Jahresabschluss & Inventur 2020: stressfrei ins neue Geschäftsjahr

Jahresabschluss & Inventur 2020: stressfrei ins neue Geschäftsjahr

  • Beitrag veröffentlicht:25. November 2020
  • Beitrags-Kategorie:advanter® News

In einigen Wochen schon ist es wieder so weit: das Jahr nähert sich seinem Ende. Dass das auch immer so plötzlich passieren muss!

Aber gut – so ist es halt: neben Weihnachten ruft die alljährige Inventur und der Jahresabschluss.

Unterm Strich möchten wir ja alle wissen, wie dieses besondere Jahr denn nun letztendendes gelaufen ist… Also: was ist zu tun??? Schlicht und einfach: Informationen zusammen tragen und zählen!

Wie so oft ist auch hierbei im Vorteil, wer gut vorbereitet ist! Und ganz ehrlich: wer digital aufgestellt ist, hält so einige Trümpfe in der Hand!

Im Rahmen des Jahresabschlusses, bzw. des Abschluss des Geschäftsjahres wird in jedem Unternehmen eine Bestandsaufnahme der wirtschaftlichen Situation fällig. Je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist und welche Rechtsform vorliegt, geschieht dies in unterschiedlicher Ausprägung.

Handels- und steuerrechtlich zur Durchführung der Inventur verpflichtet sind alle Unternehmen, die eine doppelte Buchführung durchführen müssen, wie beispielsweise eingetragene Kaufleute, Personengesellschaften (OHG, KG) oder sämtliche Kapitalgesellschaften.

Alle Unternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen, wie beispielsweise Freiberufler, müssen keine Inventur durchführen.

Die Inventur ist somit einerseits eine gesetzlich verankerte Pflichterfüllung, andererseits liefert sie die Grundlage für Ihre Jahresbilanz und essentielle Informationen zum finanziellen Status Ihres Unternehmens.*

Inventur-Facts in der Übersicht: WAS muss erfasst werden?

Bei der Inventur geht es um die Erfassung der vorhandenen Werte in Ihrem Unternehmen zum Zeitpunkt x. Dazu gehören alle materiellen aber auch immateriellen Werte: Anlagevermögen, das Umlaufvermögen, die Forderungen, die Verbindlichkeiten und die Bestände an Bargeld sowie den Bestand an Vorräten und Waren.

Die Tabelle bietet eine Übersicht der zu erfassenden Werte und deren Quellen:

Übersicht Inventur
VermögensgegenständeWie soll erfasst werden?Quelle / Hilfsmittel
AnlagevermögenCheck der Anlagenliste aus der Anlagenbuchhaltunglaufende Buchhaltung
Beteiligungen an anderen UnternehmenPrüfen der entsprechenden Verträge auf AktualitätAblage Verträge, laufende Buchhaltung
Vorräte des UmlaufvermögensZählen, messen und wiegen im Rahmen der eigentlichen InventurInventur-Aufzeichnungen per Warenwirtschaft und/oder per Hand
Forderungen Lieferungen / LeistungenErfassen der offenen Kundenrechnungen über die OPOS-Liste aus der Finanzbuchhaltunglaufende Buchhaltung
Bestände an BargeldZählprotokoll des letzten Kassensturzes; Unterlagen KassenführungKasse, Kassenbuch, Bankguthaben
Erfassung von Verbindlichkeiten und Schulden
Bankdarlehen Salden am Jahresende gehen aus den Kontoauszügen hervorlaufende Buchhaltung
GesellschafterdarlehenSalden gehen aus der laufenden Buchhaltung hervorlaufende Buchhaltung
LieferantenverbindlichkeitenHöhe noch zu zahlender Rechnungen; Salden gehen aus der laufenden Buchhaltung hervor, insbesondere der OPOS-ListeOPOS-Liste laufende Buchhaltung

Quelle: https://www.fuer-gruender.de/wissen/unternehmen-fuehren/buchhaltung/inventur/

Der zeitaufwändigste Faktor ist und bleibt das ZÄHLEN. Je nach Art Ihres Unternehmens, bzw. Ihrer Waren müssen dabei Massen einzelner Teile, Produkte, Rohstoffe, etc. einzeln erfasst und bewertet werden.

Verschiedene Arten der Inventur.

Bei der Stichtagsinventur werden in einem definierten Zeitraum alle Waren gezählt. Rechtlich gesehen ist dies die bevorzugte Methode, da man von einer nahezu 100%igen Genauigkeit ausgeht. Auch ist dies die einzige Methode, welche auch ohne Warenwirtschaftssystem ganz gut handle bar ist (wobei wir den Aufwand dabei an dieser Stelle dann mal außen vor lassen 😉 ).

Mit Abstand ist dies die aufwändigste Inventur-Methode. Sie erfordert nicht selten einen hohen Kosten-, Zeit- und Personalaufwand und ist häufig mit Laden, bzw. Lagerschliesszeiten verbunden.

Im Rahmen der permanenten Inventur erfolgt eine Teilerfassung der Waren über das gesamte Jahr. Voraussetzung dafür ist, dass die Bestände während eines Geschäftsjahres permanent gepflegt und alle Zu- und Abgänge dokumentiert werden, beispielsweise mit Hilfe eines Lagerverwaltungs- oder Warenwirtschaftssystems. Mindestens einmal jährlich muss dennoch auch hierbei eine manuelle Bestandsaufnahme durchgeführt werden, um den Soll- und Ist-Bestand abzugleichen. Dabei können aber Teilbereiche sukzessive abgeglichen werden und das laufende Geschäft kann weitergehen.

Bei einer vor- oder nachgelagerten Inventur darf die Bestandsaufnahme zu Zeiten geringer Bestände erfolgen (Stichtag 3 Monate VOR oder 2 Monate nach dem eigentlichen Stichtag).

Der am Tag der Inventur ermittelte Bestand muss dann auf den Bilanzstichtag fortgeschrieben bzw. zurückgerechnet werden. Die Methode ist meist recht aufwändig und erfordert ebenso wie die permanente oder die Stichprobeninventur den Einsatz einer entsprechenden Warenwirtschafts Software.

Inventur leicht gemacht – der digitale Vorteil

Im Vorteil sind bei der Inventur ganz klar die Unternehmen, die Ihre Waren bereits digital erfasst haben, über eine ganzheitliches ERP System, ein Warenwirtschaftssystem, ein Lagerverwaltungssystem oder Ähnliches verfügen. Der Grad der Digitalisierung in Ihrem Unternehmen ist letzten Endes mit ausschlaggebend, für den Aufwand, der betrieben werden muss. Je digitaler alles bereits läuft, umso weniger Aufwand haben Unternehmen auch mit dem Jahresabschluss.

Inventur & advanter – eine runde Sache

Die Stichtagsinventur sowie die permanente Inventurbearbeitung sind Basisbestandteil unseres advanter Moduls „Lagerhaltung“. Damit können Sie zu jederzeit Ihre Bestände in Echtzeit im System abrufen.

Inventur mit advanterMit Eröffnung der Inventur werden die momentanen Ist-Bestände als gezählte Bestände gespeichert. Nun kann entweder eine Zählliste zur manuellen Erfassung der Bestände gedruckt oder exportiert werden.
Oder aber: die gezählten Bestände werden direkt am Zählort über die advanter App im mobilen Endgerät erfasst und im System gespeichert. Differenzen werden automatisch berechnet und angezeigt.

Differenzbuchungen, welche durch die weiterlaufende Geschäftstätigkeit bei der permanenten Inventur entstehen können, werden im System parallel gespeichert und zum Abschluss der Inventur wieder den Mengen hinzu berechnet oder von ihnen abgezogen.

Klarer Vorteil ist hier zudem die Verbindung mit einem Barcodescanner: so kann die Erfassung der Bestände auf minimalen Aufwand reduziert werden. Artikelnummern und Mengen werden einfach gescannt und direkt und fehlerfrei ins angekoppelte System übertragen.

Nach Abschluss der Inventur werden alle Daten im System verbucht und eine Gesamtbewertung wird erstellt, gedruckt und/oder versendet.

Gern führen wir Sie einmal virtuell durch die Inventur in einer unverbindlichen advanter Online-Demo.

* Bitte beachten Sie, dass wir keine steuerrechtliche Beratung zur Durchführung Ihrer Inventur geben dürfen. Individuelle steuerrechtliche Fragen klären Sie bitte mit Ihrem Finanz- oder Steuerberater.