Ende 2026 wird es nun richtig Ernst: mit dem 01.01.2027 enden zahlreiche Übergangsfristen. Eine Herausforderung für Unternehmen!
Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland bereits Pflicht.
Die Änderung, die Teil des im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes ist, zielt darauf ab, die Digitalisierung in deutschen Unternehmen zu fördern und die Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen. Insbesondere für das Rechnungswesen verspricht man sich die Optimierung von Prozessen. So brauchen zukünftig z.B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden, doppelte Arbeitsgänge können vermieden und Fehlerquellen minimiert werden. Zudem wird der Papierverbrauch reduziert.
Hintergrund der Umstellung ist ein Vorhaben der Europäischen Kommission (ViDA-Initiative), die zum Ziel hat, das Umsatzsteuersystem zu modernisieren und dem Umsatzsteuer-Betrug vorzubeugen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung in digitaler Form, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dieses Format ermöglicht eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Gängige Beispiele für konforme Formate sind:
- ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das ein PDF-Dokument mit einer XML-Datendatei kombiniert.
- XRechnung: Weit verbreitet im öffentlichen Auftragswesen.
- Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing: Andere europäische Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen.
Einfache PDF-Rechnungen oder andere unstrukturierte Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ gelten nicht als E-Rechnungen im Sinne der neuen Verordnung. Diese gelten nun – wie auch die Papierrechnung – als „sonstige Rechnung“.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Seit Januar 2025 gilt:
Der Empfang der E-Rechnung ist ab 2025 für alle B2B Unternehmen verpflichtend:
„Seit dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rechnung empfangen zu können.“ (vgl. Informationen des Bundefinanzministeriums)
Möchten also Ihre Lieferanten Ihnen die Rechnung als E-Rechnung zustellen, sollten Sie in der Lage sein, diese zu empfangen und abzulegen.
Für den Versand von Rechnungen im B2B-Bereich gibt einen Übergangszeitraum, in dem Papierrechnungen generell und auch PDF-Rechnungen oder sonstige Formate noch erlaubt sind. Letzteres aber nur, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
Bis Ende 2026 dürfen also Rechnungen für inländische B2B-Umsätze noch als Papierrechnungen oder beispielsweise PDF-Dateien versendet werden, wenn der Empfänger zugestimmt hat.
E-Rechnungsfristen im Detail:
NUR NOCH Bis Ende 2026 ist die Rechnung in Papierform (oder andere elektronische Formate) für alle Unternehmen erlaubt (nach Zustimmung des Empfängers).
Ab dem 01.01.2027 sind alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, elektronische Rechnungen an unternehmerische Leistungsempfänger auszustellen.
Liegt der Vorjahresumsatz (2026) bei maximal 800.000 Euro, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen (beispielsweise PDF-Dateien), bleiben unter diesen Voraussetzungen noch zulässig – für diese ist weiterhin die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
* Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden, wenn der Empfänger dem Verfahren zustimmt.
Ab 2028 sind schließlich die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Lieferungen und sonstige Leistungen (B2B-Umsätze) einzuhalten.
Rechnungen an Endverbraucher sind von der E-Rechnung nicht betroffen. Sollten zukünftig elektronische Rechnungen an Endverbraucher (B2C) versenden werden, muss vorab deren Zustimmung einigeholt werden.
E-Rechnungen – Handling in advanter
Mit unserem Modul E-Rechnung können Sie in advanter Ihre Rechnungen ganz einfach und rechtskonform gemäß den Anforderungen der Norm EN 16931 im ZUGFeRD Format erstellen und versenden.
Dieses Format ist ein hybrides Format bestehend aus einer PDF-Datei und einer innerhalb der PDF eingebundenen XML-Datei. Die XML-Datei ist nur mit einer speziellen Software sichtbar. Der Inhalt von beiden Bereichen der ZUGFeRD-Rechnung – also PDF und XML – muss identisch sein. Ansonsten sieht das Finanzamt beide Teile als separate Rechnungen an, womit die doppelte Umsatzsteuerzahlung fällig wäre.
Zur Vermeidung von Abweichung leiten wir die grafische Darstellung der Daten direkt von der XML-Datei ab. Somit werden nur Inhalte angezeigt, die auch im vorgeschriebenen Format vorhanden sind.
Zur Erstellung der E-Rechnung legen Sie zunächst wie gewohnt eine Rechnung im Rechnungsmodul an. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt und die Rechnung wie gewünscht vorbereitet haben, öffnen Sie über den Bereich Aktionen den Druckdialog.
Es öffnet sich der Druckdialog. Aktivieren Sie im Druckdialog unten die Option „eRechnung“.
Die Rechnung wird automatisch auf Konformität geprüft.
Die Vorschau der E-Rechnung wird angezeigt. Bei einer korrekten E-Rechnung sehen Sie im Kopfbereich die entsprechende Rückmeldung zur Konformität.
Sie können die E-Rechnung nun per E-Mail versenden.
Falls Ihre E-Rechnung fehlerhaft ist und nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in der Vorschau ein zusätzliches Fenster. Dort erhalten Sie genauere Informationen zum Fehler sowie Hinweise auf sogenannte BT -Felder. Diese BT -Felder (Business Terms) sind standardisierte Datenfelder.
Zum Beispiel entspricht in advanter das Feld „Artikelname“ in der eRechnung dem Feld „BT -153“
Über Klick auf „Abbrechen“ können Sie einfach die angezeigten Fehler in der Rechnung oder in den Stammdaten korrigieren und anpassen.
FAQs zur E-Rechnung
Eine echte E-Rechnung basiert auf einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz (XML) nach EN 16931. Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ermöglichen automatische Verarbeitung – Ein PDF ist nur eine visuelle Darstellung und gilt nicht als E-Rechnung.
Öffentlicher Sektor: Unternehmen, die Rechnungen an Bund, Länder oder Kommunen senden, sind bereits seit 2025 betroffen.
Große Unternehmen im B2B-Bereich: Stufenweise 2025–2027.
Alle B2B-Unternehmen: Ab 2028 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen stellen.
Kleinbeträge und B2C: Rechnungen an Endkunden oder Kleinbeträge unterliegen weiterhin keinen verpflichtenden E-Rechnungsformaten, können aber freiwillig genutzt werden.
- Seit dem 01.01.2025: Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
- 2025–2026: Übergangsphase – Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt (mit Zustimmung).
- Ab 2027: Pflicht zur E-Rechnung für größere Unternehmen (ab 800.000€ Vorjahresumsatz).
- Ab 2028: Pflicht für alle B2B-Unternehmen.
Bei den Fristen muss zwischen Empfang und Versand unterschieden werden. Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand soll anschließend gestaffelt einführt werden: Bei den Fristen muss zwischen Empfang und Versand unterschieden werden. Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand soll anschließend gestaffelt einführt werden: Bei den Fristen muss zwischen Empfang und Versand unterschieden werden. Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand soll anschließend gestaffelt einführt werden:
Empfangspflicht: Unternehmen müssen seit dem 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können zu können.
Versandpflicht: Unternehmen müssen ab einem bestimmten Datum ihre Rechnungen in strukturierter Form (E-Rechnung) versenden.
Bei den Fristen muss zwischen Empfang und Versand unterschieden werden. Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Der Versand wird seit Januar 2025 gestaffelt einführt. Ab 01.01.2028 gilt die E-Rechnungspflicht uneingeschränkt für alle Unternehmen im B2B-Bereich
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen, auslesen, validieren (EN 16931), GoBD-konform archivieren und in ERP, FiBu und DMS integrieren. Ohne durchgängige Prozesse entsteht schnell manueller Mehraufwand.
Die E-Rechnung ist der Einstieg in die vollständige Digitalisierung von Finanzprozessen. Initiativen wie „VAT in the Digital Age (ViDA)“ treiben Echtzeit-Reporting und automatisierte Steuerprüfungen voran. Unternehmen können so ihre Prozesse zukunftssicher gestalten.
Schnellere Rechnungsverarbeitung
Weniger Fehler durch Wegfall manueller Eingaben
Automatisierte Buchungsprozesse
Schnellere Zahlungsabwicklung
Höhere Datenqualität
advanter ermöglicht
die zentrale Verarbeitung aller Rechnungsdaten,
automatisierte Workflows (Prüfung, Freigabe, Buchung),
- automatische Erstellung im ZUGFeRD Format, Konformitätsprüfung, Versand,
die Integration in bestehende Geschäftsprozesse,
die Sicherstellung gesetzlicher Anforderungen.
Die E-Rechnung sollte nicht nur als Pflicht gesehen werden. Unternehmen sollten die Umstellung als Chance zur Digitalisierung ihrer Prozesse nutzen. Wer frühzeitig handelt, spart langfristig Zeit, Kosten und Ressourcen – und ist bestens für zukünftige Anforderungen gerüstet.
Haben Sie Rückfragen zum advanter-Modul E-Rechnungen?
Melden Sie sich gern bei uns! Unsere Experten beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen in einer Demo das advanter Modul E-Rechnungen.
