Die digitale Transformation erfasst in Turbo-Geschwindigkeit auch den Bereich des Rechnungswesens. Themen wie „Nachhaltigkeit“ und „papierlose Kommunikation“ bleiben nicht nur im Trend, sondern gewinnen rasant an Bedeutung. Immer mehr Unternehmen setzten auf eine effiziente und eine nachhaltige Zukunft mit der Umstellung auf digitales Rechnungswesen:
Die Grafik verdeutlicht das rasante Wachstum im Bereich der elektronischen Rechnungen. Bereits heute werden ca. 50 % der Rechnungen als E-Rechnungen gehandelt. Tendenz steigend. Treiber ist hier ganz klar der Gesetzgeber. Mit der EU-Norm 2014/55 (Europäische Norm EN 16931) wurden Inhalte und Formate des Datensatzes für E-Rechnungen europaweit einheitlich festgelegt. Auf dieser Basis wurde in Deutschland 2018 das E-Rechnungsgesetz verabschiedet. Demnach verpflichtet der Bund seine Lieferanten zur Sendung der Rechnungen ausschließlich in elektronischen Formaten.
Aber was bedeutet das im Detail?
Unter der Lupe: Papier- versus E-Rechnung
Grundsätzlich unterscheidet man die Rechnungen nach verschiedenen Rechnungsformaten. Dabei ist nicht jede elektronisch versendete Rechnung auch gleich eine E-Rechnung. Einfach eingescannte Rechnungen, PDF oder FAX Rechnungen beispielsweise gelten gemäß Definition der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht als E-Rechnungen.
Wo genau liegen die Unterschiede?
Papier-Rechnung
Ganz klassisch und traditionell (und „auf dem absteigenden Ast“): die Papierrechnung. Eine bildhafte Rechnung, die keine elektronische Weiterverarbeitung der Informationen ermöglicht. Auch eingescannt liegen die Daten lediglich als Bild, nicht aber strukturiert vor. Die Daten aus der Rechnung müssen manuell oder mit Hilfe von Texterkennungssysteme bzw. OCR (=optical character recognition) in die digitalen Systeme überführt werden.
Bildhafte Rechnung (Formate wie .pdf, .tif, .jpg, .docx)
Oftmals wird die PDF Rechnung bereits als E-Rechnung bezeichnet. Klar: sie wird zwar elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. ABER: zur Weiterverarbeitung der Daten müssen auch hier alle Informationen manuell oder mit Hilfe von Texterkennungssysteme in die Softwaresysteme übertragen werden.
E-Rechnung
Die E-Rechnung nach EU Norm (EN 16931) ist eine in einem „strukturierten“ Format ausgestellte, übermittelte und empfangene Rechnung, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Strukturiert bezieht sich dabei auf die technische Strukturierung. Man unterscheidet dabei zwischen
- strukturierten Formaten, wie beispielsweise XRechnung, EDI (UN/EDIFACT) oder XML, die nicht für den Menschen lesbar sind und
- hybriden Formaten ( z.B. ZUGFeRD), welche sowohl für den Menschen, als auch für Maschinen lesbare Daten enthalten.
Die Rechnungsdaten können in verarbeitenden Systeme (z.B. in ERP-Systemen oder mittels Buchhaltungssoftware) direkt importiert werden.
Easy going: E-Rechungen in advanter®
Hinsichtlich der E-Rechnungen sind Sie mit den entsprechenden advanter® Modulen perfekt aufgestellt:
advanter® Modul „Schnittstelle ZUGFeRD“
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Dahinter steht ein branchenübergreifendes Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch, bei welchem eine XML-Datei im PDF eingebettet ist.
Im advanter® Modul werden gemäß ZUGFeRD die Rechnungen einmal im für Menschen lesbaren PDF Format und einmal im für Maschinen lesbaren XML Format generiert. Dabei ist XML im PDF eingebettet). Die Datei kann dann – je nach Vorliebe und Einstellung automatisiert aus dem advanter® Beleg als E-Mail oder manuell via lokalem Mailclient versendet werden.
advanter® Modul „XRechnung“
Das Modul ermöglicht die Generierung Ihrer Rechnungen im XRechnungs-Format per simplen Klick. Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist ein rein strukturiertes Dokument – ergo für den Autonormal-Bürger nicht lesbar.
Die XRechnung ist der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung und somit seit Ende November 2020 Pflicht für alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber.
Vorteile der E-Rechnungen
In Anbetracht der wachsenden Anforderungen an das Rechnungswesen sowie das Datenhandling im Allgemeinen liegen die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung auf der Hand:
- Bis zu 80 % Zeitersparnis
- Kostenersparnis, z.B. für Papier und Drucker
- Geringere Umlaufzeit von bis zu zwei Tagen weniger
- Minimierung von Fehlerquoten, Steigerung der Arbeitsqualität
- Besserer Überblick über Zahlungsein/-ausgänge, dadurch steigende Produktivität, Beschleunigung der Prozesse
- Generelle Steigerung der Transparenz (alle Dokumente sind digital verfügbar und können universell abgerufen werden; kein Suchen mehr nach einzelnen Papieren in Ordnern)
- Verbesserte Flexibilität / Mobilität / des mobiles Arbeitens / Steigerung der Autonomie der Beschäftigten
- Optimierung des Verwaltungsaufwandes
- Steigerung der Nachhaltigkeit
- Verbesserte Compliance: Standardisierte Prozesse, digital unterstützt, geben Rechtssicherheit.
Die E-Rechnungsformate erfüllen die Richtlinien des Datenschutzes im Sinne der DSGVO und das Gesetz zum Schutz der Geschäftsgeheimnisse (GeschGehG) sowie der GoBD innerhalb Deutschlands und der europäischen Union. Sie garantieren beispielsweise maschinelle und menschliche Lesbarkeit gleichermaßen und lassen sich GoBD-konform archivieren. - Chancen nutzen, flexible Handlungsmöglichkeiten sichern durch die Möglichkeiten einer jederzeit aktuellen und an jedem Ort verfügbaren Datenbasis im Rechnungswesen. Nur so kann ein Unternehmen zukunftsorientiert und zeitgemäß agieren.
Die Zukunft ist bereit für E-Rechnungen! Seien auch Sie es!
Die gesammelten Vorteile der E-Rechnungen sind beeindruckend. Und vielschichtig! Mit der EU als Treiber ist es naheliegend (und auch nachvollziehbar), dass das Thema früher oder später alle Bereiche des rechnungsbasierten Lebens einholen wird.
Also heißt es einmal mehr:
Nutzen Sie Ihre Chancen und starten Sie jetzt in das digitale Rechnungswesen!!
Get ready for E-Invoicing! advanter® unterstützt dabei!
Möchten Sie mehr erfahren über unsere Module „Schnittstelle ZUGFeRD“ und X-Rechnung?
Wir beraten Sie gern dazu und freuen uns auf den Weg mit Ihnen ins Zeitalter der der Digitalisierung!
