Branchensoftware Druckerei: In 10 Schritten von der Anfrage zur Produktion

Branchensoftware Druckerei: In 10 Schritten von der Anfrage zur Produktion

In der Druckindustrie geht es oft um jeden Euro. Einsparpotenziale beim Material sind längst ausgeschöpft, in der Produktion machen Ihre Mitarbeiter einen effizienten Job. Wo können Sie also noch sparen? Wir sagen es Ihnen: Beim Auftragsmanagement. Es macht einen erheblichen Unterschied, ob Sie 10 bis 15 Minuten für einen einzelnen Standardauftrag brauchen oder nur ein paar Minuten. Auf das Jahr gesehen sind das eine ganze Menge und oft unterschätzte Arbeitsstunden, die Ihre Mitarbeiter in der kaufmännischen Verwaltung sicherlich anders nutzen können.

Wie schnell Sie einen Auftrag von der Kundenanfrage bis zur Produktion durchlaufen lassen, zeigen wir Ihnen anhand eines Beispiels aus unserer ERP-Software advanter® print+sign.

Schritt 1: Ankommende Kundenanfrage per E-Mail wird zugeordnet

Eine E-Mail (z.B. eine Anfrage) kommt an und wird über die automatische Adresszuordnung einem bestehenden Adressdatensatz in der ERP Branchensoftware für Druckereien  bzw. im advanter® print+sign zugeordnet.

Schritt 2: E-Mail mit dem integrierten Menüpunkt „Angebot anlegen“

Durch die automatisch erfolgte Zuordnung der E-Mail zu einem Adress-Datensatz kann aus der E-Mail heraus sofort ein Angebot oder ein Auftrag für die entsprechende (zugeordnete) Adresse angelegt werden. Dabei werden sämtliche relevanten Beleg-Kopfdaten aus dem Adress-Datensatz übernommen.

Schritt 3: Der Angebotskopf wird generiert

Aus der E-Mail heraus wird mit zwei Mausklicks ein Angebot (Angebotskopf) erstellt. Diesem Angebot werden nun noch Positionen zugewiesen werden.

Schritt 4: Angebotsposition mit Setnummer einfügen

Bei der Positions-Erfassung helfen sogenannte „Sets“. Durch die Eingabe einer Set-Nummer (hier „#rl80“ im Feld Artikel Nr.) wird die ERP-Software veranlasst, die einzelnen Set-Positionen einschließlich ihrer Abhängigkeiten zueinander in den Auftrag zu laden. Dabei wird der so erzeugten Artikel-Gruppe ein „Titel“ zugewiesen, über welche die Positionen als Gruppe zusammengehalten werden.

Schritt 5: Standardset wird in Set-Positionen aufgelöst

Nach der automatischen Auflösung des Sets erscheinen alle Set-Positionen in der logisch richtigen Reihenfolge und in der Positions-Liste des Angebots. Dieses kann nun mit verschiedenen Optionen ausgedruckt oder per E-Mail an den Kunden geschickt werden.

Schritt 6: Angebot wird zum Auftrag umgewandelt

Nachdem der Kunde das Angebot angenommen hat, wird aus der Offerte mit nur zwei, höchstens drei Mausklicks das Angebot zu einem Auftrag weitergeführt. Das zweite Bild zeigt die Positionsübernahme in einem Zwischenschritt.

Schritt 7: Auftragspositionen mit Kostenstellen-Anzeige, vor Freigabe

Die Positions-Liste im Auftrag beinhaltet nun auch Informationen zu den hinterlegten Kostenstellen (= Abteilungen/Maschinen für die Produktion) sowie einige andere Informationen (z.B. Abhängigkeiten der einzelnen Produktionsschritte voneinander).

Schritt 8: Liefertermin definieren & Freigabe erteilen

Dem Auftrag muss nur noch ein Lieferdatum zugewiesen und eine Freigabe (zweiter Screenshot) erteilt werden.

Schritt 9: Auftragspositionen werden für die Produktion geplant

Bevor die Freigabe erteilt wird, können die einzelnen Produktionsschritte für die jeweiligen Abteilungen vorgeplant werden (im Idealfall nur zwei Mausklicks).

Schritt 10: Auftrag geht in die Produktion

Durch die Planung der Auftragspositionen für die Produktion und die anschließende Auftrags-Freigabe, stehen alle Auftragspositionen in der Produktion als „fertige“ Planungspositionen zur Verfügung. Hier können nun entweder Planänderungen vorgenommen werden (Änderung der Kostenstelle, Änderung des Produktionsdatums, ggf. per Drag’n Drop); ebenso kann der Produktionsmitarbeiter hieraus den Job „starten“ und so die Erfassung der BDE-Zeiten auslösen.

Der zweite Screenshot zeigt eine Beispielansicht von Auftragspositionen in einer Kostenstellenliste

Sie sehen, mit Sets führen Sie den Auftragdurchlauf sehr schnell durch. Analog zur Umwandlung von einem Angebot zum Auftrag kann auch ein Lieferschein und eine Rechnung erstellt werden. Mit einer ERP Branchensoftware für Druckereien kein Problem mehr.

Kostenfreier PDF-Download:

Wie Sie als Chef neben Ihrem Tagesgeschäft eine ERP-Software einführen (lassen)