advanter special – Datenhandling in Druckereien

advanter special – Datenhandling in Druckereien

Viele Abläufe in einer Druckerei sind komplex, sehr vielfältig und hohen Ansprüchen ausgesetzt. Unterschiedliche Arten von Aufträgen, zum Beispiel Kampagnenaufträge mit Hunderten von Bilddateien, treffen auf hohen Zeit- & Kostendruck sowie maximale Qualitätsansprüche. Über verschiedene Tools hinweg müssen Informationen über Motive erfasst, verarbeitet und zuverlässig übertragen werden. 

Daten, Dateien, Motive – die Basis der Aufträge

Daten, Dateien und Motive sind für Druckereien die zentralen Elemente der Aufträge. Das Datenhandling ist ein hochsensibles und komplexes Thema, denn zum einen müssen die Daten sicher übertragen und gespeichert werden. Zum anderen werden häufig riesige Datenmengen übertragen, die ausreichend Kapazitäten beanspruchen. Für große Kampagnen beispielsweise werden nicht selten mehrere hundert Dateien übertragen. Diese gilt es dann nach der Übertragung weiterzuverarbeiten und zuzuordnen. Und das möglichst mit minimalem Aufwand und ohne Reibungsverluste. Die Dateien und alle Informationen dazu müssen über den gesamten Prozess hinweg bis zur Auslieferung des Endproduktes zum jeweiligen Endkunden stets vollständig, aktuell, gut strukturiert und leicht auffindbar sein.

Das Datenhandling erfordert zudem passende Schnittstellen für die nahtlose Weitergabe und Übermittlung der Daten inklusive aller zugehörigen Information.

Die Anfrage – Start einer neuen Kampagne

Der Prozess startet mit der Preisanfrage eines Kunden. Die Vorkalkulation erfolgt meistens nach den geschätzten Angaben der Kunden. Details oder finale Angaben zum Lieferverteiler oder zur Motivanzahl liegen häufig noch nicht vor. Kalkuliert wird zunächst oft auf Basis von Erfahrungswerten.

Je nach Umfang der Kampagne werden weitere Informationen zum Auftrag (beispielsweise welches Land, welche Filiale bekommt welche Motive in welchen Mengen und Ausführungen) in einer Excel-Liste bereit gestellt. Diese Infomrationen können schnell und einfach in advanter importiert und zur Auftragsanlage genutzt. Für eine finale Kalkulation oder gar die Einschätzung der Marge reicht dies aber meistens nicht aus, denn die finalen Details für den Auftrag ergeben sich erst mit den Druckdateien…. die viel zu oft erst kurz vor Produktionsstart eintreffen.

Nicht selten startet ein Projekt schon in dieser Phase. Aber auch jetzt kann advanter schon Aufwände für die Analyse oder das Projekthandlung erfassen. Mit finaler Auftragserteilung wird auf Basis des Angebotes der Rahmen für die kommende Produktion fest gelegt.

Die Anlieferung der Dateien

Der Zeitdruck ist groß, denn die Motive werden – wie so oft – erst kurz vor Produktionsstart übermittelt. Auf Basis der vorliegenden Eckdaten wird die Produktion eingeplant.

Die Produktionsdateien treffen auf verschiedenen Wegen in der Druckerei ein. Nicht selten werden nun große Datenmengen mit Hunderten von Dateien transferiert. Verschiedenste Formate in unterschiedlichsten Auflösungen finden Ihren Weg zum Drucker.

Die Anlieferung der Daten - der Weg der Datei zur Druckerei
Die Anlieferung der Daten - der Weg der Datei zur Druckerei

Die Vorbereitung der Dateien

Nachdem die Dateien angekommen sind, können diese im advanter DMS-Verzeichnis zwischengespeichert werden. Kurz vor der Produktion werden die Dateien entweder mit advanter oder von der Grafikabteilung ins Produktionsverzeichnis verschoben.

Ablage der Produktionsddateien
Ablage der Produktionsdateien in advanter

Die Zuordnung von Motiven zu Auftragspositionen – schnell und einfach mit advanter

Einzelne Dateien werden per Hand den zugehörigen Auftragspositionen zugeordnet. Bei großen Kampagnen aber stößt man schnell an die Grenzen der Handhabbarkeit – zumindest, wenn Zeit und Qualität eine so bedeutende Rolle im Projekt spielen.

Mit advanter erfolgt die Zuordnung der Auftragsposition zu den bestellten Motiven ganz einfach anhand des Motiv- oder Dateinamens: 

Zuordnung von Dateien oder Motiven zu Auftragspositionen
Zuordnung von Dateien oder Motiven zu Auftragspositionen

Integration von Workflow-Systemen

Nachdem die bestellten Motive alle Angaben für die Produktion (inkl. Dateizuordnung) tragen, kann der Auftrag über ein XML-Format direkt aus advanter heraus einer Workflow-Software (z.B. Switch, ESKO, oneVision, tFlow, Durst) zur Verfügung gestellt werden.

Die Bearbeitung der Dateien erfolgt in der Workflow Software (oder auch manuell über die Grafikabteilung).

Die Workflow Software prüft die Dateien anhand der Informationen aus der XML und führt bei Bedarf automatisiert Konvertierungen gemäß der Druckanforderungen (Größe, Zugaben, Profile, etc.) durch. Dateien, die für eine manuelle Bearbeitung gekennzeichnet sind, werden gesondert abgespeichert. Eine entsprechende Mail informiert die Grafikbearbeitung über die notwendige manuelle Bearbeitung. Auch bei Fehlern werden Benachrichtigungen gesendet. 

Außerdem erstellt die Workflow-Software Vorschaubilder (Thumbnails) und speichert diese in dem Produktionsverzeichnis neben den Druckdateien ab. Die Vorschaudateien werden später von advanter für das Labeling der Motive und Pakete genutzt.

 

Der Weg der Daten bis zum Druck
Der Weg der Dateien bis zum Druck

Im Anschluss an die Fertigstellung der Dateien durch die Workflow Software oder die Grafikabteilung erfolgt die Fertigmeldung inklusive Reporting und Feedback zur Dauer der Grafikbearbeitung an advanter, wo die Informationen zur Aktualisierung der Marge verarbeitet werden. 

Nach Umformung der Dateien wird direkt aus der RIP Software heraus der Druck gestartet.

Wie können wir Sie unterstützen?

Erleben Sie in einer persönlichen Online-Live-Demo, wie Sie advanter in Ihrem Business einsetzen und auch Ihre Prozesse optimieren können. Wir unterstützen Sie gern dabei, den Blick auf das große Ganze oder auch kleinste Details zu schärfen.

ERP hautnah: advanter in der Praxis