Seit dem 1. Januar 2025 ist der Empfang der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland Pflicht. Eine Herausforderung für Unternehmen!
Die Änderung, die Teil des im März 2024 verabschiedeten Wachstumschancengesetzes ist, zielt darauf ab, die Digitalisierung in deutschen Unternehmen zu fördern und die Buchhaltungsprozesse zu vereinfachen. Insbesondere für das Rechnungswesen verspricht man sich die Optimierung von Prozessen. So brauchen zukünftig z.B. die Rechnungsdaten beim Empfänger nicht nochmals erfasst zu werden, doppelte Arbeitsgänge können vermieden und Fehlerquellen minimiert werden. Zudem wird der Papierverbrauch reduziert.
Hintergrund der Umstellung ist ein Vorhaben der Europäischen Kommission (ViDA-Initiative), die zum Ziel hat, das Umsatzsteuersystem zu modernisieren und dem Umsatzsteuer-Betrug vorzubeugen.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung in digitaler Form, die in einem strukturierten elektronischen Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Dieses Format ermöglicht eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Gängige Beispiele für konforme Formate sind:
- ZUGFeRD: Ein Hybridformat, das ein PDF-Dokument mit einer XML-Datendatei kombiniert.
- XRechnung: Weit verbreitet im öffentlichen Auftragswesen.
- Factur-X (Frankreich) oder Peppol-BIS Billing: Andere europäische Formate, die der Norm EN 16931 entsprechen.
Einfache PDF-Rechnungen oder andere unstrukturierte Formate wie „.tif“, „.jpeg“ oder „.docx“ gelten nicht als E-Rechnungen im Sinne der neuen Verordnung. Diese gelten nun – wie auch die Papierrechnung – als „sonstige Rechnung“.
Wer ist betroffen?
Die Verpflichtung, eine E-Rechnung auszustellen, betrifft steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmern (B2B), unabhängig davon, ob das Unternehmen im Haupt- oder Nebenerwerb betrieben wird. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein.
Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Ab Januar 2025 gilt:
Der Empfang der E-Rechnung ist ab 2025 für alle B2B Unternehmen verpflichtend:
„Ab dem 1. Januar 2025 besteht für inländische Unternehmer die Notwendigkeit, eine E-Rech-nung empfangen zu können.“ (vgl. Informationen des Bundefinanzministeriums)
Möchten also Ihre Lieferanten Ihnen die Rechnung als E-Rechnung zustellen, sollten Sie in der Lage sein, diese zu empfangen.
ABER: es gibt einen Übergangszeitraum, in dem Papierrechnungen generell und auch PDF-Rechnungen oder sonstige Formate erlaubt sind. Letzteres aber nur, wenn der Rechnungsempfänger zustimmt.
E-Rechnungsfristen im Detail:
Bis Ende 2026 ist die Rechnung in Papierform für alle Unternehmen erlaubt. Andere elektronische Formate sind zulässig, aber nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 2027 dürfen nur noch Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von unter 800.000 Euro Papierrechnungen oder andere elektronische Formate versenden.
(* Unternehmer, deren Vorjahresumsatz (2026) die Grenze von 800.000 EUR überschreitet, haben noch die Möglichkeit, Rechnungen auszustellen, die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden und der Empfänger dem Verfahren zustimmt.)
Ab 2028 sind schließlich die neuen Anforderungen an die E-Rechnungen und ihre Übermittlung zwingend von allen inländischen Unternehmen für Lieferungen und sonstige Leistungen (B2B-Umsätze) einzuhalten.
E-Rechnungen – Handling in advanter
Mit unserem Modul E-Rechnung können Sie in advanter Ihre Rechnungen ganz einfach und rechtskonform gemäß den Anfoderungen der Norm EN 16931 im ZUGFeRD Format erstellen und versenden.
Dieses Format ist ein hybrides Format bestehend aus einer PDF-Datei und einer innerhalb der PDF eingebundenen XML-Datei. Die XML-Datei ist nur mit einer speziellen Software sichtbar. Der Inhalt von beiden Bereichen der ZUGFeRD-Rechnung – also PDF und XML – muss identisch sein. Ansonsten sieht das Finanzamt beide Teile als separate Rechnungen an, womit die doppelte Umsatzsteuerzahlung fällig wäre.
Zur Vermeidung von Abweichung leiten wir die grafische Darstellung der Daten direkt von der XML-Datei ab. Somit werden nur Inhalte angezeigt, die auch im vorgeschriebenen Format vorhanden sind.
Zur Erstellung der E-Rechnung legen Sie zunächst wie gewohnt eine Rechnung im Rechnungsmodul an. Wenn Sie alle Felder ausgefüllt und die Rechnung wie gewünscht vorbereitet haben, öffnen Sie über den Bereich Aktionen den Druckdialog.
Es öffnet sich der Druckdialog. Aktivieren Sie im Druckdialog unten die Option „E-Rechnung“.
Die Rechnung wird automatisch auf Konformität geprüft.
Die Vorschau der E-Rechnung wird angezeigt. Bei einer korrekten E-Rechnung sehen Sie im Kopfbereich die entsprechende Rückmeldung zur Konformität.
Sie können die E-Rechnung nun per E-Mail versenden.
Falls Ihre E-Rechnung fehlerhaft ist und nicht den Vorgaben entspricht, erscheint in der Vorschau ein zusätzliches Fenster. Dort erhalten Sie genauere Informationen zum Fehler sowie Hinweise auf sogenannte BT -Felder. Diese BT -Felder (Business Terms) sind standardisierte Datenfelder.
Zum Beispiel entspricht in advanter das Feld „Artikelname“ in der eRechnung dem Feld „BT -153“
Über Klick auf „Abbrechen“ können Sie einfach die angezeigten Fehler in der Rechnung oder in den Stammdaten korrigieren und anpassen.
Haben Sie Rückfragen zum advanter-Modul E-Rechnungen?
Melden Sie sich gern bei uns! Unsere Experten beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen in einer Demo das advanter Modul E-Rechnungen.
