Kalkulation in Druckereien - die Basis für eine gute Marge

advanter special – Kalkulation in Druckereien

In der heutigen Zeit, in der der Wettbewerb in der Druckbranche immer stärker wird, ist eine effektive Kalkulation von entscheidender Bedeutung. Eine präzise Kalkulation ermöglicht es, die Kosten für Druckaufträge zu ermitteln und angemessene Preise festzulegen. Nur so können Druckereien ihre Leistungen wettbewerbsfähig anbieten und gleichzeitig rentabel arbeiten. Die Kalkulation der Aufträge ist die Basis für die Marge. Dreh- und Angelpunkt für den Erfolg. Nur wer hier ganz genau hinschaut, nachjustiert und optimiert, kann dem stetig wachsenden Preisdruck standhalten.

Die Kalkulation – Basis für eine gute Marge

Die Kalkulation in Druckereien umfasst zahlreiche Faktoren. Dazu gehören unter anderem die Materialkosten (Papier, Tinte, Farben und andere Verbrauchsmaterialien), die Personalkosten, die Maschinenkosten sowie Maschinenlaufzeiten. Allesamt beeinflussen den Gesamtpreis eines Druckauftrags. Sie müssen sorgfältig kalkuliert und miteinander abgewogen werden.

Moderne Kalkulationssoftware hilft dabei, die Kalkulationen effizient und genau durchzuführen. Dazu werden alle für den Druckauftrag relevanten Kostenfaktoren über die Software eingegeben, um automatisch die Gesamtkosten zu berechnen.

In advanter können darüber hinaus mit der Kalkulation verschiedene Szenarien für die Umsetzung des Auftrages simuliert werden. So kann die Kalkulation perfekt auf die maximale Marge hin optimiert werden. Denn schon die Veränderung kleinster Stellschrauben kann sich auf die Rentabilität des Gesamtprojektes auswirken.

Kalkulation optimiert auf spezielle Anforderungen

Die Aufträge in einer Druckerei sind sehr vielfältig. Eines aber haben sie alle gemeinsam: es muss schnell gehen. So bleibt häufig für die detaillierte Kalkulation viel zu wenig Zeit. Ganz klar: Je besser die digitale Unterstützung funktioniert und auf die Anforderungen des Unternehmens und die Art des Auftrages angepasst ist, umso schneller und effizienter kann kalkuliert werden.

Kalkulation im Standardtagesgeschäft – einfach & schnell

Bei der Anfrage von Standardaufträgen muss es von Anfang an besonders schnell gehen. Daher sind Standardprodukte in advanter als „Sets“ definiert. Dabei sind die relevanten Positionen, die zur Produktion des angefragten Standardproduktes nötig sind, bereits dem Produkt als „Set“ zugeordnet.

Kalkulation: Artikelauswahl über definierte Sets
Kalkulation: Artikelauswahl über definierte Sets

Das Set „Messerückwand auf Dekotex“ beispielsweise beinhaltet die für die Produktion des Produktes notwendigen Parameter: UV-Druck, CNC-Zuschnitt und Konfektion mit Hohlsaum, etc.:

Beispiel Set: Messerückwand auf Dekotex
Beispiel Set: Messerückwand auf Dekotex

Das Set „Roll-up“ dagegen enthält in unserem Beispiel die Positionen Dateneinrichtung, Druck auf PVC Plane, Zuschnitt und Roll-up:

Beispiel Set Roll Up
Beispiel Set: Roll-up

Die Positionen der Sets sind mit den zugehörigen Geldwerten hinterlegt. So sieht man in der Positionsübersicht exakt, wie sich der Endpreis zusammensetzt. Maße und Menge können dabei individuell eingestellt werden

Für die Kalkulation von Standardprodukten werden ganz einfach die angefragten Sets ausgewählt und nach Maßen und Mengen angepasst. advanter kalkuliert automatisch die ausgewählten Parameter und erstellt die entsprechenden Angebotspositionen.

Mit Festlegung der Angebotspositionen ist automatisch auch der Fahrplan für die anstehende Produktion erstellt: die Reihenfolge der Angebotspositionen definiert die optimale Abfolge für die Produktion.

Zudem werden mit der Hinterlegung der finalen Kalkulationspositionen die benötigten Materialien im Lager für die Produktion dieses Auftrages reserviert. Bei Nicht-Verfügbarkeiten erfolgen entsprechende Rückmeldungen.

Kalkulation von Sonderanfertigungen – anspruchsvoll und individuell

Nicht selten ergänzen besondere Anforderungen das Standardtagesgeschäft. Oder aber komplett neue Projekte nach innovativen und individuellen Kundenwünschen stehen an.

Um hier optimal zu kalkulieren, können in advanter die einzelnen Parameter der Sets individuell angepasst werden. Über die Positionsliste im Auftrag lassen sich alle relevante Position der Sets anpassen und nachjustieren: Für die Messerückwand beispielsweise werden zusätzlich 30 mm Hohlsaum benötigt? Kein Problem! Direkt über das Bearbeitungs-Icon an der entsprechenden Position kann alles eingestellt werden. Es öffnet sich ein Fenster mit vielfältigen Möglichkeiten zur Anpassung der Verarbeitungsmodalitäten und der Formate:

Beispiel: Details zu einer Positionsliste aus dem Set
Beispiel: Details zu "Verarbeitung und Formate" aus der Position "UV Druck auf Dekotex" (Set "Messerückwand auf Dekotex")

Auch können hier sonstige Hinweise zur Verpackung oder zum Produkt ergänzt werden. 

Die Parameter für die Kalkulation werden angepasst und advanter rechnet automatisiert das geänderte Zielformat in die passenden Druck- und Zuschnittsformate um. Immer optimiert auf den bestmöglichen Nutzen: minimale Materialkosten und minimaler Verschnitt.

Zu jeder Position können Sie sich alle Details anzeigen lassen und nach Ihren Anforderung anpassen:

Details zur Position "Zuschnitt" aus dem Set "Messerückwand auf Dekotex"
Beispiel: Details zur Position "Zuschnitt" (Set "Messerückwand auf Dekotex")

Margenoptimierung? Geht immer!

Das Feintuning jeder einzelnen Angebotsposition ist ausschlaggebend für die Optimierung Ihrer Marge.
Für einzelne, veränderbare Positionen des Sets werden in der Kalkulation die Bereiche Material, Druckzeit und Farbverbrauch angezeigt:

Details zur Position UV Druck
Beispiel: Details zur Position "UV Druck auf Dekotex" aus dem Set "Messerückwand auf Dekotex"

Alle Parameter sind mit Formeln hinterlegt. So berechnen sich die Geldwerte entsprechend der neuen Eingaben. Die Kosten für jede einzelne Position werden übersichtlich veranschaulicht. Weitere Informationen zu Verschnitt, Effizienz und Zeit und Verbrauchskosten werden deutlich.

Zum Vergleich: unten im Bild ist die Auswirkung der Änderung der Ausrichtung auf die Kosten und die Dauer des Projektes zu sehen. Dreht man die Formate und ändert somit die Ausrichtung des Motives auf der Druckfläche, verändert sich der Nutzen:

Details zur Position UV Druck mit veränderter Ausrichtund der Motive
Details zur Position UV Druck mit veränderter Ausrichtung der Motive auf der Druckfläche

Schnell wird deutlich: mit der veränderten Ausrichtung erhöhen sich Produktionszeit und Verschnitt immens. Die Effizienz des Auftrages sinkt.

Initial schlägt advanter immer die optimale Produktionsrichtung vor.

Auch wenn ein Festpreis mit dem Kunden bereits abgestimmt ist, lässt sich mit Hilfe von advanter jede einzelne Position für die Produktion im Detail feinkalkulieren und meistens auch optimieren. Ein klares Plus für Ihre Marge!

Exkurs Plattenkalkulation

Bei dem Druck auf Aluplatten bietet advanter weitere Optimierungsmöglichkeiten:

Bei der Auswahl der für den Auftrag relevanten Sets werden direkt die zur Verfügung stehenden Platten angezeigt. Sortiert nach Ihrer Effizient hinsichtlich der Materialausnutzung.

Hier kann nun verglichen werden: mit welchen Platten wird das Material bestmöglich ausgenutzt? Welche Kosten entstehen mit welchen Formaten? Und: Welche sind überhaupt im Lager verfügbar?

Nach Auswahl der gewünschten Platten werden die Positionen direkt in die Kalkulation und den Auftrag übernommen. Die gewählten Materialien werden im Lager reserviert und dem Auftrag zugeordnet. 

Kalkulation von Aluplatten in advanter
Kalkulation von Aluplatten in advanter

Fazit

Gerade bei hohen Auflagen können kleinste Parameter eine große Auswirkung haben. Die Konsequenz einer fehlenden oder ungenauen Kalkulation ist fast immer eine geringere Marge und damit eine nicht genutzte Chance zur Optimierung der Produktion.

Manchmal kann dabei selbst die Veränderung von kleinsten Stellschrauben Ihren Gewinn steigern. Denn die Chance Ihre Marge zu verbessern steckt in jedem einzelnen Auftrag!

Wie können wir Sie unterstützen?

Erleben Sie in einer persönlichen Online-Live-Demo, wie Sie advanter in Ihrem Business einsetzen und auch Ihre Prozesse optimieren können. Wir unterstützen Sie gern dabei, den Blick auf das große Ganze oder auch kleinste Details zu schärfen.

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