Die Software ist ausgewählt, der Anbieter steht fest. Nun beginnt die eigentliche Arbeit. Denn bei der ERP-Einführung im Maschinen- und Anlagenbau entscheidet nicht allein die Technik über den Erfolg. Mindestens ebenso wichtig ist die Qualität der Daten, mit denen das neue System startet.
Über Jahre gewachsene Artikelstämme, uneinheitliche Stücklisten, doppelt gepflegte Informationen oder verteilte Datenbestände erschweren den Umstieg häufig erheblich. Wer diese Altlasten ungeprüft übernimmt, überträgt bestehende Probleme direkt in die neue ERP-Lösung.
Wie lassen sich Stücklisten, Stammdaten und laufende Vorgänge auf die Migration vorbereiten? Und worauf sollten Unternehmen achten, damit die ERP-Einführung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch gelingt?
→ Lesen Sie zum Thema “ERP-Auswahl im Maschinen- und Anlagenbau auch unseren Blogartikel “ERP-Auswahl im Maschinen- und Anlagenbau: Worauf es wirklich ankommt“
Das Problem: Ein neues ERP-System auf altem Datenfundament
Viele ERP-Projekte konzentrieren sich zunächst auf die Auswahl der passenden Software. Die Herausforderungen beim anschließenden Umstieg werden dagegen häufig unterschätzt. Dabei entscheidet sich gerade in dieser Phase, ob das neue System die Geschäftsprozesse nachhaltig verbessert oder bestehende Probleme übernimmt.
Im Maschinen- und Anlagenbau beispielsweise ist das Datenfundament besonders anspruchsvoll. Über Jahre sind Stücklisten in Excel gewachsen, Artikel mehrfach angelegt und Varianten als Kopien bestehender Datensätze erstellt worden. Stammdaten liegen häufig verteilt. Teilweise im bisherigen ERP-System, teilweise in CAD-Anwendungen, Excel-Tabellen oder separaten Datenbanken.
Hinzu kommt, dass wichtige Informationen nicht selten nur einzelnen Mitarbeitern bekannt sind.
Werden diese Daten ungeprüft in das neue ERP-System übernommen, wandern die Unstimmigkeiten gleich mit. Doppelte Artikelnummern, unvollständige Stücklisten oder widersprüchliche Informationen können dann auch im neuen System zu Problemen führen.
Ein modernes ERP-System schafft die Voraussetzungen für durchgängige Prozesse und eine konsistente Datenhaltung. Damit diese Vorteile tatsächlich zum Tragen kommen, müssen jedoch auch die vorhandenen Daten geprüft und sinnvoll strukturiert werden.
Die ERP-Einführung bietet deshalb eine gute Gelegenheit, gewachsene Datenbestände zu bereinigen und einheitliche Standards zu etablieren.
Wo die Datenqualität über den Erfolg der ERP-Einführung entscheidet
Drei Datenbereiche sind im Maschinen- und Anlagenbau besonders wichtig, wenn bestehende Informationen in ein neues ERP-System überführt werden sollen.
Stücklisten und ihre Struktur
Die Stückliste ist im Maschinenbau ein zentrales Element der Produktionsplanung und Materialwirtschaft.
Gerade bei komplexen Maschinen, Baugruppen und unterschiedlichen Produktvarianten müssen Zusammenhänge eindeutig und nachvollziehbar abgebildet werden.
Vor der Migration sollte deshalb geprüft werden, ob Stücklisten vollständig sind, Baugruppen mehrstufig strukturiert wurden und Varianten als geregelte Ausprägungen oder lediglich als Kopien bestehender Artikel geführt werden.
Ein ERP-System, das mehrstufige Stücklisten und Variantenmanagement unterstützt, bietet die Möglichkeit, diese Strukturen systematisch abzubilden und bei späteren Änderungen konsistent zu verwalten.
Artikel- und Stammdaten
Doppelte Artikel, uneinheitliche Bezeichnungen, unvollständige Datensätze oder veraltete Lieferanteninformationen gehören zu den typischen Herausforderungen bei der ERP-Migration.
Solche Datenprobleme wirken sich auf zahlreiche Geschäftsprozesse aus. Vom Einkauf über die Materialdisposition bis hin zur Produktion und Abrechnung.
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist deshalb ein geeigneter Zeitpunkt, um Artikel- und Stammdaten zu überprüfen, zu bereinigen und einheitliche Regeln für ihre zukünftige Pflege festzulegen.
Historie und laufende Vorgänge
Neben den Stammdaten müssen auch laufende Geschäftsprozesse beim Systemwechsel berücksichtigt werden.
Offene Aufträge, laufende Projekte, aktive Serviceverträge oder noch nicht abgeschlossene Fertigungsaufträge müssen so übernommen werden, dass der Geschäftsbetrieb möglichst ohne Unterbrechung weitergeführt werden kann.
Besonders im Maschinen- und Anlagenbau spielt außerdem die Historie bereits ausgelieferter Anlagen eine wichtige Rolle. Informationen zu Wartungen, Reparaturen, verbauten Komponenten und Ersatzteilen bilden häufig die Grundlage für eine langfristige Kundenbetreuung.
Welche historischen Informationen tatsächlich in das neue ERP-System übernommen werden müssen und welche gegebenenfalls archiviert werden können, sollte deshalb frühzeitig geklärt werden.
ERP-Migration vorbereiten: Fünf Schritte für den Maschinenbau
Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt lange vor der eigentlichen Datenübernahme. Unternehmen, die ihre bestehenden Daten frühzeitig prüfen und strukturieren, schaffen eine wichtige Voraussetzung für einen reibungslosen Umstieg.
1. Vorhandene Datenbestände erfassen
Zunächst sollte geklärt werden, in welchen Systemen relevante Informationen gespeichert sind. Neben dem bisherigen ERP-System können dies beispielsweise CAD-Anwendungen, Excel-Listen, separate Datenbanken oder Dokumentenmanagementsysteme sein. Wichtig ist dabei nicht nur die Erfassung der Datenquellen, sondern auch die Frage, welche Informationen tatsächlich benötigt werden und wie sie miteinander zusammenhängen.
2. Artikel- und Stammdaten bereinigen
Vor der Migration sollten doppelte Artikelnummern, uneinheitliche Bezeichnungen, unvollständige Datensätze und veraltete Informationen identifiziert werden. Dabei empfiehlt es sich, gleichzeitig einheitliche Standards für die zukünftige Datenpflege festzulegen. So wird verhindert, dass dieselben Probleme nach der Einführung des neuen ERP-Systems erneut entstehen.
3. Stücklisten und Variantenstrukturen überprüfen
Gerade im Maschinen- und Anlagenbau sind mehrstufige Stücklisten und unterschiedliche Produktvarianten von zentraler Bedeutung. Vor der Datenübernahme sollte geprüft werden, ob die vorhandenen Strukturen vollständig, nachvollziehbar und für das neue ERP-System geeignet sind. Besonders wichtig ist dabei die korrekte Zuordnung von Artikeln, Baugruppen und Varianten.
4. Umfang der Datenmigration festlegen
Nicht jede historische Information muss zwangsläufig in das neue ERP-System übernommen werden. Unternehmen sollten deshalb frühzeitig entscheiden, welche Stammdaten, Bewegungsdaten, laufenden Vorgänge und historischen Informationen zukünftig benötigt werden. Dabei müssen auch gesetzliche Aufbewahrungspflichten und Anforderungen an die langfristige Verfügbarkeit relevanter Informationen berücksichtigt werden.
5. Datenübernahme testen und validieren
Vor dem Produktivstart sollte anhand ausgewählter Datensätze geprüft werden, ob Artikel, Stücklisten, Aufträge und ihre Verknüpfungen korrekt übernommen wurden. Solche Testmigrationen helfen dabei, mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.
Auch die beteiligten Fachabteilungen sollten unbedingt in die Überprüfung eingebunden werden, um sicherzustellen, dass die übernommenen Informationen im Arbeitsalltag tatsächlich verwendbar sind.
Klare Verantwortlichkeiten erleichtern den Umstieg
Die Datenmigration ist nicht allein eine Aufgabe der IT.
Im Maschinen- und Anlagenbau sind häufig unterschiedliche Abteilungen beteiligt. Während die Konstruktion beispielsweise Stücklisten und technische Artikelinformationen verantwortet, arbeiten Einkauf, Produktion und Service mit weiteren Daten, die im neuen ERP-System zusammengeführt werden müssen.
Deshalb empfiehlt es sich, frühzeitig festzulegen, wer die einzelnen Datenbestände prüft, bereinigt und für die Migration freigibt. So wird die ERP-Einführung nicht nur zu einem technischen Systemwechsel, sondern auch zu einer Gelegenheit, bestehende Prozesse und Verantwortlichkeiten zu überprüfen.
Die Lösung: Einführung als begleiteter Prozess
Eine ERP-Einführung im Maschinen- und Anlagenbau ist kein reines IT-Projekt, sondern ein begleiteter Prozess. Genau hier zahlt sich das Prinzip „alles aus einer Hand“ aus: Bei Günther Business Solutions liegen Consulting, Training und Support beim selben Anbieter, der advanter auch entwickelt. Wer die Software kennt, begleitet die Datenübernahme – die Verantwortung wandert nicht zwischen Häusern.
In advanter production sind mehrstufige Stücklisten, Artikel- und Variantenmanagement Teil des Systems. Das gibt der Migration ein klares Ziel. Die Stücklistenstruktur wird nicht flach übernommen, sondern in eine Form gebracht, in der Änderungen später durchschlagen. Über die CAD-Anbindung fließen künftige Konstruktionsdaten direkt ein, sodass sich die doppelte Pflege nach dem Umstieg nicht neu aufbaut.
Ein weiterer Punkt, der bei der Einführung oft übersehen wird, ist die Compliance. Die E-Rechnung nach dem ZUGFeRD-Standard, konform zur Norm EN 16931, ist in advanter Standard. Wer umstellt, richtet damit zugleich die rechtskonforme Rechnungsstellung ein, statt sie später als eigenes Projekt nachzuziehen. (→ Lesen Sie zum Thema “E-Rechnung unseren Artikel “E-Rechnungen in advanter: Einfach und rechtskonform umsetzen“)
Für die Vorbereitung heißt das: Beginnen Sie früh mit den Daten. Prüfen Sie Stücklisten und Stammdaten, bevor migriert wird, und behandeln Sie den Umstieg als Chance zur Bereinigung. Ein neues ERP ist nur so gut wie die Daten, mit denen es startet.
Fazit: Gute Daten sind die Grundlage einer erfolgreichen ERP-Einführung
Die Qualität der vorhandenen Daten spielt bei der ERP-Einführung im Maschinen- und Anlagenbau eine entscheidende Rolle. Wer Stücklisten, Artikel- und Stammdaten vor der Migration sorgfältig prüft und bereinigt, schafft die Grundlage für einen erfolgreichen Systemwechsel und vermeidet, dass bestehende Probleme in das neue ERP-System übernommen werden.
Gleichzeitig bietet die Einführung die Gelegenheit, gewachsene Datenstrukturen zu vereinheitlichen, bestehende Prozesse zu hinterfragen und Abläufe zu optimieren. Klare Verantwortlichkeiten und die frühzeitige Einbindung der Fachabteilungen tragen zusätzlich dazu bei, den Umstieg erfolgreich zu gestalten.
Eine erfolgreiche ERP-Einführung beginnt deshalb nicht erst mit der neuen Software, sondern mit einer soliden Datenbasis. Mit advanter und der begleitenden Betreuung durch Günther Business Solutions erhalten mittelständische Maschinen- und Anlagenbauer die passende Unterstützung für diesen Prozess.
Häufige Fragen zur ERP-Einführung im Maschinenbau
Womit sollte man die Vorbereitung einer ERP-Einführung beginnen?
Am Anfang steht die Bestandsaufnahme der vorhandenen Daten und Prozesse. Insbesondere Stücklisten, Artikel- und Stammdaten sollten vor der Migration überprüft werden. So lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und bestehende Datenbestände gezielt bereinigen.
Können bestehende Stücklisten einfach in ein neues ERP-System übernommen werden?
Grundsätzlich können bestehende Stücklisten übernommen werden. Allerdings sollten sie vorher auf Vollständigkeit, Struktur und Konsistenz geprüft werden. Gerade im Maschinenbau empfiehlt es sich, mehrstufige Stücklisten und Varianten so aufzubereiten, dass sie im neuen ERP-System korrekt abgebildet werden können.
Wie lassen sich Fehler bei der ERP-Datenmigration vermeiden?
Eine sorgfältige Bestandsaufnahme und Bereinigung der vorhandenen Daten ist eine wichtige Voraussetzung. Vor der Übernahme sollten insbesondere Artikelstammdaten, Stücklisten, Varianten und offene Vorgänge überprüft werden. Testmigrationen helfen dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen und die Datenübernahme vor dem Produktivstart zu validieren.
Müssen bei einer ERP-Einführung alle historischen Daten übernommen werden?
Nein. Welche historischen Daten tatsächlich benötigt werden, hängt von den Anforderungen des Unternehmens ab. Während aktuelle Stammdaten und offene Vorgänge in der Regel übernommen werden müssen, können ältere Informationen gegebenenfalls in einem Archiv verbleiben. Wichtig ist, dass benötigte Informationen auch nach dem Systemwechsel verfügbar bleiben und gesetzliche Aufbewahrungspflichten berücksichtigt werden.
Wer sollte an der ERP-Datenmigration beteiligt sein?
Neben der IT sollten auch die zuständigen Fachabteilungen eingebunden werden. Im Maschinen- und Anlagenbau betrifft dies häufig Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung, Produktion und Service. Klare Verantwortlichkeiten helfen dabei, Daten korrekt zu prüfen und für die Übernahme freizugeben.