Seit 2025 ist die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft angekommen. Unternehmen müssen E-Rechnungen bereits empfangen können, für die Ausstellung gelten noch Übergangsfristen. Ab 2027 wird die nächste Stufe relevant. Zunächst für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich auch für die übrigen Unternehmen.
Damit wird aus einem Thema, das sich bislang noch aufschieben ließ, zunehmend eine konkrete Aufgabe: Welche Rechnungen sind betroffen? Welches Format ist erforderlich? Und was muss im Unternehmen vorbereitet werden, damit E-Rechnungen nicht nur empfangen und versendet, sondern auch sinnvoll verarbeitet werden können?
Genau diese Fragen klären wir im folgenden Überblick.
E-Rechnung 2027 – das Wichtigste in Kürze
Seit 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro bei betroffenen inländischen B2B-Umsätzen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen bis 800.000 Euro gilt noch eine Übergangsfrist bis Ende 2027. Ab 1. Januar 2028 endet auch diese allgemeine Übergangsregelung. Bestimmte Ausnahmen bleiben bestehen.
Was als E-Rechnung gilt - und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinell auswertbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. Entscheidend ist nicht, dass die Rechnung elektronisch ankommt, sondern dass die Daten ohne Zwischenschritt gelesen und gebucht werden können.
Das PDF im E-Mail-Anhang erfüllt diese Voraussetzungen nicht. Es ist ein Bild einer Rechnung, aber kein Datensatz.
Dasselbe gilt für das eingescannte Papier und für das Computer-Fax. Diese Formen gelten weiterhin als „sonstige Rechnung“, die nur zulässig sind, solange die Übergangsfristen laufen und der Empfänger zustimmt.
Als konforme Formate anerkannt sind nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 unter anderem die XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Beide erfüllen die EN 16931, unterscheiden sich aber im Aufbau.
E-Rechnung: Welche Fristen gelten 2025, 2027 und 2028?
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Ein E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg grundsätzlich aus. Damit ist allerdings noch nicht geklärt, wie die strukturierten Rechnungsdaten anschließend effizient geprüft, verarbeitet und archiviert werden.
Beim Ausstellen gilt eine Staffelung:
- Bis 31. Dezember 2026: Papier und PDF bleiben neben der E-Rechnung zulässig.
- Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Umsatz im Vorjahr müssen im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1. Januar 2028: Ab 1. Januar 2028: Die allgemeine Übergangsregelung endet auch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Gesetzliche Ausnahmen von der Ausstellungspflicht bleiben bestehen.
Für 2027 ist damit der Umsatz des Jahres 2026 maßgeblich. Wer 2026 knapp über der Grenze liegt, hat für die Umstellung nicht zwei Jahre, sondern etwas mehr als ein Quartal.
Welche Rechnungen sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?
- Rechnungen an Privatkunden (B2C)
- steuerfreie Leistungen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
- Fahrausweise (§ 34 UStDV)
- Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV)
Wichtig an dieser Liste: Sie befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfangen. Auch ein Kleinunternehmer muss eine eingehende E-Rechnung annehmen und aufbewahren können.
XRechnung oder ZUGFeRD: Was die Wahl im Alltag entscheidet
Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Ohne Viewer ist sie für Menschen nicht lesbar. Im öffentlichen Auftragswesen ist sie der etablierte Standard.
ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein PDF/A-3, in dem der XML-Datensatz eingebettet liegt. Die Rechnung sieht damit aus wie bisher, trägt die maschinenlesbaren Daten aber mit. Das ist der Grund, warum der Umstieg über ZUGFeRD in der Praxis leiser verläuft — der Empfänger merkt zunächst keinen Unterschied, die Buchhaltung im Zielunternehmen aber schon.
Ein Punkt wird dabei oft übersehen: Bei Hybridformaten ist im Zweifel der XML-Teil maßgeblich, nicht der Sichtteil. Wer Rechnungslayouts pflegt, ohne die Datenfelder zu prüfen, baut sich eine Abweichung ein, die erst bei der Prüfung auffällt.
Wie das im laufenden Prozess aussieht — vom Auftrag bis zur automatisierten Eingangsrechnung — steht ausführlich in unserem Beitrag E-Rechnung und ZUGFeRD in der Praxis.
Peppol: kurz eingeordnet
Peppol ist kein Format, sondern ein Netz mit definierten Zugangspunkten, über das Rechnungen zwischen Unternehmen ausgetauscht werden. In einigen europäischen Ländern ist es der vorgeschriebene Übertragungsweg. In Deutschland ist es im B2B-Geschäft bisher wenig verbreitet; die gesetzliche Pflicht schreibt kein Übertragungsverfahren vor, sondern ein Format.
Für Mittelstandsunternehmen mit rein inländischem Kundenkreis ist Peppol damit derzeit kein Prio-1-Thema. Wer nach Skandinavien, in die Niederlande oder nach Italien liefert, sollte es auf dem Schirm haben.
Vier Punkte, die vor der Technik zu klären sind
Die Umstellung scheitert selten am Format. Sie scheitert an vier Fragen, die keine IT-Fragen sind.
- Zuständigkeit. In vielen Häusern pendelt das Thema zwischen Buchhaltung, IT und Geschäftsführung. Solange es pendelt, passiert nichts. Es braucht einen Namen, nicht eine Abteilung.
- Eingangskanal. Eine E-Rechnung, die in einem persönlichen Postfach landet, ist aus Sicht des Prozesses verloren. Ein definierter Eingang, der in die Prüfung führt, ist Voraussetzung für alles Weitere.
- Stammdaten. Käuferreferenzen, Leitweg-Informationen und korrekte Steuernummern sind in der strukturierten Rechnung Pflichtfelder, nicht Kür. Fehlerhafte Stammdaten führen ab 2027 nicht zu einer unschönen Rechnung, sondern zu einer abgelehnten.
- Aufbewahrung. Der strukturierte Datensatz ist in seiner ursprünglichen, maschinenlesbaren Form aufzubewahren — nicht als Ausdruck und nicht als neu erzeugtes PDF. Welche Frist im Einzelfall greift, gehört in die Abstimmung mit dem Steuerberater, weil sie von der Belegart abhängt.
Erst wenn diese vier Punkte beantwortet sind, ist die Frage nach dem System die richtige Frage.
Wie die E-Rechnung in advanter läuft
In advanter ist die Erstellung, der Versand und die Verarbeitung von E-Rechnungen Teil der normalen Faktura: Die Rechnung entsteht aus den Auftragsdaten, das System erzeugt daraus den konformen Datensatz, prüft ihn gegen die Norm und weist Fehler mit Bezug auf das betroffene Datenfeld aus. ZUGFeRD wird bis Version 2.4 unterstützt, konform zur EN 16931.
Auf der Eingangsseite liest advanter 7.3 eingehende Rechnungen per OCR aus und übergibt sie an den Prüf- und Freigabeworkflow, statt sie erfassen zu lassen.
Der praktische Effekt: Die Konformität wird kein eigenes Projekt, sondern ein Nebeneffekt der Rechnungsstellung. Weitere Details zu unserem advanter Modul E-Rechnung finden Sie im Blogartikel „E-Rechnungen in advanter„.
Häufige Fragen zur E-Rechnung im Mittelstand
Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres. Für die Pflicht ab 2027 also das Geschäftsjahr 2026. Bei verbundenen Unternehmen und Organschaften lohnt die Rückfrage beim Steuerberater, weil die Zurechnung vom Einzelfall abhängt.
Brauchen wir die Zustimmung unserer Kunden, wenn wir E-Rechnungen versenden?
Für Formate nach EN 16931 nicht. Die Zustimmung des Empfängers ist nur für sonstige elektronische Rechnungen erforderlich, also etwa für das PDF im Mailanhang, solange dieses noch zulässig ist.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Kunden im Ausland?
Die Pflicht betrifft inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Grenzüberschreitende Rechnungen fallen nicht darunter — was nicht heißt, dass im Zielland keine eigenen Vorgaben gelten.
Wie ist eine E-Rechnung aufzubewahren?
Der strukturierte Teil muss unverändert und maschinenlesbar archiviert werden. Ein Ausdruck oder ein nachträglich erzeugtes PDF ersetzt ihn nicht.
Was gilt für Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer?
Rechnungen bis 250 Euro und Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht ausgenommen. Die Empfangspflicht bleibt in beiden Fällen bestehen.
Wir liegen unter der Grenze — lohnt das Thema vor 2028 überhaupt?
Der Nutzen entsteht nicht durch die Pflicht, sondern durch die Eingangsseite. Wer eingehende Rechnungen strukturiert verarbeitet, spart die Erfassung unabhängig davon, ab wann er selbst ausstellen muss.