Arbeiten Sie mit Ihrem Unternehmen für öffentliche Auftraggeber, müssen Sie Ihre Rechnungen spätestens ab dem 27. November 2020 elektronisch stellen. Das gilt ab einem Rechnungsbetrag von 1.000,00 € netto. Ab dem Stichtag reicht es somit nicht mehr, einen Rechnungs-Scan oder ein Rechnungs-PDF per E-Mail zu senden.
Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU wird die elektronische Rechnungslegung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen verpflichtend. Unklar bleibt derzeit, ob es sich ausschließlich um öffentliche Auftraggeber des Bundes handelt oder auch um kommunale- oder Landesbehörden. Da die Bundesregierung jedoch zum Einsatz von ZUGFeRD rät, ist davon auszugehen, dass ZUGFeRD als Standard in Deutschland etabliert wird.
Auf ZUGFeRD umstellen
Das E-Rechnungsgesetz ist bereits seit dem 27. November 2018 in Kraft. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können Sie also bereits jetzt im neuen elektronischen Format stellen. Das hat durchaus Vorteile, wie eine empirische Studie der Goethe-Universität Frankfurt ergeben hat. Wichtigster Vorteil für Ihr Unternehmen ist eine um bis zu 50% kürzere Bearbeitungsdauer Ihrer Rechnungen durch den Auftraggeber.
Eine einfache, sichere und praktikable Lösung zur Erfüllung der neuen Anforderungen ist die Nutzung des ZUGFeRD-Rechnungsformates. ZUGFeRD ist ein sogenanntes hybrides Datenformat, das aus zwei Komponenten besteht. Sie versenden ein PDF-Dokument (PDF/A-3), das eine Sichtkomponente sowie strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format enthält. Der Empfänger kann sich die Rechnung als PDF ansehen und gleichzeitig werden die strukturierten Rechnungsdaten durch das Zahlungsverkehrs- oder Buchführungsprogramm der jeweiligen Behörde automatisiert ausgelesen, weiterverarbeitet und archiviert.
advanter® 5 mit ZUGFeRD 2.0
Um das ZUGFeRD-Format nutzen zu können, muss es in die von Ihnen verwendete Unternehmenssoftware integriert sein. Arbeiten Sie für öffentliche Auftraggeber, sollten Sie jetzt reagieren und sich dem Thema annehmen. Eine Möglichkeit, elektronische Rechnungen im rechtskonformen ZUGFeRD-Format zu stellen, ist unser ERP-System advanter® 5 elements. Hier haben wir das aktuelle Rechnungsformat ZUGFeRD 2.0 bereits als Modul eingefügt. Damit sind advanter® 5 Anwender rechtlich auf der sicheren Seite und nutzen die kompletten Vorteile einer effizienten elektronischen Rechnungsstellung. Insgesamt reduzieren Sie den Zeit- und Personalaufwand in Ihrem Rechnungswesen und gestalten es durch minimierte Fehlerquoten zuverlässiger. Zudem haben Sie Zahlungsein- und -ausgänge besser im Blick. Offene Rechnungsposten zum Beispiel werden früher bemerkt, wodurch Sie Ihre Liquidität letztlich verbessern. Damit ist das Thema E-Rechnungen nicht nur eine Herausforderung, sondern gleichzeitig auch eine Chance, die Vorteile der weiteren Digitalisierung zu nutzen.
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