Digitaldruck Kalkulation: So haben Sie Ihre Kosten im Griff

Wenn Digitaldruckereien mit ihren Kunden feste Verkaufspreise bzw. Staffelpreislisten vereinbaren, verlassen sich einige zu sehr auf ihr Bauchgefühl. Ob sich ein Rahmenvertrag tatsächlich lohnt, beurteilen sie auf Basis eigener Erfahrungswerte und seltener aufgrund belastbarer Zahlen. Damit begeben sie sich in einen Blindflug mit offenem Ausgang. Wir erklären in diesem Beitrag mögliche Ansatzpunkte, mit denen eine beschleunigte und detaillierte Kalkulation der Kosten im Digitaldruck möglich ist – auch bei Kleinstauflagen.

Nicht jedes Format wirft Profit ab. Dennoch lohnen sich auch Rahmen eines Festvertrags feinere Kostenkalkulationen, um eine Aussage über produzierte Flächen, erwirtschaftete Verkaufspreise und Kosten in den Gewerken zu ermitteln. Dadurch können Digitaldruckereien ihre ineffizienten Arbeitsprozesse schneller aufdecken. Auch die wirtschaftliche Sinnhaftigkeit der vereinbarten Verkaufspreise kann regelmäßig überprüft und gegebenenfalls neu verhandelt werden. Um dies zu ermöglichen, sind druckspezifische Kalkulationsparameter wie Flächenberechnung (qm-Preise), Randbearbeitung (lfm-Preise) zwingend notwendig. Auch wenn die Zeit für eine Detailkalkulation eigentlich nicht ausreicht oder sich der Aufwand aufgrund eines kleinen Auftragsvolumen auf den ersten Blick nicht lohnt.

Wie gelingt es trotzdem?

Bevor es zur eigentlichen Kostenkalkulation kommt, sollten zunächst einige grundlegende Arbeitsprozesse hinterfragt und optimiert werden.

Einen großen Spielraum bietet dabei die Verwaltung. Auftragseingänge sollten schnell erfasst werden, damit sie für die Produktion und für die Generierung nachfolgender Belege wie Lieferscheine und Rechnungen genutzt werden können. Dabei müssen Doppelerfassungen unbedingt vermieden werden, da hierfür viel Zeit aufgewendet wird und die Fehlerquote sehr hoch ist. Doch auch bei einer beschleunigten Bearbeitung der Druckaufträge, muss eine nachvollziehbare und einheitliche Struktur der einzelnen Positionen gewahrt bleiben, da sie für die Produktionsplanung und internen Zuteilung genutzt werden muss. Diese Vorgehensweise sollte bei allen Aufträgen dieselbe sein, egal wie hoch der Auftragswert oder die Komplexität ist.

Wie sieht eine kaufmännische korrekte und detaillierte Kalkulation der Kosten im Digitaldruck aus?

Die individuelle Preiskalkulation im Digitaldruck

Bei Einzelaufträgen ohne Preisvorgabe haben Digitaldrucker mehr Gestaltungsfreiheit. In der Regel lohnt sich daher ein größerer kaufmännischer Verwaltungsaufwand. Dabei werden die Produktions- und Materialkosten branchenspezifisch fein kalkuliert. Dabei können Besonderheiten wie die Bestimmung der Druckrichtung zur Materialoptimierung oder der Tintenverbrauch beachtet werden. Man kann somit individueller auf spezifische Kosten eingehen.

Bei der Kalkulation von individuellen Objekten ohne Festpreisvereinbarung sollte die Kalkulationssoftware diese Optionen zur Feinkalkulation bieten:

• Wahl einer Druckmaschine
• Wahl des Materials
• Optimierung von Materialausnutzung
• Beachtung von Produktionsmodi zur Zeit -/ Kostenberechnung
• Beachtung von Vorleistungen wie Datenbearbeitung, Testdrucke etc.
• Weiterverarbeitung wie laminieren, kaschieren, zuschneiden nach Maschine, Material, Zeit, Personalzeit
• Ermittlung der Herstellkosten für ein Produkt
• Berechnung eines Verkaufspreises

Die individuelle Preiskalkulation ist die kaufmännische korrekte Herangehensweise und theoretisch bei jedem Auftrag wünschenswert. Insbesondere bei kleinen Mengen und enger Rahmenverträge bleibt dafür aber keine Zeit. Deswegen ist sie für eine schnellere Kostenkalkulation eher ungeeignet.

Damit Digitaldrucker auf die ausgeklügelten Funktionen einer professionellen Kalkulationssoftware nicht verzichten müssen und trotz geringer Ressourcen den Überblick behalten, bietet sich eine weitere Möglichkeit an:

Kostenkalkulation mit vordefinierten Sets

Die Angebotserstellung wird im Rahmen der Preisvereinbarung mit den Kunden halbautomatisiert. Dabei werden Leistungen in Vorbereitung auf die Auftragsplanung und unter Beachtung der Festpreisvereinbarung modular zusammengestellt. Später werden die Sets zur Vereinfachung der Angebotserfassung aufgerufen und durch Vertriebsmitarbeiter einheitlich in das Angebot eingefügt. Das reduziert die Bearbeitungszeiten erheblich und sorgt für eine klare und konsistente Kostenstruktur.

Detailliert kalkuliert, das Nötigste gezeigt.

Eine exakte, interne Kalkulation auf Basis vordefinierter Sets erspart Mitarbeitern nicht nur viel Zeit. Es bereitet zudem auch alle weiteren Arbeitsschritte in der Produktion vor. Jedoch kommt es nicht selten vor, dass Kunden mit den detaillierten Angeboten bei der Konkurrenz anklopfen und ein Gegenangebot einholen. Um dies vorzubeugen, kann die Ausgabe des Angebots zum Kunden so grob erfolgen, dass kein Mitbewerber die Produktionsart erkennen kann.