Die Logistikprozesse in Druckereien sind so vielfältig, wie die Aufträge. Und auch hier gilt: Alles muss perfekt durchdacht, eingebunden und transparent sein, um „in time, budget and quality“ zu sein. Daneben gilt es, die logistischen Prozesse optimal zu planen, um Lagerkapazitäten und -auslastungen dauerhaft zu optimieren. Je größer und komplexer die Aufträge, um so komplexer auch die logistischen Anforderungen.
Es ist heute mehr denn je essentiell, dass Druckereien ihre Logistikkosten überwachen, potentielle Effizienzsteigerungen identifizieren und Kosteneinsparungen realisieren. Denn auch in diesen Bereichen verbergen sich häufig wichtige Optimierungspotentiale, die bei der Marge das sprichtwörtliche “Zünglein an der Waage“ bedeuten können. Da kann es für die Effizienz des Auftrages schon mal ausschlaggebend sein, wie genau man die im Bereich Logistik entstandenene Zusatzkosten auswertet. Denn nicht selten schlagen genau solche Zusatzkosten gravierend zu Buche und verderben die kostbare Marge.
Mit digitaler Unterstützung sind Sie bestens gewappnet, um auch im Bereich Logistik die schlummernden Schätze in Ihren Prozessen zu entdecken. Oft erweist sich advanter dabei als wahrer „Margen-Spürhund“ 😉. Also:
Auf zur Schatzsuche in der Logistik!
„Schatzsuche in der Logistik….. das ist doch vielleicht etwas übertrieben“, mögen sich viele Leser nun denken. Und sicher: wie jeder weiss, wird nicht immer jeder Schatzsucher fündig. Aber es gewinnt schliesslich auch nicht jeder im Lotto und doch spielen Tausende von enschen immer wieder. Mit weitaus weniger Chancen auf Erfolg.
Also: nutzen wir die Chance! Wir nehmen die Fährte des Auftrags aus und begeben wir uns mit unserem Margen-Spürhund advanter auf eine imaginäre Schatzsuche in den Bereich Logistik.
Auftragseingabe durch Sachbearbeiter
In der Auftragssachbearbeitung oder über den Innendienst wird der Auftrag eingegeben. Neben den Details zum eigentlichen Produktionsauftrag können auch hier bereits die vorab bekannten Informationen zum geplanten Versand eingegeben werden. Entweder hat der Kunde bereits Wünsche zu Verpackungs- oder Versandart mitgegeben oder aber es werden Schätzwerte hinterlegt. Diese werden in der advanter „Versand- und Frachtkostenliste“ hinterlegt.
Für viele Standard-Auftragsarten, wie beispielsweise Messegeschäft oder Kampagnen, sind die Angaben zu Verpackung und Versand bereits im System hinterlegt. So werden mit Auswahl der Auftragsart die Verpackungsdetails als Vorschlag vorbelegt.
Das Material kann von hier aus direkt hinsichtlich der Verfügbarkeit geprüft und entsprechend im Lager gebucht werden.
Mit allen Infos in der Jobtasche geht der Auftrag weiter in die Produktion. Der Auftrag wird gedruckt.
Produktionsabschluss
Die Produktion der Druckware(n) ist abgeschlossen. Dies wird in advanter per Fertigmeldung digital bestätigt. Aus dem Aktionsmenü heraus lassen sich nun die Etiketten ausdrucken – je nach Anforderung können Produkt- und/oder Motivetiketten und/oder Palettenfahnen gedruckt werden:
Mit Fertigmeldung der Produktion geht parallel die Info an die Sachbearbeitung (oder den Innendienst). 
Der – oder je nach Auftrag auch die Lieferscheine (grundsätzlich gilt: 1 Lieferschein pro Lieferadresse) – wird (bzw. werden) dem Auftrag digital angeheftet sowie in ausgedruckter Form bereit gestellt.
Dies spart später nach dem Packen wertvolle Zeit. Mit dem bereits jetzt (vor-)gedruckten Lieferschein können in der Kommissionierung später die Pakete gepackt werden. Wird am Lieferschein nichts mehr geändert, wird dieser dann direkt mit ins fertige Paket gelegt.
Das zur Verpackung gebuchte Material kann über advanter per Fahrauftrag geordert und zur Kommissionierung bereit gestellt werden. Zeit, Ort, Ablageplatz – alles kann digital vorgeplant werden.
Logistik / Kommissionierung
Die in der Produktion vorgepackten oder gebündelten Warenpakete inkl. Lieferschein(en) und ggf. Kommissionierübergabeschein gehen über an das Gewerk Logistik / Kommissionierung.
Auf Terminals (Ipad, PC, Macbook, Handy, o.Ä. ) wird der Auftrag geöffnet (entweder manuell oder per Scan des QR Codes auf dem Lieferschein).
Parallel zum echten Paket wird im Bereich der „advanter Paketerstellung“ jedes Paket auch virtuell gepackt. Ganz egal, ob die Gesamtlieferung später aus einem oder mehreren Paketen bestehen wird.
Dazu öffet sich die Maske zur Erfassung der Pakete. Hier können – falls noch nicht in der Auftragserfassung geschehen – die Verpackungsmaterialien ausgewählt werden.
Für große Kampagnen kann dies auch als „Masseneinstellung“ für mehrere Lieferscheine gesammelt ausgewählt werden.
Wenn ein Paket fertig gepackt ist, wird es gewogen. Entweder direkt über eine angeschlossene Waage, die das Gewicht in advanter zurückspielt oder auch manuell.
Abschliessend wird ein Paketinhaltsetikett mit allen Details zum Paketinhalt inkl. Größe und Gewicht gedruckt werden:
Besteht der Auftrag aus mehreren Paketen, kann direkt in der Paketerstellung das nächste Paket gepackt werden. Ist der Gesamt-Auftrag fertig gepackt, wird er final „abgeschlossen“.
Schnittstelle Frachtführer oder Multicarrier Software
Mit Abschluss der Kommissionierung geht automatisiert eine Information über eine XML-Schnittstelle an den Versanddienstleiter. Hierbei wird entweder ein Versanddienstleister direkt angesprochen oder aber es ist eine Multicarrier Versandsoftare (zB Heidler, Vlog, Multipress) zwischengeschaltet.
Eine solche Software bietet sich an, wenn man mit verschiedenen Frachtführer zusammenarbeitet. Die Versandsoftware greift auf die Informationen in der XML Datei zu und erstellt eine Tracking Nummer sowie das Versandlabel, welche an advanter übergeben werden. In der Regel in Sekundenschnelle. Sobald das Paket beim Frachtführer eingeladen ist, geht automatisiert eine Versandankündigung inkl. Trackingnummer an den Kunden.
Bei internem Fuhrpark wird die Option „eigener Versand“ ausgewählt und entsprechend geplant.
Und wo ist nun der Schatz???
Teile des Schatzes haben wir schon gefunden: die Kostbarkeiten ergeben sich durch den optimierten Prozess. Dieser ist zu jeder Zeit und in allen Einzelheiten für jeden, der am Auftragsgeschehen beteiligt ist, transparent. Das in „Echtzeitstatus gewerksübergreifende Hand-in-Hand Arbeiten“ spart enorm an Zeit und Kosten. Keine Information geht verloren.
Aber es warten noch weitere, tiefrote „Low Hanging Fruits“, die sich in den Tiefen Ihrer Prozesse verbergen, auf ihre Entdeckung!
Informationsrückspielung & Kostenabgleich – versteckte Diamanten
Lassen Sie uns noch ein wenig weitersuchen in Ihrem Prozess!
Mit Einplanung des Versands werden neben der Trackingnummer auch die vom Dienstleister/Frachtführer veranschlagten Transportkosten in advanter zurück gespielt.
Insgesamt setzten sich die Versandkosten aus zahlreichen Kosten zusammen:
- Transport
- Verpackung
- Arbeitszeit für Logistik
- Diverse Zusatzkosten (z.B. durch Sonderwünsche der Kunden)
Diese sollten Sie nach dem Versand noch einmal analysieren. Denn auf der Reise des Auftrages durch ihr Unternehmen, kann Einiges vergessen worden sein.
Über die „Versand- und Frachtkostenliste“ erhalten Sie wieder die Positionsliste, die alle Positionen für den Frachtführer beinhaltet. Hier sind alle für die gewählte Auftragsart logistisch relevanten Positionen eingeflossen. Sowohl Dienstleistungs- als auch Materialpositionen. Sowohl die Positionen, die bereits mit der Auftragseingabe eingepflegt wurden, als auch alle im Produktionsablauf hinzugekommenen Positionen (interne und externe) sowie Arbeitszeiten und Aufwände direkt aus der BDE.
advanter bietet nun den Vorteil, dass auf einen Blick alle Zusatzkosten nicht nur einsehbar, sondern auch bearbeitbar sind. Es können Positionen genullt und als Pauschalen umgewandelt werden, es können Mehrkosten nachvollziehbar visualisiert werden, es können Mehrkosten in andere Positionen überführt oder Aufschläge hinzuberechnet werden. Optionale Positionen, die bisher vergessen wurden, können direkt in den Beleg eingefügt werden. Nicht gebuchte Kartons können direkt über das Lager nachgebucht werden. Fehlende Belege oder Eingangsrechnungen werden gelistet. Soll- und Ist-Zeiten (diese kommen direkt aus der BDE) für alle Tätigkeiten sind sichtbar und können kontrolliert und nachjustiert werden. Und und und.
Einfach nichts bleibt verborgen.
Die „Verpackungs- und Versandkostenprüfung“ bietet die Möglichkeit, jegliche, sich im Prozessablauf ergebenden Veränderungen zu tracken, zu bewerten und für die exakte Margenberechnung und die Weiterberechnung an den Kunden heranzuziehen. So erfolgt die Berechnung und Auswertung immer nach dem tatsächlichen Verbrauch.
Den Schatz heben: Potentiale nutzen – vergessene Leistungen abrechnen!
Hier bietet sich so viel Potential zur Margen(nach)berechnung. Denn jedes Unternehmen hat ein riesiges Potential an „vergessenen“ Fakturaleistungen. Gerade aus dem Bereich Versand und Verpackung. Die verborgenen Schätze sind da. Manchmal fehlt es nur ein wenig an Übersichtlichkeit, um sie auch zu entdecken. Also: checken Sie Ihren Logistikprozess und suchen Sie nach Ihren Schätzen!
Nach Fertigstellung der Zusammenstellung der Transportkosten kann die Rechnung geschrieben werden. Mit Beträgen für realistische Logistikaufwände, die für Sie und den Kunden nachvollziehbar sind und die für Ihre Marge das „Zünglein an der Waage“ bedeuten können.
Wie können wir Sie unterstützen?
Erleben Sie in einer persönlichen Online-Live-Demo, wie Sie advanter in Ihrem Business einsetzen und auch Ihre Prozesse optimieren können. Wir unterstützen Sie gern dabei, den Blick auf das große Ganze oder auch kleinste Details zu schärfen.
Weitere Themen aus unserem Blog
advanter special – Kalkulation in Druckereien
Als moderne Kalkulationssoftware unterstützt advanter die schnelle und effiziente Kalkulation Ihrer Aufträge. Darüber hinaus bieten sich vielfältige Optionen für das Optimieren Ihrer Prozesse und die Verbesserung Ihrer Marge.
advanter special – Datenhandling in Druckereien
Das Datenhandling in Druckereien ist ein hochsensibles und komplexes Thema! Wie das Datenhandling mit advanter funktioniert und vereinfacht wird, erfahren Sie in unserem neuen Blogartikel.
Prozessoptimierung in der Druckbranche – Vorteile der ERP-Software für den Großformat- & Digitaldruck
Mittels ERP System bilden Sie ihren individuellen Unternehmensprozess vollständig digital ab. Ganzheitlich und lückenlos.