Seit 1997 steht der Kaffeespezialist aus der Schweiz für erstklassigen Kaffeegenuss und maßgeschneiderte Kaffeelösungen – sowohl für den Arbeitsplatz als auch für Zuhause.
Dabei setzen die Kaffee-Experten aus Laufenburg schon seit vielen Jahren auf die Digitalisierung ihrer Prozesse.
Das nahtlose Zusammenspiel aller Daten und Informationen ermöglicht eine komfortable Rundumversorgung der Kunden an beiden Standorten und gewährleistet höchste Servicequalität.
Vom Kaffeegenuss inspiriert: Die Erfolgsgeschichte der Familie Imhof
Die Erfolgsgeschichte der Familie Imhof begann in einer Lagerhalle, wo sie aus einer mechanischen Werkstatt heraus ihr Unternehmen gründeten. Schon damals standen Beratung, Verkauf sowie Reparaturen und Support für Kaffeevollautomaten und Siebträgermaschinen im Mittelpunkt. 2009 zog das Familienunternehmen an den neuen Standort im schweizerischen Laufenburg um.
Mit dem Ziel, höchsten Kaffeegenuss zu garantieren und maßgeschneiderte Kaffeelösungen für individuelle Bedürfnisse zu bieten, fand die Familie Imhof in der Firma JURA einen starken Partner. So wurde 2012 ein zweiter Standort eröffnet: Ein JURA Store in erstklassiger Flanierlage im Herzen von Zürich.
Guter Geschmack, technisches Know-how und ein feines Gespür für Details bilden das Erfolgsrezept von Kafi-Shop. Kein Wunder also, dass auch die Digitalisierung der Prozesse für die Kaffeespezialisten eine Schlüsselrolle spielt. Bereits 2008 startete der Kafi-Shop seine digitale Reise mit der „kleinen Schwester“ von advanter: dem Kassen- und Warenwirtschaftssystem onexio, damals bekannt als FileWorker.
Mit der Expansion und dem wachsenden Geschäft stieß die Software jedoch an ihre Grenzen. Die neue Lösung sollte beide Standorte in einer Plattform vereinen. Die Entscheidung für advanter, die „große Schwester“ von onexio, war naheliegend, da die Zusammenarbeit mit onexio und der Günther Business Solutions GmbH stets positiv verlaufen war.
„Nach der Umstellung Anfang 2022 funktioniert advanter hervorragend. Die Software ist flexibel, erweiterbar und ermöglicht uns einen reibungslosen Ablauf. Bei Problemen erhalten wir schnelle und effektive Unterstützung. Die partnerschaftliche Zusammenarbeit und das faire Kosten-Nutzen-Verhältnis überzeugen uns. Wir sind sehr zufrieden“, so Raphael Imhof, Geschäftsführer des Kafi-Shops.
Heute setzt Kafi-Shop advanter für sämtliche Prozesse an beiden Standorten ein – ob im Online- und Offline-Verkauf, im Service der hauseigenen Werkstatt oder bei Support- und Wartungsarbeiten vor Ort. advanter verknüpft alle Abläufe und verwaltet zentral sämtliche Informationen und Termine.
Der advanter Gerätepass – die digitale Akte jeder Kaffeemaschine
Eine Besonderheit des Kafi-Shops ist der Gerätepass: Jede verkaufte Kaffeemaschine erhält über advanter eine „persönliche Akte“, die alle wichtigen Informationen und Details zur Maschine enthält – von technischen Daten über Ausstattung bis hin zu Wartungsterminen. Diese digitale Akte bildet eine zentrale Grundlage für Käufer und den Service.
Die Kaffeemaschinen werden für die Filialen eingekauft und im System inklusive Seriennummer erfasst. Beim Verkauf wird die Seriennummer auf dem Lieferschein hinterlegt, und mit dessen Ausdruck erstellt advanter automatisch den Gerätepass. Dieser enthält Verkaufsdatum, Wartungsdaten, technische Spezifikationen und besondere Hinweise zur jeweiligen Maschine.
Für den Kunden vor Ort kann der Gerätepass ausgedruckt werden. Er enthält zudem einen QR-Code, der Zugriff auf alle relevanten Support-Videos zum Gerät ermöglicht.
Neben den Vor-Ort-Shops in Zürich und Laufenburg bietet der Kafi-Shop auch online eine Genusswelt für Kaffeeliebhaber. Bei jeder Bestellung im Online-Shop wird eine XML-Datei generiert, die von advanter automatisch übernommen und als Auftrag angelegt wird. Anschließend wird ein Lieferschein erstellt, und mit dessen Ausdruck wird der Gerätepass für das jeweilige Gerät und die Seriennummer angelegt. Ab diesem Zeitpunkt können alle zukünftigen Serviceeinsätze in der digitalen Akte erfasst werden – der Gerätepass fungiert somit als „Lebenslauf“ der Maschine.
Nach jeder Online-Bestellung wird der Lieferschein automatisch in eine Rechnung umgewandelt und per E-Mail an den Kunden verschickt. Die Pakete werden in der Regel noch am selben Abend versandfertig abgeholt – schneller geht es kaum.
SERVICE wird bei Kafi-Shop großgeschrieben
Neben dem Verkauf von Kaffeemaschinen und Zubehör bildet der Wartungs- und Servicebereich eine zentrale Säule für die Kaffeespezialisten.
Für Inhouse-Service bringt der Kunde seine Kaffeemaschine direkt in die Filiale. Über den Abruf des Gerätepasses in advanter stehen alle relevanten Informationen zur Maschine sofort zur Verfügung. Ein neuer Serviceauftrag wird erstellt, und das Anliegen des Kunden sowie etwaige Fehler werden dokumentiert. Je nach Maschinentyp erfolgt eine erste Diagnose direkt über die Software der Kaffeemaschine. Der voraussichtliche Preis, das Fertigstellungsdatum, benötigte Ersatzteile und weitere Details werden im Serviceauftrag festgehalten, während der Reparaturtermin im Apple-Kalender eines Mitarbeiters hinterlegt wird.
Für Außendienste ist der Mitarbeiter über die FileMaker Go App mit advanter verknüpft. So können Gerätepässe jederzeit und überall abgerufen und um Serviceaufträge ergänzt werden.
Best connected Marketing: Die Schnittstelle zwischen advanter und KlickTipp
Auch im Marketing ist der Kafi-Shop vollständig digitalisiert: Die Gerätepässe der verkauften Maschinen werden direkt aus advanter an die E-Mail-Marketing-Software KlickTipp exportiert.
Dort fließen die Kundendaten automatisiert in die entsprechenden Marketingkampagnen ein. So erhält jeder Kunde zur Begrüßung eine personalisierte E-Mail mit Tipps zur Inbetriebnahme, Reinigung, Wartung und vielem mehr für seine Maschine.
Über eine Wartungskampagne werden Kunden rechtzeitig an anstehende Wartungen erinnert – individuell und termingenau. Für das „Professional“-Segment, also Maschinen in Büros oder Gemeinschaftsräumen, werden ebenfalls Erinnerungen für Filterwechsel oder andere Wartungsbedarfe ausgesendet. Auch der Kafi-Shop selbst erhält proaktiv Benachrichtigungen, um Wartungstermine zu vereinbaren oder rechtzeitig zu planen.
Die Zukunft wird grün – advanter 7 steht in den Startlöchern
Das Update auf advanter 7 steht kurz bevor. Besonders in der Schweiz freut man sich auf die neuen Möglichkeiten, die advanter-connect Technologie, die REST-API-Anbindung und viele weitere Funktionen bieten.
Das aktuell noch genutzte Kassensystem von onexio wird bald durch eine Lösung eines Schweizer Unternehmens ersetzt. Insbesondere im Zahlungsverkehr erweist sich die Zusammenarbeit mit einer nationalen Firma als einfacher und effizienter für den Kafi-Shop. Die neue Kassenlösung wird nahtlos mit advanter integriert – dank der erweiterten API-Funktionen sollte dies reibungslos gelingen.
„Derzeit läuft alles sehr gut, und wir freuen uns, mit advanter 7 eine zukunftsorientierte Lösung zu erhalten, die auch mit dem neuen Schweizer Kassensystem verbunden werden kann“, bestätigt Geschäftsführer Raphael Imhof.
Ob Kaffeeabos, Gutscheinsysteme oder neue Marketingkampagnen – an Ideen mangelt es nicht. Wir freuen uns schon auf weitere spannende Genussmomente!
