Projekte und Prozesse im Unternehmen bestehen selten aus einzelnen, klar abgegrenzten Arbeitsschritten. Unterschiedliche Abteilungen, individuelle Anforderungen, technische Abhängigkeiten und zahlreiche Arbeitsschritte greifen ineinander. Jeder Beteiligte kennt seinen eigenen Bereich von A bis Z. Doch wie passt das Ganze eigentlich in den Gesamtprozess?
Genau hier liegt eine der Herausforderungen bei umfangreichen Projekten. Wissen ist vorhanden, aber häufig auf verschiedene Personen verteilt und nur teilweise dokumentiert. Zusammenhänge und Abhängigkeiten werden dadurch erst sichtbar, wenn man sehr tief in ein Projekt einsteigt.
Eine visuelle Prozessdefinition setzt genau an diesem Punkt an. Sie bildet Abläufe, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten in einer gemeinsamen Übersicht ab und schafft damit eine Grundlage, auf der alle Projektbeteiligten arbeiten können.
Warum komplexe Prozesse schwer zu überblicken sind
Je umfangreicher ein Projekt oder Prozess wird, desto mehr Faktoren spielen zusammen. Organisatorische Abläufe treffen auf technische Anforderungen, unterschiedliche Fachbereiche sind beteiligt und einzelne Aufgaben bauen aufeinander auf.
Dabei entsteht schnell eine typische Situation: Jeder ist Experte für seinen Bereich, aber niemand hat permanent sämtliche Zusammenhänge des Gesamtprojekts im Blick.
Eine klassische Aufgabenliste kann einzelne Arbeitsschritte dokumentieren. Sie zeigt aber nur eingeschränkt, wie diese Schritte miteinander verbunden sind.
Was passiert beispielsweise, bevor eine bestimmte Aufgabe gestartet werden kann? Welche anderen Schritte hängen davon ab? Wer übernimmt an welcher Stelle? Und welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein?
Eine visuelle Darstellung macht genau diese Zusammenhänge sichtbar.
Vom einzelnen Arbeitsschritt zum Gesamtprozess
Bei Günther Business Solutions haben wir diesen Ansatz zunächst anhand eines Updateprojektes unserer ERP-Software advanter entwickelt und erprobt. Das Prinzip lässt sich jedoch generell auch auf ganz unterschiedliche Prozesse und Projekte in Unternehmen übertragen.
Wir haben zunächst das Projekt in einzelne Themenbereiche gegliedert. Diese Bereiche wurden detailliert betrachtet und anschließend wieder zu einer gemeinsamen Gesamtübersicht zusammengeführt.
Das Ergebnis ist keine einfache To-do-Liste, sondern eine Art Prozesslandkarte.
Sie zeigt nicht nur, was getan werden muss, sondern auch, in welchem Zusammenhang und in welcher Abhängigkeit zu anderen Aufgaben ein Arbeitsschritt steht.
Ein umfangreiches Projekt lässt sich damit beispielsweise in verschiedene Phasen gliedern:
Vorbereitung → Projektplanung und -strukturierung → Umsetzung → Abschluss
Innerhalb dieser Phasen werden die einzelnen Prozesse und ihre Verbindungen sichtbar.
Alternativ kann man ein Projekt auch nach Abteilungen oder Gewerken gliedern. Je nachdem, welche Anforderungen vorliegen und eine sinnvolle Gliederung zulassen.
Die Gesamtübersicht aus unserem eigenen Projekt zeigt dabei sehr anschaulich, wie aus vielen einzelnen Arbeitsschritten ein zusammenhängender Projektprozess entsteht und welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben bestehen.
Diesen Ansatz haben wir auch auf unserer Kundentagung advanter Inspire 2026 vorgestellt und gezeigt, wie sich selbst umfangreiche Projekte durch eine gemeinsame visuelle Prozessdarstellung übersichtlicher und verständlicher gestalten lassen.
Abhängigkeiten werden sichtbar
Der entscheidende Vorteil liegt nicht darin, einen Prozess möglichst detailliert zu zeichnen. Entscheidend ist, dass die Zusammenhänge sichtbar und verständlich werden.
In unserem Updateprojekt zeigte sich das beispielsweise während der Umsetzungsphase. Interne Planung, Programmierung, Tests und die Auslieferung eines Probe-Updates sind keine voneinander isolierten Aufgaben, sondern Teile eines zusammenhängenden Ablaufs.
Übertragen auf andere Projekte lassen sich mit einer solchen Darstellung beispielsweise Fragen beantworten wie:
- Welche Schritte müssen abgeschlossen sein, bevor es weitergehen kann?
- Wo entstehen Übergaben zwischen verschiedenen Beteiligten oder Abteilungen?
- Wer ist für welchen Teil des Prozesses verantwortlich?
- Welche Aufgaben können parallel durchgeführt werden?
- Wo bestehen Abhängigkeiten?
- An welchen Stellen entstehen möglicherweise unnötige Schleifen oder Wartezeiten?
Damit wird die Visualisierung nicht nur zur Dokumentation, sondern kann gleichzeitig eine Grundlage für die Optimierung bestehender Prozesse sein.
Ein gemeinsames Bild statt unterschiedlicher Vorstellungen
Ein weiterer Vorteil ist weniger technisch – aber für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mindestens genauso wichtig.
Unterschiedliche Personen betrachten denselben Prozess aus unterschiedlichen Perspektiven. Was für einen Beteiligten selbstverständlich erscheint, ist für einen anderen möglicherweise gar nicht sichtbar.
Eine gemeinsame Prozessdarstellung schafft hier eine Referenz, über die gesprochen werden kann.
Statt abstrakt über Abläufe zu diskutieren, betrachten alle Beteiligten denselben Prozess. Verantwortlichkeiten können zugeordnet, Abhängigkeiten nachvollzogen und offene Punkte direkt am jeweiligen Prozessschritt diskutiert werden.
Das sorgt für transparentere Abläufe, klarere Verantwortlichkeiten, ein besseres Verständnis komplexer Projekte und eine effizientere Zusammenarbeit. Gleichzeitig lassen sich bestehende Prozesse gezielter hinterfragen und optimieren.
Visuelle Prozessdefinition als Grundlage für komplexe Projekte
Was zunächst für ein eigenes Updateprojekt entwickelt wurde, lässt sich auf viele andere Prozesse und Projekte übertragen.
Überall dort, wo mehrere Aufgaben, Beteiligte und Abhängigkeiten zusammenkommen, kann eine visuelle Darstellung helfen, zunächst ein gemeinsames Verständnis zu schaffen.
Das können beispielsweise technische Projekte, organisatorische Abläufe, Digitalisierungsprojekte oder auch ERP-Projekte sein.
Die Visualisierung schafft Transparenz und hilft dabei, zentrale Fragen zu Abläufen, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten zu beantworten
Gerade bei über Jahre gewachsenen Abläufen kann das ein wichtiger Schritt sein. Denn erst wenn ein Prozess für alle Beteiligten nachvollziehbar ist, lässt sich gemeinsam beurteilen, wo Veränderungen oder Optimierungen sinnvoll sind.
Prozesse verstehen, um sie gezielt zu optimieren
Komplexität lässt sich in Unternehmen nicht immer vermeiden. Aber sie lässt sich sichtbar machen.
Genau darin liegt für uns der Wert der visuellen Prozessdefinition. Aus verteiltem Wissen entsteht eine gemeinsame Prozessdarstellung. Aus einzelnen Aufgaben wird ein nachvollziehbarer Ablauf. Und aus unterschiedlichen Perspektiven entsteht ein gemeinsames Verständnis.
Die Visualisierung kann damit nicht nur bei der Planung neuer Projekte helfen. Sie bietet auch die Möglichkeit, bestehende Abläufe zu überprüfen, Verantwortlichkeiten klarer zu definieren und Optimierungspotenziale zu erkennen.
Diesen Ansatz möchten wir künftig auch gemeinsam mit unseren Kunden nutzen. Prozesse visualisieren, Abläufe definieren und strukturieren und damit eine gemeinsame Grundlage für zukünftige Projekte schaffen.
Denn wenn Prozesse transparent sind, wird Zusammenarbeit einfacher.
Häufige Fragen zur visuellen Prozessdefinition
Was bedeutet visuelle Prozessdefinition?
Bei der visuellen Prozessdefinition werden einzelne Arbeitsschritte, Verantwortlichkeiten und Abhängigkeiten eines Prozesses grafisch dargestellt. Statt Abläufe ausschließlich in Texten, Tabellen oder Aufgabenlisten zu dokumentieren, entsteht eine gemeinsame Übersicht über den gesamten Prozess.
Welche Vorteile bietet eine visuelle Prozessdarstellung?
Eine visuelle Prozessdarstellung sorgt für transparentere Abläufe, klarere Verantwortlichkeiten und ein besseres Verständnis komplexer Projekte. Gleichzeitig kann sie die Zusammenarbeit erleichtern und dabei helfen, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu optimieren.
Für welche Prozesse und Projekte eignet sich eine visuelle Prozessdarstellung?
Eine visuelle Prozessdarstellung eignet sich insbesondere für umfangreiche Prozesse und Projekte, bei denen verschiedene Arbeitsschritte, Beteiligte oder Abhängigkeiten zusammenkommen. Das können beispielsweise organisatorische oder technische Projekte, Digitalisierungsprojekte oder ERP-Projekte sein.
Können bestehende Prozesse mit der visuellen Prozessdefinition optimiert werden?
Ja. Durch die gemeinsame Darstellung wird sichtbar, wie einzelne Arbeitsschritte zusammenhängen und voneinander abhängig sind. Dadurch können bestehende Abläufe gemeinsam betrachtet, hinterfragt und strukturiert werden. Die Visualisierung schafft damit eine Grundlage für die Prozessoptimierung.
Muss ein Prozess bereits vollständig definiert sein, bevor er visualisiert wird?
Nein. Gerade wenn Abläufe über Jahre gewachsen sind oder Wissen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt ist, kann die gemeinsame Visualisierung dabei helfen, den tatsächlichen Prozess zunächst sichtbar zu machen. Auf dieser Grundlage lässt sich anschließend gemeinsam definieren, wie ein zukünftiger Ablauf aussehen soll.
Wie unterstützt GBS bei der Visualisierung von Prozessen?
Gemeinsam mit unseren Kunden können wir Prozesse visualisieren sowie Abläufe definieren und strukturieren. Dadurch entsteht ein gemeinsames Verständnis und eine strukturierte Grundlage für zukünftige Projekte. Gleichzeitig bietet die Visualisierung die Möglichkeit, bestehende Prozesse zu überprüfen und zu optimieren.