verwaltet und kontrolliert damit Verkäufe, Warenbestände und vieles mehr. Je komplexer das Portfolio, desto weniger geht es ohne Software. Das gilt selbst für eine so kleine Manufaktur wie Velotraum, denn ihr Custom-made-Konzept führt zu enormem Variantenreichtum. Velotraum arbeitet mit der Software advanter® auf FiIemaker-Pro-Basis.

Der eine hat lange Beine, der nächste kurze, Nummer drei liebt es sportlich und stylisch und wieder ein anderer sitzt gerne gemütlich auf seinem fahrbaren Untersatz und muss häufig etwas transportieren.

Velotraum hat für alle vier die passende Lösung parat. Das vor 21 Jahren von Stefan Stiener gegründete Unternehmen gestaltet und produziert individuelle Fahrräder. Allein 200 Rahmenfarben, 50 Dekore und bis zu acht Größen pro Rahmenmodell ermöglichen es, jedem Kunden seine perfekte Version maßzuschneidern.

Die ersten Exemplare schraubte Geschäftsführer Stiener auf Basis einer handgeschriebenen Planskizze mit Stückliste noch in der eigenen Garage zusammen. Heute beschäftigen er und seine Geschäftspartnerin Patricia Rose fünf Mitarbeiter, die rund 800 Fahrräder pro Jahr bauen und verkaufen. Von der Garage ist sein Betrieb längst in größere Räumlichkeiten umgezogen und aus der Zettelwirtschaft ist eine moderne IT-Business-Lösung auf Grundlage der Filemaker-Pro-basierten ERP/CRM-Lösung advanter® geworden.

»Ohne unser ERP-System könnten wir unsere Produktion gar nicht bewältigen, erklärt Patricia Rose. »SchIießIich besteht jedes Rad aus rund 350 TeiIen, die alle miteinander kombinierbar sind, aber Lieferzeiten von sechs Tagen bis zu sechs Monaten haben, und das muss bei der Planung berücksichtigt werden.«

100 Millionen Datenkombinationen möglich

Die Günther Business Solutions GmbH, Entwickler von advanter®, hat Velotraum bei der Konzeption und Entwicklung seiner individualisierten Software betreut. Das maßgeschneiderte System verwaltet seither alle Daten und Datenkombinationen der Fahrradherstellung und -vermarktung und ist zur Grundlage der Geschäftstätigkeit des in Weil der Stadt ansässigen Unternehmens geworden. »Dank der selbsterklärenden Struktur der mobilen Lösung kann jeder unserer Mitarbeiter damit umgehen», berichtet Stiener. Auch die rund 30 in Deutschland, der Schweiz und Österreich beheimateten Händler, die Velotraum verkaufen, geben ihre Angaben von Anfang an per Webkonfigurator in die Lösung ein, so dass die Produktion sofort anlaufen kann.

Sascha Günther, Geschäftsführer von Günther Business Solutions erklärt:

»Um ein Fahrrad für die Produktion anzulegen, können wahlweise 100 Eingabefelder ausgefüllt werden. Allein in der Artikelstammdatenverwaltung sind zirka 10.000 bis 15.000 Artikel hinterlegt. Dazu kommen 22.000 Stücklisten mit Fahrradkonfigurationsaufbauten und rund 14.000 Ausschlussmöglichkeiten. Alles in allem sind somit durch Eingabe mehrere 100 Millionen Datenkombinationen möglich. Das lässt sich mit Papier und Bleistift nicht mehr bewältigen.«

Stattdessen wird der Kunde bei Stiener und Rose von Anfang an mit Hilfe moderner IT-Technologie beraten und beim Kauf betreut. Die Basis dafür bilden drei Mac-Mini-Server. Zudem arbeitet Velotraum mit zwei Powerbooks und drei I-Macs. Filemaker Go und I-Pads ermöglichen es dem Unternehmen, die Lösung im Verkauf von Anfang an auch mobil anzuwenden.

Konfigurator hilft bei der individuellen Gestaltung

Die Erfassung aller für den Auftrag relevanten Daten, wie die Ergonomiedaten für die Sitzposition, Adressdaten, die Auswahl der richtigen Komponenten, Rahmengröße und Farbe, Auf-‚ Ab-, und Endpreis sowie spezielle Ausführungshinweise, geschieht dabei schon während des Beratungsgesprächs per I-Pad mit Filemaker Go. Ein speziell von Günther für die CRM/ERP-Lösung advanter® programmierter Konfigurator ermöglicht klar strukturiert sowie geführt die Dateneingabe. Eine Variantenlogik (Ausschlüsse) garantiert, dass immer die technisch richtigen Kombinationen gewählt werden.

Neben den Artikelstammdaten koordiniert advanter® alle Lagerbestände, so dass die Disposition eines bestellten Fahrrads sofort nach Auftragseingabe anlaufen kann, da mit der Dateneingabe bereits eine Stückliste erstellt wird und die notwendigen Teile sofort reserviert werden. »Nachfolgend zur Ersteingabe ergänzen wir den Auftrag natürlich im Detail und tragen etwa die Speichenlängen für die Räder nach. Darüber hinaus werden der Laufrad- und
der Beschichtungsauftrag für unsere Subunternehmer so generiert«‚ sagt Stiener. Änderungen, Seriennummern, Rahmentoleranzen und Rahmennummern können ebenfalls schnell und einfach in die mobile Softwarelösung eingegeben werden.

Von der Zukunftsplanung zur Erinnerungshilfe

Eine nach Kalenderwochen geordnete Auftragsübersichtsliste dient Velotraum als Produktionssteuerung. »So sehen wir auf Anhieb, was wir wann bestellen müssen und welche Liefer- und Produktionstermine wir einhalten müssen«‚ betont Rose. Was erledigt ist, wird in der Statusliste einfach abgehakt. Auf diese Weise können die Monteure jederzeit den Stand des jeweiligen Auftrags kontrollieren und die Kunden auf Anfrage stets präzise darüber informieren, wie weit denn das jeweilige Fahrrad gediehen ist. Gleichzeitig ermöglicht das System – nach der Produktion – eine doppelte Kontrolle durch mehrere Kollegen, um die Fehlerquote so gering wie möglich zu halten.

Sobald das Fahrrad produziert ist, wird die Rechnung erstellt und gebucht — ebenfalls direkt in Advanter. Statistikfunktionen, die Terminverwaltung und schließlich die CRM-Lösung, mit der Adressdaten und Kontakte gepflegt werden, runden das Velotraum-System ab. Sogar die offenen Posten, also zum Beispiel Lieferantenrechnungen, laufen über das ERP-System und werden damit ausgebucht. Nur die Eingangskontrolle der Zahlung erfolgt händisch.

Und auch in der Entwicklung hat die Software einen festen Platz gefunden: Wenn die Kreativen von Velotraum neue Fahrradmodelle entwerfen, arbeiten sie mit der Filemaker-basierten los-Lösung und kalkulieren die Modelle mit Hilfe der Software vor, da die Einkaufspreise der Kleinteile in der Lösung schon angelegt sind. Nicht zuletzt habe die Software als Erinnerungshilfe ihren Platz gefunden, sagt Rose: »Wenn ein Kunde nach fünflahren eine Rückfrage zu seinem Rad hat, können wir diejederzeit beantworten, da jedem Auftrag sehr genaue und detaillierte Produktionsstücklisten sowie aussagekräftige Produktfotos hinterlegt sind.« Ist aus dem sportlichen Single in der Zwischenzeit ein Familienvater geworden, so ist es ein Leichtes, den entsprechenden Umbau des Rades zur Familienkutsche vorzunehmen – ein Blick in den konfigurierten Auftrag und der stabile Gepäckträger sowie Anhängerkupplung für den Fahrradanhänger sind gefunden.

RadMarkt 08/2013 Filemaker-ERP-Basis bei Velotraum