Nachkalkulation im Großformatdruck: Woran Sie erkennen, welche Aufträge wirklich Geld verdienen

Die Vorkalkulation beantwortet eine Frage, was der Auftrag kosten sollte? Die Nachkalkulation beantwortet die unbequemere Frage: Was hat der Auftrag tatsächlich gekostet?

Im Großformatdruck liegen zwischen beiden Antworten regelmäßig Unterschiede, die den Deckungsbeitrag eines Auftrags aufzehren können. Nicht weil falsch kalkuliert wurde, sondern weil sich zwischen Angebot und Auslieferung Dinge ändern, die in keiner Preisliste stehen Beispielsweise ein zweiter Andruck, eine längere Rüstzeit, ein Motiv, das neu geschnitten werden muss, etc.

Wer diese Abweichungen nicht sieht, kalkuliert den nächsten Auftrag mit denselben Annahmen wie den letzten.

Vorkalkulation und Nachkalkulation: zwei Fragen, eine Datengrundlage

Die Vorkalkulation ist ein Planung, die Material, Maschinen- und Personalzeit, Weiterverarbeitung und Fremdleistungen ansetzt und zum Angebotspreis führt. Wann Sie überhaupt einzeln kalkulieren müssen und wann ein hinterlegter Preis genügt, haben wir im Beitrag Preisfindung im Großformatdruck beschrieben.

Die Nachkalkulation stellt denselben Positionen die tatsächlichen Werte gegenüber. Das funktioniert nur, wenn beide auf derselben Struktur beruhen. Gleiche Kostenstellen, gleiche Materialien, gleiche Arbeitsgänge. Liegt die Vorkalkulation in einer Excel-Datei vor und stehen die Zeiten auf Laufzetteln, wird der Vergleich zur Rechercheaufgabe, die dann häufig im Tagesgeschäft liegen bleiben.

Wo im Großformatdruck die Abweichungen entstehen

Die Abweichungen sind selten zufällig, sondern entstehen an wiederkehrenden Stellen:

Material und Verschnitt
Kalkuliert wird die Nettofläche, verbraucht aber werden Ränder, Zwischenräume und Fehldrucke. Wie sich der Verschnitt senken lässt, zeigt unser Beitrag zur Materialausnutzung im Großformatdruck.
Rüst- und Maschinenzeiten
Materialwechsel, Farbprofile, Andrucke. Bei kleinen Auflagen dauert das Einrichten schnell länger als der Druck selbst.
Weiterverarbeitung und Konfektion
Schneiden, Kaschieren, Nähen, Ösen. DieAufwände für diese Arbeitsgänge werden oft pauschal angesetzt und streuen in der Praxis stark.
Nachproduktion und Reklamation
Ein Nachdruck läuft häufig ohne eigenen Auftrag mit. Seine Kosten landen dann entweder beim ursprünglichen Auftrag oder nirgends.
Montage und Logistik
Anfahrt, Wartezeit beim Kunden, Expressversand. Was im Angebot als Pauschale steht, ist in der Realität eine andere Zahl.

Welche Daten braucht die Nachkalkulation?

Für eine belastbare Nachkalkulation brauchen Sie drei Arten von Daten direkt am Auftrag:

Zeiten je Arbeitsgang und Kostenstelle
Wer hat an welcher Maschine wie lange gearbeitet (Start, Stopp, Pause und Fehler).
Materialverbrauch je Position
Die tatsächlich verbrauchte Fläche einschließlich Ausschuss (nicht nur die bestellte Fläche).
Fremdleistungen und Versand. Eingangsrechnungen von Dienstleistern und Frachtkosten, die dem Auftrag zugeordnet sind.

Entscheidend ist, dass diese Daten dort entstehen, wo die Arbeit passiert. Eine Rückmeldung, die an der Maschine Sekunden dauert, wird gemacht, eine Nacherfassung am Ende der Woche dagegen wird geschätzt.

Nicht jeder Auftrag braucht eine Nachkalkulation

Jeden Auftrag einzeln nachzurechnen, kostet mehr Zeit, als es Erkenntnis bringt. Sinnvoller ist oft eine Unterscheidung nach Auftragsart:

Gerade kleine Aufträge sind dabei oft aufschlussreich. Bei geringen Auflagen fällt die Rüstzeit stark ins Gewicht. Ausserdem ist sie in der Vorkalkulation am schwersten zu schätzen.

Was Sie aus der Nachkalkulation lernen

Die Nachkalkulation ist weniger eine Kontrolle des letzten Auftrags als eine Korrektur für den nächsten. Vier Erkenntnisse lassen sich daraus regelmäßig ableiten:

Kalkulationsschema anpassen: Stundensätze, Rüstzeiten und Verschnittzuschläge, die systematisch zu niedrig oder zu hoch liegen.
Preise für Standardprodukte prüfen: Produktgruppen, deren Ist-Kosten dauerhaft über dem hinterlegten Preis liegen.
Kunden nach Deckungsbeitrag bewerten: nicht nur danach, wie viel Umsatz sie bringen, sondern danach, was nach allen Kosten bleibt.
Engpässe erkennen: Mehrzeiten, die immer wieder an derselben Kostenstelle auftreten, zeigen, wo die Produktion an ihre Grenzen kommt.

Die Abweichungen über einer festgelegten Schwelle im Team mit allen Beteiligten regelmäßig zu besprechen, hilft dabei, die Nachkalkulation als wichtiges Hilfsmittel zu nutzen und die Marge langfristig zu steigern.

Nachkalkulation in advanter print+sign

In advanter print+sign beruhen Kalkulation, Auftrag und Produktion auf derselben Datenbasis. Die Kalkulation arbeitet mit einer Stammkalkulation von Maschinen und Mitarbeitern, die Auftragsdaten gehen direkt in die Produktionsplanung über. In der Produktion werden Start, Stopp, Pause und Fehler je Kostenstelle zurückgemeldet.

Damit stehen die Ist-Werte am Auftrag, statt nachträglich zusammengetragen werden zu müssen. Das Controlling ergänzt den Blick über den einzelnen Auftrag hinaus, mit Management-Information-System, Reklamationsreport, Auslastungsübersicht und Umsatzauswertung nach Produktionsmaschinen.

Auf der Materialseite reduziert die Funktion Smart Pattern den Verschnitt durch automatisches Nesting, also genau die Größe, die in der Nachkalkulation am häufigsten von der Vorkalkulation abweicht.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Nachkalkulation?

Die Vorkalkulation ermittelt vor Auftragsbeginn die erwarteten Kosten und bildet die Grundlage für den Angebotspreis. Die Nachkalkulation stellt nach Abschluss die tatsächlichen Kosten gegenüber und zeigt, ob der Auftrag den geplanten Deckungsbeitrag erreicht hat.

Ab welcher Auftragsgröße lohnt sich eine Nachkalkulation?

Die Auftragsgröße ist nicht der beste Maßstab. Entscheidend ist, ob der Preis auf Annahmen beruht, die noch nicht überprüft wurden. Standardprodukte werten Sie besser gebündelt nach Produktgruppe aus, individuell kalkulierte Aufträge und Aufträge mit neuen Materialien einzeln.

Welche Kosten werden in der Nachkalkulation häufig übersehen?

Typisch sind Rüstzeiten und Andrucke, Nachproduktionen nach Reklamationen, die ohne eigenen Auftrag laufen, sowie Montage- und Wartezeiten beim Kunden und Expresszuschläge im Versand.

Wie genau müssen Arbeitszeiten für die Nachkalkulation erfasst werden?

Wichtiger als die Genauigkeit auf die Sekunde ist die Vollständigkeit: Jeder Arbeitsgang sollte mit Start und Ende einer Kostenstelle und einem Auftrag zugeordnet sein. Fehlende Rückmeldungen verzerren das Ergebnis stärker als Rundungen.

Wie oft sollten Druckereien die Ergebnisse der Nachkalkulation auswerten?

Bewährt hat sich ein monatlicher Rhythmus je Produktgruppe. Einzelne Aufträge, deren Abweichung eine festgelegte Schwelle überschreitet, sollten zeitnah besprochen werden, solange die Beteiligten den Auftrag noch vor Augen haben.