Klare Prozesse, flexible ERP-Systeme und KI – So starten Sie erfolgreich und effizient ins neue Jahr.

Der Jahreswechsel ist für viele Unternehmen ein Moment der Reflexion und der Planung. Zwischen Bilanzabschluss, Inventur und der strategischen Ausrichtung für das neue Jahr stehen Geschäftsführer und Projektleiter oft vor der Frage: Wie machen wir 2026 effizienter, transparenter und zukunftssicherer?

Für viele Unternehmen ist diese Frage besonders relevant. Denn hier treffen komplexe Produktionsprozesse, Lagerhaltung, Projektmanagement, oft spezielle Kundenanforderungen und vieles mehr aufeinander. Häufig entstehen dabei im Unternehmensalltag Informationssilos, manuelle Workarounds oder überladene Excel-Tabellen. Alles gespeichert an unterschiedlichsten Ablagestellen.

Die gute Nachricht: es gibt Abhilfe! Ein gut strukturiertes ERP-System, saubere Prozesse und ein realistischer Einsatz von KI können helfen, diese Herausforderungen zu meistern, ohne dass das Tagesgeschäft darunter leidet. In diesem Blogartikel zeigen wir, welche Trends und Maßnahmen 2026 besonders relevant sind und wie Unternehmen sich optimal aufstellen können.

ERP-Trends 2026: Chancen für den Mittelstand

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) haben sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt. Was früher vor allem eine Software zur Verwaltung von Warenwirtschaft war, ist heute eine Plattform für operative Steuerung, Planung und Controlling.

Für 2026 zeichnen sich einige Trends ab, die gerade mittelständische Unternehmen beachten sollten:

KI und Automatisierung – gezielt und realistisch einsetzen

Künstliche Intelligenz ist längst in aller Munde. Im ERP-Kontext kann sie Prozesse beschleunigen, Daten auswerten und Prognosen erstellen.

Beispielsweise mittels automatisierter Bedarfsplanung auf Basis historischer Aufträge, der Möglichkeit Engpässen in der Produktion vorherzusagen oder dem automatisierten Reporting für Controlling und Management. Wichtig dabei ist es, sich bewusst zu machen, dass die KI keine Prozesse ersetzt, sondern sie unterstützt und optimiert. Daher sollten Unternehmen zunächst ihre Abläufe sauber abbilden, bevor sie KI einsetzen.

Echtzeit-Transparenz

Geschäftsentscheidungen basieren zunehmend auf aktuellen, belastbaren Daten. Echtzeit-Transparenz bedeutet dabei, dass Sie aktuelle Lagerbestände einsehen, den Auftragsfortschritt live verfolgen und Kosten und Margen tagesaktuell analysieren.

Ein modernes ERP-System ermöglicht diese Transparenz und reduziert zeitaufwendige, manuelle Auswertungen. Darüber hinaus können Sie schnell reagieren und eingreifen.

Flexibilität und Integration

Prozesse ändern sich schneller als früher. Sei es durch neue Kundenanforderungen, Lieferkettenprobleme, regulatorische Vorgaben oder auch gesamtwirtschaftliche Einflüsse von aussen. ERP-Systeme müssen flexibel sein und sich mit anderen Anwendungen und Systemen kombinieren lassen. Im besten Falle so, dass ein fliessender Übergang von einem in das andere System entsteht, ohne dass der Anwender dies überhaupt bemerkt.

Sie als Unternehmen sollten prüfen, ob Ihr ERP-System modulartig erweitert werden kann, ohne dass bestehende Abläufe gestört werden.

Trends umsetzen: Prozesse vor Technik – der entscheidende Erfolgsfaktor

Also, ran an die Trends und ab ins moderne 2026! Aber Achtung: wie so häufig ist auch hierbei die Planung von entscheidender Bedeutung. Ein häufig gemachter Fehler ist, dass Unternehmen zuerst in Technik investieren und hoffen, dass damit alle Probleme gelöst werden. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass die grundlegenden Prozesse stimmen müssen, bevor Technologie wirksam wird. Die besten Systeme sind nutzlos, wenn dahinter das Chaos herrscht.

Warum Prozesse die Grundlage sind

Technologie kann nur das abbilden, was bereits strukturiert existiert. Werden Prozesse ungeprüft übernommen, werden Fehler und Ineffizienzen lediglich digital fortgeschrieben. Automatisierungen oder KI-gestützte Funktionen beschleunigen dann nicht die Arbeit, sondern sie verstärken unerkannte Schwachstellen.

Zudem bedeutet der Einsatz von ERP oder KI ohne Prozessklarheit für Mitarbeiter oft zusätzlichen Aufwand. Sie müssen Umwege oder Workarounds anwenden, um die Software „funktionieren zu lassen“. Das kann Motivation und Effizienz gleichermaßen belasten.

Typische Schwachstellen in Unternehmen

Bevor Unternehmen über neue Tools nachdenken, lohnt sich ein genauer Blick auf die Abläufe. Häufig zeigen sich dabei folgende Schwachstellen:

Medienbrüche zwischen Abteilungen: Informationen werden mehrfach erfasst oder manuell weitergegeben.
Manuelle Nacharbeiten: Fehlerhafte Daten oder unklare Abläufe erzeugen zusätzlichen Aufwand.
Excel-Insellösungen: Individuell gepflegte Tabellen führen zu widersprüchlichen Informationen.
Unklare Verantwortlichkeiten: Entscheidungen werden verzögert oder fallen doppelt an, weil niemand genau weiß, wer zuständig ist.

Diese Schwachstellen wirken auf den ersten Blick harmlos, summieren sich jedoch schnell zu erheblichen Zeit- und Kostenverlusten. Ein unstrukturierter Einsatz von ERP oder KI verstärkt diese Probleme, statt sie zu lösen.

Praktische Schritte für den Prozess-Check

Damit Technologie effektiv wirken kann, sollten Unternehmen folgende Schritte umsetzen:

Prozesse dokumentieren: Alle Abläufe in Ihrem Unternehmen von der Auftragsannahme bis zur Lieferung und dem Auftragsabschluss sollten transparent festgehalten werden. Dafür eignen sich Tools, mit welchen Sie den gesamten Prozess als Chart digital abbilden können. Wir nutzen hierzu beispielsweise die Lucid Software, ein cloudbasiertes Visualisierungs- und Kollaborationstool, mit welchem komplexe Prozesse und Ideen visuell klar dargestellt und gemeinsam bearbeitet werden können.

Schwachstellen identifizieren: Erkennen Sie auf Basis der Prozessabbildungen Engpässe, Fehlerquellen und Doppelarbeit. Oft werden viele Schwachstellen und Zusammenhänge schnell und ganz offensichtlich deutlich, wenn man einmal alles schwarz auf weiss und als Großes und Ganzes vor sich sieht.
Prioritäten setzen: Entscheiden Sie, welche Prozesse zuerst optimiert werden sollten, um den größten Mehrwert zu erzielen.
Optimierte Abläufe festlegen: Definieren Sie standardisierte, nachvollziehbare Verbesserungen und digitale Abläufe.

Erst wenn diese Schritte abgeschlossen sind, können ERP-Systeme wie advanter und / oder KI-gestützte Funktionen ihre volle Wirkung entfalten. Prozesse werden schneller, transparenter und planbarer.

Das ERP System als Steuerzentrale für das neue Jahr

Wenn die Prozesse einmal stehen, geht es an die Technik.

Dabei ist ein ERP-System heute mehr als eine Software. Es ist die zentrale Plattform für Planung, Steuerung und Controlling. Besonders für Unternehmen aus den Branchen Druck, Maschinenbau, Handel und Produktion bietet ein durchdachtes ERP-System klare Vorteile.

Planung und Forecast

Ein ERP-System sammelt alle relevanten Daten über Auftragslage, Status der einzelnen Projekte und Aufträge, Materialbestände und Kapazitätsauslastung. Darauf basierende Forecasts helfen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Produktion effizient zu steuern.

Controlling und Kostenmanagement

Durch eine zentrale Datenbasis können Projektleiter und Geschäftsführer Kosten, Margen und Budgets in Echtzeit überwachen. Dies ermöglicht fundierte Entscheidungen und reduziert Risiken.

Effizienzsteigerung und Entlastung

ERP-Systeme automatisieren Routineaufgaben, reduzieren manuelle Nacharbeiten und ermöglichen Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren. Unternehmen profitieren beispielsweise von der spürbaren Reduktion von Aufwänden in der Materialdisposition und im Reporting, während gleichzeitig die Transparenz steigt.

KI Einsatz im ERP-System

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Rahmen einer ERP-Software bietet enormes Potenzial.

Möglichkeiten zur Optimierung der Unternehmensprozesse ergeben sich beispielsweise in diesen Bereichen:

Datenanalyse: KI erkennt Muster und Trends in großen Datenmengen
Automatisierung: Routineaufgaben werden schneller erledigt
Prognosen: KI unterstützt bei der Vorhersage von Nachfrage, Lagerbeständen und Produktionskapazitäten

Aber auch hier sollte man sich im Klaren darüber sein, dass es Grenzen gibt und man den Einsatz von KI im ERP-System mit Bedacht lenken sollte. KI kann keine unklaren oder fehlerhaften Prozesse kompensieren, die Entscheidungen sollten weiterhin von Menschen überprüft werden und der Mehrwert hängt letztenendes immer von der Qualität der Daten ab

Fazit

2026 wird anspruchsvoll, aber auch voller Chancen. Unternehmen, die ihre Prozesse sauber abbilden, ihre Datenbasis pflegen und ERP- und KI-Technologien gezielt einsetzen, sind klar im Vorteil.

Der Schlüssel zum Erfolg liegt nicht in der Technologie allein, sondern in der richtigen Kombination aus Prozessen, Daten und gezieltem Einsatz von Tools.

Ein ERP-System wie advanter kann dabei helfen, diese strategische Ausrichtung umzusetzen. Entscheidend ist: Wer frühzeitig plant, hat die besten Chancen auf ein effizientes, transparentes und erfolgreiches Jahr 2026.