9 Einsparpotenziale durch Automation in einer Druckereisoftware

Wir haben neun Potenziale aufgedeckt, mit denen eine effektive Prozessoptimierung durch Automatisierung möglich ist:

1. Aus E-Mails automatisch Angebote generieren.

Ein Ziel einer modernen Druckereisoftware ist es, die Zahl der verwendeten Tools im Unternehmen zu reduzieren. Alle Tätigkeiten im Tagesgeschäft werden idealerweise in einem System durchgeführt. Deswegen ist bei vielen Softwarelösungen ein E-Mail-Client integriert. So können E-Mails empfangen oder versendet werden. Eingehende E-Mails werden automatisch dem passenden Kontakt zugeordnet und Inhalte der Mail für neue Arbeitsschritte übernommen. Beispielsweise zur Erstellung eines Angebots.

2. Angebote automatisiert in Aufträge umwandeln.

Eine beliebte Fehlerquelle ist das manuelle Anlegen von Auftragsbestätigungen aus Angeboten. Der klassische Weg ist: Der Vertrieb schreibt das individuell-formuliertes Angebot und bittet die Kollegen im Innendienst um die Erstellung einer Auftragsbestätigung. Einfacher ist es, wenn Angebote mit feststehenden Positionstexten und wenigen Klicks in Aufträge umgewandelt werden. Das reduziert Fehler, Missverständnisse und fördert die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.

3. Aufträge für die Produktion freigeben und terminieren.

Ist der Auftrag durch den Kunden freigegeben, können die Auftragspositionen in die Produktion überführt werden. Die Voraussetzung dafür ist, dass die vorherigen Belege bereits „produktionsfähig“ angelegt sind. Die Produktionsaufträge können anschließend termingerecht eingetaktet werden. So können Eilaufträge prioritär behandelt oder ähnliche Druckaufträge gekoppelt werden.

4. Fertiggestellte Produkte ohne manuelle Eingabe etikettieren.

Nachdem die Produktion fertiggestellt ist, muss die Ware für den Versand vorbereitet werden. Auch dieser Vorgang kann zeittechnisch optimiert werden. Dabei löst die Druckereisoftware nach Abschluss und Meldung des letzten Arbeitsvorgangs automatisiert den Etikettendruck aus.

5. Adressdaten automatisch in eine Frachtführersoftware übergeben.

Parallel zur Generierung des Lieferscheins können Lieferdaten bzw. Empfängerdaten mittels einer Schnittstelle vollautomatisiert an die Frachtführersoftware übergeben werden. Die Rückkoppelung der Trackingnummer- und -daten in die Druckereisoftware erfolgt ebenso vollautomatisiert.

6. Aufträge automatisch in Ausgangsrechnungen umwandeln und per E-Mail versenden.

Wie bei einem Laufzettel, wandelt eine Druckereisoftware neue Auftragsbestätigungen automatisch zu Ausgangsrechnungen um. Die generierten Rechnungen versenden viele Unternehmen im PDF-Format. Nun steht mit Einführung sogenannter ZUGFeRD-Rechnungen eine weitere Automatisierungsstufe zur Verfügung. Unternehmen, die diese Technologie nutzen, verwenden ab sofort einheitliche und formelle Rechnungsstandards. Im Umkehrschluss: Da jede Rechnung die gleiche Form hat, können Inhalte des Dokuments ohne weiteres Zutun automatisiert erfasst und verarbeitet werden.

7. Fertige Buchungssätze automatisiert an DATEV übergeben.

Eine Druckereisoftware, die das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft in einem Tool integriert, bietet einen großen Vorteil bei der buchhalterischen Erfassung von Rechnungen. Die Software generiert aus Ausgangs- und Eingangsrechnungen automatisch fertig kontierte Buchungssätze. Diese werden automatisiert an eine Software für Finanzbuchführung, wie DATEV übergeben und müssen nicht erneut eingegeben werden.

8. Offene Posten automatisch zuordnen und zur Kreditlimitprüfung übernehmen.

Ein vollintegriertes System ist auch sinnvoll, wenn eine Übersicht der offenen Posten inklusive Status erforderlich ist. Die Werte werden aus DATEV in die Druckereisoftware übertragen und dem passenden Kreditor, Debitor und Posten zugeordnet. Darüber hinaus können die Werte zur Kreditlimitprüfung verwendet werden. Die Druckereisoftware informiert den Anwender automatisch, wenn das eingegebene Limit überschritten wird.

9. Vollautomatisierte Überprüfung der Umsatzsteueridentifikationsnummer

Tippfehler in Umsatzsteueridentifikationsnummern können bei Steuerprüfungen böse Folgen haben. Um dieses Risiko auszuschließen, sollte die Prüfung der Umsatzsteuer-IDs automatisiert stattfinden. Mit einer Schnittstelle zur Website des Bundezentralamts für Steuern wird die Prüfung aus der Druckereisoftware heraus übernommen. Wenn die Prüfung einmal vergessen wird, erinnert die Software an die ausstehende Prüfung. Die stetige Prozessautomatisierung von Arbeitsvorgängen ist nicht nur großen Unternehmen vorbehalten. Auch für kleinere und mittlere Unternehmen hält sie sehr viel Potenzial zur Einsparung von Ressourcen bereit. Die Liste kann unendlich weitergeführt werden. Wichtig ist dabei, dass die konkreten Automatisierungsansätze zu den individuellen Unternehmensprozessen und den Menschen im Unternehmen passen.