25.10.2022
Gerade im Hinblick auf die extrem steigenden Energie- und Rohstoffpreise, die uns alle sowohl geschäftlich als auch privat treffen, gewinnt die richtige und vorausschauende (Vor-)kalkulation Ihrer Einkäufe, Aufträge, Verkäufe oder Projekte immer mehr an Bedeutung. Vor allem – aber nicht nur – bei knappen Margen, muss die Kalkulation einfach sitzen, um wirtschaftlich weiterhin effizient zu bleiben.
Selbstkosten im Unternehmen, Einkaufspreise, Verkaufspreise: Zum einen müssen Sie sicher sein, die Kalkulation wirtschaftlich gewinnbringend anzusetzen und Ihre Margen sicher zu stellen. Zum anderen müssen Preissteigerungen, die in Ihre eigenen Preise und Angebote fließen, für Ihre Kunden transparent, durchdacht und nachvollziehbar sein.
Die permanente Überprüfung der Kosten auf allen Seiten und in allen Bereichen des Unternehmens ist für Ihre Rentabilität unerlässlich. Wichtig ist, alles im Blick zu haben, Abhängigkeiten zu durchleuchten und flexibel agieren zu können. Das funktioniert nur mit einer flexiblen und modernen ERP Software, die mitdenkt.
Die folgenden Punkte sollten Sie bei Ihrer (Vor-)kalkulation auf jeden Fall berücksichtigen:
1. Kostenstellenverrechnungssatz prüfen
Um sich ein aktuelles Bild über die Selbstkosten in Ihrem Unternehmen zu verschaffen, sollten Sie Ihre Kostenstellenverrechnungssätze prüfen und stetig aktuell halten. Haben Sie die ggf. gestiegenen Kosten für Löhne und Gehälter aktualisiert? Sind die Steigerungen der Energiekosten berücksichtigt?
Nehmen Sie genauestens unter die Lupe, ob alles noch auf einem aktuellen Stand ist. Prüfen Sie genau und decken Sie Unstimmigkeiten sowie eventuell veraltete Berechnungsgrundlagen auf. Dies ist gerade momentan absolut unerlässlich, da sich die Preise für Rohstoffe und Energie laufend ändern und auch kurzfristig weitere, massive Erhöhungen zu erwarten sind.
2. Lagerbestand kontrollieren
Wie steht es um Ihren Lagerbestand? Sind alle Materialien und Produkte ausreichend vorhanden oder stehen Nachbestellungen an?
Arbeiten Sie in advanter in den Artikeln mit Melde-/ Mindest- und Maximalbeständen? Dann starten Sie ganz einfach die Meldebestandsabfrage. Aus der Bestellvorschlagsliste können Sie auch direkt die Bestellung(en) erstellen.
Vorab gilt es, die aktuellen Preise abzufragen. Unter Umständen können Nachbestellungen teurer werden, da auch Ihre Zulieferer sich den wirtschaftlich bedingten Preissteigerungen stellen und diese weitergeben
In dem advanter Modul „Herstellerpreislisten“ verwalten Sie die gesamten Preislisten Ihrer Lieferanten. Aktuelle Listen Ihrer Lieferanten werden als .xls oder .csv importiert. Mit Hilfe der Preislistenupdatefunktion können Sie per Mausklick ihre Artikelpreise updaten. Alternativ können selbstverständlich auch Kostensätze manuell angepasst werden.
3. Gültigkeiten der Preise eintragen oder Preise aktualisieren
Die Halbwertzeit von Preisen ist – bedingt durch die inflationären und stark schwankenden wirtschaftlichen Tendenzen – sehr kurz geworden. So sollten die Einkaufskonditionen mit ihren Preisen und Gültigkeiten in Ihrer Warenwirtschaft exakt nachgehalten werden. Nur so können Sie dauerhaft effizient handeln und Ihre Einkaufs- und Verkaufskonditionen vorausschauend und marktgerecht festlegen.
Unsere ERP Software advanter verfügt über eine automatisierte Gültigkeitsprüfung der Einkaufskonditionen auf Artikelbasis. So behalten Sie den Überblick und es entgeht Ihnen nichts mehr. Ist eine erfasste Gültigkeit abgelaufen, erhalten Sie entsprechende Warnmeldungen im Bereich der Artikel (sowohl bei Beschaffungsartikeln als auch bei Produktionsartikeln).
Neue Preise und Gültigkeiten können dann wiederum per Klick direkt bei den Lieferanten abgefragt werden. Weitere Infos zu dem Thema finden Sie auch in unserem Artikel „Dynamische Preissteigerungen – clever handeln in advanter„.
Damit im Verkauf keine Angebote mit veralteten Preisen erstellt werden, können Sie betroffene Artikel für den Zeitraum der Preisanpassung sperren. Im Verkauf können diese Artikel bis zur Freigabe dann nicht verwendet werden.
4. Projektbezogene Aktualisierung der aktuellen Konditionen
Prüfen Sie auch projektbezogen die aktuellen Preise und Verfügbarkeiten bei Ihren Zulieferern.
Eine Funktion für die proaktive Preisanfrage bei den Zulieferern und Lieferanten finden Sie standardmäßig in den verschiedenen advanter Modulen. Sie entscheiden, ob Sie nur dem aktuell hinterlegten Lieferanten oder direkt mehreren Lieferanten eine Preisanfrage senden möchten.
5. Verkaufskalkulationen aktualisieren
Nur wenn Sie rechtzeitig und regelmäßig Ihre Einkaufspreise kontrollieren und aktualisieren, jederzeit im Blick haben, wann sich wo in wie fern etwas am Preis geändert hat oder ändern wird, können Sie auch im Verkauf darauf reagieren und auch Ihre Verkaufspreise entsprechend anpassen. Hier müssen die Abstimmung und Kommunikation zwischen den Abteilungen und den Systemen einfach stimmen. Ohne Reibungsverluste oder Missverständnisse müssen Informationen einwandfrei zusammenfließen. Ansonsten laufen Sie Gefahr, Angebote mit veralteten Preisen zu bestücken und wirtschaftlichen Schaden auf sich zu ziehen.
Auch hier unterstützt die advanter Gültigkeitsprüfung: Angebote oder Aufträge können nicht mit einer abgelaufenden Gültigkeit gedruckt werden. Es erscheinen entsprechende Warnmeldungen mit Hinweisen zu den abgelaufenen Preisen.
Haben Sie einen Webshop? Selbstverständlich müssen müssen auch hier die Preise stimmen. Mit advanter sind Sie da auf der sicheren Seite. Alle Artikel, die eine Preisänderung bekommen haben, werden im Webshop aktualisiert.
Auch Preisänderung für Preislisten sind kein Problem. Wählen Sie einen Faktor in % oder einen Betrag und updaten Sie per Knopfdruck ihre Preislisten.
6. Die Nachkalkulation: Checken Sie Ihren Profit und prüfen Sie Ihren Erfolg
Um sicherzustellen und zu kontrollieren, dass Sie effizient arbeiten und Ihre Margen erreichen, sollten Sie regelmäßig, bzw. nach jedem Projekt, auch eine Nachkalkulation durchführen.
Das Ziel der Nachkalkulation besteht darin, Abweichungen zu Ihrer Angebotskalkulation aufzudecken und eine Kostenüberdeckung oder eine Kostenunterdeckung zu ermitteln. Darüber hinaus dient sie der Ermittlung des anzustrebenden Verkaufspreises.
In advanter können Sie die Nachkalkulation automatisiert durchführen und alle einzelnen an der Produktion beteiligten Faktoren prüfen. Eine Kostenunter- oder auch -überdeckung können Sie dann beispielsweise einzelnen Warengruppen, Tätigkeiten oder auch dem Maschineneinsatz zuordnen. Stellen Sie in einzelnen Bereichen oder auch insgesamt Defizite fest, können Sie das Angebot für die Weiterverarbeitung oder das Duplizieren sperren.
Bleiben Sie am Ball!
Das große Ganze und die kleinen Details: vielfältige Einsparpotentiale
Erst und immer wieder Corona, der Krieg in Europa, der Klimawandel mit dessen Auswirkungen…. die Zeiten sind spürbar im Umbruch. Angebot und Nachfrage ändern sich rasant und steigende Preise für Energie und Rohstoffe, Lieferengpässen und Inflationstendenzen beherrschen unser Handeln und erfordern täglich neue Entscheidungen.
Auch wenn Sie Ihre Kalkulation optimal durchführen: Der gestiegene Kostendruck macht es eventuell unabdingbar, dass Sie nach weiteren Einsparpotentialen im Unternehmen suchen müssen. Checken Sie dazu beispielsweise Ihre Zeiterfassung. Dabei geht es nicht unbedingt um die Effizienz einzelner Ressourcen, sondern vielmehr auch um übergeordnete Zusammenspiele. Wo gibt es Lecks bei Ihnen? Zeitverluste durch schlechte Schnittstellen? Wo gibt es Doppelarbeiten? Wo entstehen Reibungsverluste? Wo ist der Informationsfluss ineffizient? Wo verändert sich ein Preis und Sie erfahren davon nichts?
Überprüfen Sie Ihre Prozesse und decken Sie Ihre Potentiale auf. Kontrollieren Sie Ihre Zeiterfassung und die Projektzeiten. Manche Potentiale sind so offensichtlich, dass man kaum suchen muss. Oft hilft aber auch ein Blick von außen oder das Gespräch mit Ihren Mitarbeitern. Schon ein Zeitgewinn von 5 Minuten am Tag macht sich deutlich bezahlt in Ihrer neuen Kostenrechnung!
Lesen Sie mehr zu versteckten Potentialen im Unternehmen in unserem Blogartikel „Keine Zeit ist kein Argument„.
Wie können wir Sie unterstützen?
Erleben Sie in einer persönlichen Online-Live-Demo, wie advanter Sie in Ihrem Business unterstützt. Wie Sie Ihre Kalkulation optimal durchführen und kontrollieren und den Blick auf das große Ganze oder auch kleinste Details schärfen.
ERP hautnah: advanter in der Praxis
Helming sleeping systems: Digitalisierung der dynamischen Lagerhaltung
Digitalisierung der dynamische Lagerhaltung – der Matratzenhersteller aus Emsdetten macht vor, wie es geht! Die Helming sleeping systems GmbH aus Emsdetten vertreibt als Partner des
Biogas Hochreiter GmbH: advanter® verbessert Workflows im Anlagenbau
Das Unternehmen Biogas Hochreiter/ Schnaitsee gehört zu den Pionieren der Stromgewinnung aus Biogas – bereits 1985 entwickelte Johann Hochreiter eine erste eigene Biogasanlage. Durch den
Slawinski & Co. GmbH – eine ERP-Software für Metallboden-Spezialisten
Mit advanter® hat die Slawinski & Co. GmbH im Jahr 2003 erstmals ein modernes und professionelles ERP-System eingeführt, um Unternehmensabläufe zu optimieren und zu beschleunigen.