FileMaker ERP: Warum sich eine Eigenentwicklung nicht lohnt

FileMaker ERP: Warum sich eine Eigenentwicklung nicht lohnt

Sie kennen FileMaker, können mit FileMaker umgehen, möchten selbst eine Anwendung mit FileMaker umsetzen oder einen Entwickler damit beauftragen, für Ihr Unternehmen eine komplette FileMaker ERP zu entwickeln? Dann lassen Sie uns, bevor Sie sich dazu entscheiden, einen kurzen Einblick in die Herausforderungen geben.

Generell ist es so, dass man mit FileMaker sehr gut eigene Anwendungen in Form von „Self-Made-Software“ bauen kann. Das ist richtig. Bis zu einem gewissen Grad funktioniert das ohne größere Programmierkenntnisse. Aber natürlich gibt es hier wie bei allem „do it yourself“ Grenzen. Wasser beim eigenen Auto nachfüllen, O.K. Aber ein Getriebe wechseln? Ein kleines Regal zimmern bekommen viele Heimwerker gut hin, beim feinen Esszimmertisch wird es aber schon eng.

ERP-Software in Eigenbau führt zu Überforderung

Ähnlich sieht das bei FileMaker aus. Oft stellen wir fest, dass sich Unternehmen überfordern. Die selbstproduzierte ERP-Anwendung wird immer komplexer und am Ende werden die Erwartungen und Anforderungen nicht erfüllt. Das erhoffte Ziel, gut und günstig eine eigene FileMaker ERP zu erstellen, wird nicht erreicht. Dann hat ein solches Projekt einfach nur Zeit, Geld und Nerven gekostet. Die Ursache liegt zumeist in der Tatsache, dass der Aufwand für die Erstellung einer professionellen ERP-Software unterschätzt wird. Im Doing stellt sich heraus, dass wichtige Komponenten und Funktionen fehlen oder in Eigenregie nicht umsetzbar sind. Denn: FileMaker ist nicht mit einem Homepagebaukasten vergleichbar.

Weshalb das so ist, worauf es bei einer ERP-Programmierung ankommt, wo die Unterschiede zwischen Eigen- und Profi-Entwicklung liegen und woran man auch aus gesetzlichen Gründen denken muss, haben wir für Sie in diesem Überblick zusammengetragen:

  • Grundsätzlich: Professionelle ERP-Systeme sind das Ergebnis jahrelanger Entwicklungsarbeit und haben sich in der Praxis vielfach bewährt.

  • ERP-Systeme müssen viele kaufmännische und gesetzliche Anforderungen erfüllen. Das macht die Entwicklung und Programmierung sehr aufwendig, weshalb sich eine Eigenentwicklung schlicht nicht lohnt. Selbst wenn ein einzelner Entwickler im besten Fall technisch alles programmieren könnte, wäre der Kosten- und Zeitaufwand viel zu hoch.

  • Zudem sollten Sie sich fragen, wie abhängig Sie sich vom einem Entwickler machen möchten und ob der Support für das entwickelte Modul verlässlich gewährleistet ist.

An einigen Beispielen aus dem ERP-Bereich erläutern wir Ihnen, weshalb die Entwicklung komplexer FileMaker-Business-Anwendungen alles andere als einfach ist.

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Wie Sie als Chef neben Ihrem Tagesgeschäft eine ERP-Software einführen (lassen)

  • In einer ERP-Software müssen Geschäftsprozesse transaktionssicher sein. Das System muss prüfen, ob Eingaben formal korrekt sind und ob ein Prozess die definierten Regeln und Teilschritte durchlaufen hat. Als Unternehmen müssen Sie sich auf korrekte Daten und Prozesse verlassen können. Sonst kann es sein, dass Auswertungen fehlerhaft sind oder Sie die gesetzlichen Vorgaben zum Beispiel bei einer Steuerprüfung oder Inventur nicht erfüllen. Diesen Anforderungen muss Ihr ERP-System gerecht werden.
  • Eine ERP-Software automatisiert verschiedenste sich wiederholende Tätigkeiten und Prozesse. Sie muss komplexe Abläufe abbilden und beispielsweise Belege automatisiert generieren. Erreicht zum Beispiel eine Bestellung in einem Webshop einen bestimmten Status (Ware wurde versendet), sollte das System in der Lage sein, die Rechnung zu erstellen, an der richtigen Stelle abzulegen und entsprechende Benachrichtigungen zu versenden. Zudem sollte das System ohne Mehrfacheingaben aus Aufträgen Lieferscheine generieren können und aus Lieferscheinen wiederum Rechnungen. Diese automatisierten Funktionen per FileMaker umzusetzen, braucht Zeit, Erfahrung und Programmierkenntnisse.
  • Die Integration eines E-Mail-Client mit Anbindung an Microsoft Exchange oder/und Kerio scheint auf den ersten Blick einfach. Komplex wird es, wenn Ihre FileMaker ERP-Lösung E-Mails synchronisieren muss. Oder es sollen ein- und ausgehende E-Mails zu Belegen, Adressen oder Projekten angezeigt werden oder auch mitarbeiterübergreifend inklusive Rechtesystem. Und was passiert, wenn der Kollege im Urlaub ist? Stichwort: Vertretungsregel.
  • In Ihrem Unternehmen nutzen Sie wahrscheinlich verschiedene IT-Systeme und Software-Lösungen, die Daten untereinander austauschen. Alle Systeme, Lösungen und Anwendungen wie zum Beispiel Telefonie, Exchange, Webshop, Frachtführer-, FiBu- oder CAD-Software produzieren Daten. Diese Daten sind geschäftsrelevant und sollten an einer Stelle zusammenlaufen. Idealerweise in einem ERP-System, das zentral die Speicherung, Verarbeitung und Auswertung ermöglicht. Dazu sind viele, viele Schnittstellen notwendig. Weil die Schnittstellen-Anforderungen sehr hoch sind, ist die Programmierung sehr aufwendig. Möchten Sie beispielsweise eine DATEV-Schnittstellen entwickeln, müssen Sie neben der Berücksichtigung aller technischen Voraussetzungen Ressourcen für umfassende Testläufe durch die DATEV einplanen. Professionell programmierte Schnittstellen in ERP-Systemen dagegen sind bereits getestet, haben sich in der Praxis bewährt und sind auf alle Eventualitäten hin ausgelegt. Zudem sind viele Features wie zum Beispiel die Einbindung von Versanddienstleistern wie DPD, UPS, DHL etc. bereits integriert.
  • Ein Dokumentenmanagement für den professionellen Einsatz in Unternehmen ist nicht mit einer einfachen Dokumentenablage, wie auf jedem Computer vergleichbar. Ein modernes Dokumentenmanagement in einer FileMaker ERP denkt mit und vereinfacht das Tagesgeschäft durch kluge Automatismen: PDF-Belege werden automatisch archiviert und können an jeder Stelle per PDF-Vorschau im FileMaker ERP-System angezeigt werden.
  • Auch das Rechtemanagement eines FileMaker ERP-Systems verlangt Entwicklern einiges ab. Über das System muss es einfach möglich sein, festzulegen, wer beispielsweise Rechnungen anlegen, sehen, freigeben, stornieren darf oder wer Urlaubsanträge freigibt. Ist der Teamleiter, der die Urlaubsanträge normalerweise freigibt, selbst im Urlaub, muss das ERP-System so programmiert sein, dass sich die Rechtevergabe für diesen Zeitraum mit wenig Aufwand ändern lässt. Zudem gilt es, Freigabeprozesse und Einsichten in sensible, personenbezogene Daten mit der Datenschutzgrundverordnung zu vereinbaren. Ein FileMaker ERP-System muss eben auch DSVGO-konform sein. All diese logischen Abhängigkeiten und Automatismen, die sich aus Ihren Prozessen, Abläufen und den verschiedenen rechtlichen Regelungen ergeben, müssen im ERP-System abgebildet und berücksichtigt sein.
  • Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiges und sensibles Thema, das Einfluss auf den Unternehmenserfolg hat und bei dem es auch um Rechtssicherheit geht. Ein professionelles ERP-System ermöglicht die Umsetzung einer modernen Arbeitszeiterfassung, die deutlich mehr bietet als ein einfaches Ein- und Ausstempeln. Dazu muss die FileMaker ERP-Lösung an eine Hardware angebunden sein, die eine sichere Mitarbeiteridentifizierung ermöglicht. Zudem gilt es, insbesondere für Unternehmen, die Mitarbeiterstunden verkaufen, die „Kommen- und Gehen-Zeit“ mit fakturierbarer Projektzeit zu verbinden. Auch ein solches Arbeitszeiterfassungstool ist anspruchsvoll in der Entwicklung.

Fazit:

Bevor Sie mit der Eigenentwicklung eines FileMaker ERP-Systems beginnen, sollten Sie überlegen, ob Sie all die oben beschriebenen Anforderungen und Herausforderungen wirklich meistern wollen und können.

Aus Erfahrung wissen wir, wie zeit- und kostenintensiv die Entwicklung eines ERP-Systems ist. Es braucht etliche Monate intensiver Entwicklungsarbeit und einen engen, mehrfachen Austausch mit den Anwendern, um eine zuverlässig laufende ERP-Unternehmenssoftware zu entwickeln.

Ein ERP-System, das die eigenen Prozesse durch deinen hohen Grad an Automatisierung unterstützt, zum Unternehmenserfolg beiträgt und durchgängig Rechtssicherheit bietet. Wer sich mit dem Thema FileMaker-Eigenentwicklung beschäftigt, wird schnell merken, dass Aufwand und Nutzen einer Eigenentwicklung in keinem Verhältnis stehen