ANWENDERBERICHT Elmenhorst Bauspezialartikel GmbH & Co. KG

Unternehmens-Software für mehr Konkurrenzfähigkeit

Elmenhorst Bauspezialartikel steigert Effizienz beim Kunden
Um im harten Wettbewerb bestehen zu können, müssen Baustoffhändler neben fachlicher Kompetenz ihren „Laden im Griff haben“. Liegen gebliebene Aufträge, verspätete Auslieferungen, fehlerhafte Kommissionierung, lückenhafte Lagerhaltung oder eine schwerfällige Buchhaltung und Rechnungsstellen können ein Unternehmen sonst ganz schnell in den Ruin treiben.
Eine durchdachte Unternehmenssoftware kann Abhilfe schaffen. Das Großhandelsunternehmen Elmenhorst Bauspezialartikel setzt seit Anfang 2005 auf eine Unternehmenslösung, die auf dem Datenbanksystem FileMaker basiert. Das mittelständische Handelshaus Elmenhorst beliefert seit den fünfziger Jahren Bauunternehmer und Baustoffhändler mit Marken-Bauspezialartikeln wie Abstandhalter, Bewehrungstechnik, Verankerungen, Bauwerksabdichtungen, etc. sowie ergänzenden Eigenentwicklungen. Das in Schenefeld bei Hamburg ansässige Unternehmen gründete 1990 in Stralsund sowie 1995 in Schwerin Niederlassungen, um auch Kunden in diesen Regionen schnell beliefern zu können und beschäftigt heute 50 Mitarbeiter.

Mit dem Geschäftsvolumen, den Standorten und der Mitarbeiterzahl wuchsen auch die Anforderungen an die unternehmensinterne IT-Infrastruktur. Die Netzwerkstabilität, Softwarelandschaft sowie Backupmöglichkeiten der vorherigen Lösung waren nicht mehr ausreichend, statistische Auswertungen waren nur ungenau und sehr umständlich zu generieren, so dass dem Management wichtige Führungs- und Controllinginstrumente fehlten.

Auch die Anbindung der Filialen an den Unternehmenshauptsitz gestaltete sich schwierig, und die Prozesse im Zentrallager und -einkauf sowie der zentralen Buchhaltung waren aufgrund von Kommunikationsproblemen nicht mehr effizient. Der unterschiedliche Informationsstand an den Standorten führte dazu, dass einfache Arbeitsschritte sehr zeitaufwändig und fehleranfällig wurden. Wurde beispielsweise in Stralsund eine Bestellung ausgelöst, landete die Rechnung des Lieferanten in der Zentrale, ohne dass der Vorgang hier bekannt war. Mit neuem IT-Gerüst für die Zukunft gewappnet

Im Januar 2005 hat sich der Arbeitsalltag bei Elmenhorst gewandelt. Nach gründlicher Evaluierungsphase entschied sich das Unternehmen für die Einführung der Unternehmenssoftware advanter® (vormals PRAKTIKUS) der Günther Business Solutions GmbH, die auf der Datenbanktechnologie FileMaker basiert.

„Uns hat die Software durch ihre Funktionalität und Flexibilität überzeugt. Die Software ist einfach zu pflegen und ihre Handhabung ist leicht erlernbar“, kommentiert Stefan Thoms, geschäftsführender Gesellschafter bei Elmenhorst. „Die Tatsache, dass die Lösung in der Gesamtbetrachtung der Einführungs- und Wartungskosten ebenso überzeugte, bestärkte uns natürlich in der Auswahl.“

In nur sechs Monaten wurden interne Prozesse überdacht, optimiert, die neue Unternehmenssoftware exakt auf die Bedürfnisse von Elmenhorst zugeschnitten und innerhalb des geplanten Zeit- und Kostenrahmens an allen drei Standorten implementiert. Der Start am 1. Januar 2005 verlief reibungslos. Tagesgeschäft nach Filial-Organisation

Seither wird das Tagesgeschäft entsprechend der Filial-Organisation von Elmenhorst abgebildet. Kundenaufträge können in jeder beliebigen Filiale aufgenommen und sowohl vom Zentrallager als auch von den Filiallagern kurzfristig geliefert oder disponiert werden. Bestellungen beim Lieferanten erfolgen direkt aus der Filiale oder aber über den zentralen Einkauf. Da „Übernachtaufträge“ an der Tagesordnung sind, ist für Elmenhorst besonders wichtig, über den Verbleib von Waren Bescheid zu wissen, die sich zwischen den Filialen befinden oder unterwegs zum Kunden sind. Die Filialen in Stralsund und Schwerin sind direkt an die Zentrale angebunden, so dass die Mitarbeiter von dort in Echtzeit auf denselben Datenbestand zugreifen können.

Die Abläufe in den Bereichen Lager / Logistik, Einkauf, Buchhaltung /Verwaltung und Verkauf wurden darüber hinaus optimiert. So haben beispielsweise alle Mitarbeiter des Telefonverkaufs seither Zugriff auf denselben Datenbestand. Krankheit oder Urlaub eines Mitarbeiters stellen so keinen Wissensengpass mehr dar. Des weiteren gewährleisten die integrierten Wiedervorlage- und Projektmodule eine schnellere Verfügbarkeit von Belegen und Informationen. So können Angebote zügig abgewickelt und Entscheidungen zeitnah getroffen werden.

Das System bildet sämtliche Arbeitsschritte und Informationen vom Auftragseingang bis hin zur Rechnungsstellung lückenlos ab. Das integrierte Textverarbeitungssystem ermöglicht das Erstellen und die Verwaltung von Briefen, Faxen und E-Mails direkt im System, so dass Informationen zu Kunden, Zulieferern oder einzelnen Vorgängen systematisch aufgerufen werden können. Berichte und zuverlässiges Zahlenmaterial, beispielsweise über Gesamtumsatz, produktspezifische Abverkäufe oder die Bestellhistorie der Kunden, können auf Knopfdruck aufgerufen werden. Die Geschäftsführung verfügt somit schnell über zuverlässige Informationen, um Entscheidungen gesichert zu treffen, Marketingmaßnahmen zu planen oder Controlling-Aufgaben wahrzunehmen.

Auch der Telefonverkauf wird aktiv unterstützt. Durch das integrierte Modul „Kundenmanagement“ können die Mitarbeiter auf alle relevanten Daten und Vorgänge zu Kunden, Interessenten und Lieferanten unmittelbar zugreifen. Die Mitarbeiter sehen so auf einen Blick, wie es um den Auftragsstatus des jeweiligen Kunden steht, so dass sie im Sinne moderner Kundenbetreuung schnell und gut informiert agieren können.

„Unsere Mitarbeiter waren nach kürzester Zeit mit der neuen Software vertraut, die Schulungen innerhalb weniger Tage abgeschlossen. Begeistert waren viele Kollegen von der Tatsache, dass das System – je nach Präferenz – mit Maus oder Tastatur bedient werden kann. Dank der grafischen Benutzeroberfläche ist die Software sehr übersichtlich und wenig anfällig für Bedienungsfehler.

Im Vergleich zu unseren vorherigen Systemen sind EDV-administrative Aufgaben jetzt um ein Vielfaches zurückgegangen“, schildert Markus Schweig, EDV- und Vertriebsleiter bei Elmenhorst, die Akzeptanz im Unternehmen.

„Besonders schätzen wir auch die Tatsache, dass wir bereits nach kurzer Administratorschulung Formulare und Bildschirmmasken selbst entwerfen und Stammdaten leicht importieren können, wodurch wir in Zukunft geringe Anpassungskosten haben werden; also gleichfalls eine weitere Kostenersparnis.“
Effiziente Abläufe sorgen für zufriedene Kunden

Bereits nach einem halben Jahr Echtbetrieb ist man bei Elmenhorst davon überzeugt, dass die Prozesse im Unternehmen weitaus reibungsloser und somit effizienter laufen. Auch hinsichtlich der wirtschaftlichen Betrachtung ist die Bilanz positiv:

Das Unternehmen geht davon aus, dass sich das System innerhalb von zwei Jahren amortisiert haben wird.

Für die Kunden bedeutet die neue Struktur, dass Aufträge schneller abgewickelt werden und somit höhere Planungssicherheit besteht. Auch die Möglichkeit, schnelle Zwischeninformationen über den Status einer Bestellung abzufragen, ist Dank der integrierten Software gegeben und schafft Vertrauen zwischen den Geschäftspartnern. Mit der Implementierung der FileMaker-basierten Geschäftssoftware hat Elmenhorst die Weichen für die weitere Entwicklung und den Ausbau seiner Marktposition gestellt.