Zuerst erschienen in der „Large Format„, Ausgabe 08/2013
Neues Rückgrat für alle Unternehmensbereiche
Manches wird im Alter besser. Eine 20 Jahre alte Software sicher nicht. Daher hat die Niggemeyer Bildproduktion GmbH & Co. KG aus Bochum vor Kurzem ihre bisherige Business-Lösung gegen die moderne Filemaker-basierte ERP-Software advanter® ausgetauscht.
Vor zwei Jahrzehnten war die ERP- Lösung, mit der der Spezialist für Digitaldruck seither seine Auftragserfassung und Buchhaltung abwickelte, eine fundierte Hilfe gewesen. Über die Jahre hinweg hatten findige IT-Spezialisten das Programm erweitert, an veränderte Bedürfnisse angepasst und hier und da neue Features aufgesetzt. Vor einiger Zeit war noch eine Schnittstelle für die Produktionsplanungssoftware mit dieser Basislösung verknüpft worden. Aus der einmal aufgesetzten Applikation war so ein gewachsenes Konglomerat aus unzähligen Features, Schnittstellen und Verknüpfungen geworden, das nun quasi das administrative IT-Herz der Gesellschaft markierte.
Jene Vielfalt, verbunden mit der langen Nutzungsdauer der Software, führte aber auch zu gravierenden Schwierigkeiten. „Es gab Probleme mit der Schnittstellenfunktionalität. Der Export der Daten in die Produktion klappte nicht richtig. Und nicht zuletzt war die Oberfläche der Software mittlerweile veraltet“, konstatiert Peter Schütte, Geschäftsführer der Niggemeyer Bildproduktion GmbH & Co. KG.
IT-Wechsel will überlegt sein
Gleichzeitig räumt er ein, dass ein IT-Wechsel für ein Unternehmen wie Niggemeyer Bildproduktion unbedingt wohl überlegt sein müsse. Schließlich ist die 45 Mitarbeiter starke Gesellschaft auf dem Markt des Digitaldrucks ein stabiler Player, auf den sich ein umfangreicher Kundenkreis aus dem Bereich der größeren Modefilialisten, dem Agenturgeschäft und dem Messe- und Ausstellungsbau sowie verschiedener anderer Unternehmen aus dem Mittelstand zu hundert Prozent verlässt. So erfordern es die gefüllten Auftragsbücher des 1962 als klassisches Fotolabor gegründeten Betriebs Tag für Tag, dass die auch großformatigen Plattendruck, UV-Rollendruck, Lösemitteldruck sowie Stoff- und Transferdruck umfassende Produktion durchgängig und ausfallsicher betrieben wird.
„Vor vier Jahren saß ich wegen unserer ERP-Herausforderungen das erste Mal mit Sascha Günther, dem Geschäftsführer der Günther Business Solutions GmbH, zusammen“, erinnert sich Schütte. Damals ließ er sich die Vorteile der auf Filemaker Pro 12 basierenden ERP-Software advanter® erklären, „und ich war von dem kaufmännischen Bereich der Lösung, also der Statistik, der Kostenrechnung, dem Controlling und der Kalkulation wirklich begeistert.“ Weil der Bereich Produktionsplanung zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht wirklich umfangreich in das Produkt integriert war, entschloss sich der Unternehmer, den Umstieg zunächst zu vertagen. Zwei Jahre später waren auch die fehlenden Features zu Schüttes Zufriedenheit mit advanter® gelöst worden, „und am 1. März 2013 haben wir die neue Lösung in Betrieb genommen“, erzählt er. Vorausgegangen waren ein dreimonatiger Probelauf parallel zum alten System sowie Schulungen der Schlüsselkräfte von Niggemeyer Bildproduktion, die wiederum die Kollegen in die Materie einführten.
Jeder nutzt die ERP-Software
Vorausgegangen war auch die schrittweise mentale Einführung der Druckerei-Mitarbeiter in die Vorteile einer Software-Änderung. Denn im Gegensatz zu früher „ist nun quasi jeder von uns in das IT-System eingebunden“, betont Schütte. Dazu werden die 25 im Unternehmen verteilten Clients zum Teil von mehreren Mitarbeitern genutzt, etwa in der Produktion. Im Zuge der Umstellung hat Niggemeyer Bildproduktion zudem die komplette Hardware inklusive der bisher Windows-basierten FTP- und E-Mail-Server auf Apple Macintosh-Rechner umgestellt. Die neue IT-Landschaft ist Basis für die Business-Lösung advanter® und deckt die Angebotserstellung ebenso ab wie den zu generierenden Auftrag, die Auftragsbestätigung sowie die Lieferschein- und Rechnungserstellung. Mit dem Programm können die Verantwortlichen bei Niggemeyer Bildbearbeitung darüber hinaus eine Vielzahl von Statistiken flexibel generieren, etwa eine Umsatz-, eine Artikel- oder eine Kundenauswertung. „Das ist ein deutlicher Vorteil der Filemaker-Lösung. Früher mussten wir für solche Auswertungen einen Mitarbeiter des uns betreuenden Software-Hauses beauftragen, nun können wir sie selbst initiieren“, lächelt der Geschäftsführer.
Über das System lassen sich nicht zuletzt Eckdaten erfassen und auf dieser Basis Auftragskalkulationen fahren. In der Produktion wiederum tauchen die erfassten Daten auf den dort stationierten Produktionsrechnern auf und unterstützen die Planung der DTP-Vorbereitung, die Druckplanung, sowie die der Konfektion und des Versand- und Verpackungsbereichs. „Wir können für jeden Bereich Termine setzen und jeder kann sie einsehen und den aktuellen Status eines Projektes nachvollziehen“, informiert Schütte. Vorher notwendige Schnittstellen sind somit entfallen, da advanter® auch das Produktionsplanungsmodul integriert und die Aufträge an die einzelnen Maschi- nen verteilt. Damit können die Termine zeitnah geplant und gesetzt werden.
Vollste Zufriedenheit
„Die Filemaker-Lösung unterstützt unsere Business- und Produktionsplanung enorm“, freut sich der Geschäftsmann. „Sie ist umfassend, reduziert die vorher üblichen ständigen Nachfragen und macht den Ablauf transparenter.“
Und das, obwohl längst noch nicht alle möglichen Features umgesetzt sind. Stattdessen erlaubt sich Niggemeyer Bildbearbeitung, die neue Business-Lösung in einem gesunden Tempo an die eigenen Wünsche anzupassen. Eine Offene-Posten-Liste, über die offene Posten gebucht und per Schnittstelle zu Datev übertragen werden können, ist bereits vorhanden, wird aber aktuell noch nicht genutzt. Außerdem ist es theoretisch möglich, über advanter® Lieferscheine zu scannen und über eine Schnittstelle direkt an das Versandprogramm der Heidler Strichcode GmbH zu übertragen. Sind die Versandpapiere generiert und ausgedruckt, könnte das Programm die Rechnung automatisch erstellen.
„Doch bevor wir all dies in den Software-Workflow integrieren, wollen wir den Workflow selbst noch optimieren. Dann erst gehen wir die IT-mäßige Umsetzung an“, konstatiert Schütte. Und manche Schnittstellen sind auch nicht gewünscht. So werden RIP-Daten über eine eigene, nicht angebundene Software bearbeitet. Die Anbindung eines räumlich in 500 Meter Entfernung angesiedelten zweiten Betriebstrakts von Niggemeyer Bildproduktion ist hingegen über das Netz abgedeckt.
„So, wie wir nun aufgestellt sind, sind wir sehr zufrieden“, beteuert der Geschäftsführer des Unternehmens. „Der Workflow funktioniert besser, die Fehlerhäufigkeit hat abgenommen, wir können nun jede individuellen Statistik-Auswertungen fahren und haben die Möglichkeit der automatisierten Kalkulation“, zählt er die Vorteile der Umstellung auf. Nicht zuletzt werden sämtliche Eingaben in Filemaker automatisch vom System archiviert, „so dass wir nun auch bei einem personellen Wechsel oder nach einem langem Zeitraum problemlos auf bereits angelegte Daten zugreifen können. Das ermöglicht es uns etwa, Rückfragen von Kunden schnell und sicher zu beantworten, und es spart Zeit. Alles in allem ist Advanter genau das, was wir benötigen, und wir sind sehr glücklich, dass wir die Umstellung nach der langen Überlegungszeit nun gewagt haben.“
