E-Rechnung empfangen: Wie Eingangsrechnungen ohne Abtippen in die Buchhaltung kommen
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Über die Ausgangsseite wird viel gesprochen. Für den Rechnungseingang bedeutet der Stichtag etwas anderes: Der Anteil strukturierter Rechnungen steigt deutlich, während kleinere Lieferanten nach aktuellem Stand noch bis Ende 2027 PDF oder Papier schicken dürfen.
Im Eingang laufen damit für mindestens zwei Jahre mehrere Formen nebeneinander. Wer dafür getrennte Wege hat, verarbeitet ab Januar mehr Rechnungen mit mehr Aufwand. Was ab wann für wen gilt, haben wir im Beitrag E-Rechnung im Mittelstand zusammengefasst. Dieser Beitrag beschreibt, wie der Eingang organisiert sein sollte.
Was im Rechnungseingang ab Januar ankommt
Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle übrigen inländischen Unternehmen. Bis dahin ist der Mischbetrieb im Eingang der Normalfall. Welche Übergangsregel im Einzelfall greift, gehört in die Abstimmung mit der Steuerberatung.
Der Weg einer Eingangsrechnung in sechs Schritten
Unabhängig vom Format durchläuft jede Eingangsrechnung dieselben Stationen. Der Unterschied zwischen einem geordneten und einem ungeordneten Eingang liegt darin, ob diese Stationen einmal festgelegt sind oder bei jeder Rechnung neu entschieden werden.
- Eingang. Ein zentraler Kanal für alle Rechnungen, etwa ein eigenes Postfach. Eine Rechnung im persönlichen Postfach eines Kollegen ist für den Prozess unsichtbar.
- Format prüfen. Ist es eine E-Rechnung nach EN 16931, ein PDF oder ein Scan? Bei einer E-Rechnung zusätzlich: Sind die Pflichtangaben vollständig und die Werte schlüssig?
- Daten übernehmen. Bei der E-Rechnung werden Kopf- und Positionsdaten direkt aus dem Datensatz gelesen. Bei PDF und Scan übernimmt eine Texterkennung (OCR) diese Aufgabe.
- Zuordnen. Die Rechnung wird dem Lieferanten, der Bestellung und, wo vorhanden, dem Auftrag oder Projekt zugeordnet.
- Prüfen und freigeben. Sachlich: Wurde geliefert, was berechnet wird? Rechnerisch: Stimmen Preise und Mengen mit der Bestellung überein?
- Buchen und aufbewahren. Übergabe an die Finanzbuchhaltung, Aufbewahrung im ursprünglichen Format.
Wo der Eingang heute hängen bleibt
Die typischen Engpässe liegen selten in der Technik, sondern zwischen den Stationen:
- Abtippen. Jede Rechnung, deren Daten von Hand übertragen werden, kostet Zeit und bringt Tippfehler mit sich.
- Fehlende Zuordnung. Eine Eingangsrechnung, die nur einem Lieferanten zugeordnet ist, fehlt in der Kostenbetrachtung des Auftrags, für den sie angefallen ist.
- Lange Freigabewege. Wenn eine Rechnung auf dem Schreibtisch auf eine Unterschrift wartet, verstreichen Skontofristen.
- Kein Rückweg für Fehler. Eine fehlerhafte Rechnung wird gebucht, weil niemand festgelegt hat, wer sie zurückweist.
Was mit einer fehlerhaften E-Rechnung passiert
Bei Papier und PDF fiel ein Fehler häufig beim Lesen auf. Eine E-Rechnung liest zunächst kein Mensch. Prüft das System den Datensatz nicht, wird ein Fehler erst bei einer späteren Prüfung sichtbar. Fehlende Pflichtangaben können dann den Vorsteuerabzug gefährden.
Deshalb gehört zur Eingangsverarbeitung ein festgelegter Rückweg: Die Rechnung wird mit Begründung an den Lieferanten zurückgewiesen, die Korrektur kommt als neuer Vorgang in den Eingang. Wie im Einzelfall mit einer fehlerhaften Rechnung umzugehen ist, sollte mit der Steuerberatung abgestimmt sein.
Eingangsrechnungen in advanter
In advanter ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung umfassend erweitert worden. Rechnungen können automatisch aus E-Mail-Postfächern übernommen, per PDF-Import über Verzeichnisse eingelesen oder manuell mit Dokumentenzuordnung erfasst werden.
Eingehende E-Rechnungen durchlaufen eine Formatprüfung und Validierung. Bei sonstigen PDF-Rechnungen unterstützt eine KI-gestützte OCR-Auswertung. In beiden Fällen werden Kopf- und Positionsdaten automatisch übernommen, ein Adressabgleich durchgeführt und die Rechnung lässt sich nachträglich einem Auftrag zuordnen. Für fehlerhafte Eingangsrechnungen gibt es eine eigene Abweisungsfunktion.
Über den Belegexplorer sind Eingangsrechnungen zusammen mit Auftrag, Bestellung und Wareneingang in einer Belegkette sichtbar. Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung stehen Standard-Schnittstellen bereit, unter anderem zu DATEV. Mehr dazu auf der Seite advanter Connectivity.
Häufige Fragen
Woran erkenne ich, ob eine eingehende Rechnung eine E-Rechnung ist?
Eine E-Rechnung enthält einen strukturierten Datensatz nach der Norm EN 16931, entweder als reine XML-Datei (XRechnung) oder als PDF mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). Ein PDF ohne eingebettete Daten ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn es elektronisch ankommt.
Was mache ich mit einer E-Rechnung, die Fehler enthält?
Die Rechnung sollte mit Begründung an den Lieferanten zurückgehen und die Korrektur als neuer Vorgang erfasst werden. Fehlende Pflichtangaben können den Vorsteuerabzug gefährden. Den genauen Umgang im Einzelfall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Können PDF-Rechnungen weiterhin automatisch verarbeitet werden?
Ja. PDF-Rechnungen ohne strukturierte Daten werden über eine Texterkennung ausgelesen. Kopf- und Positionsdaten werden dabei erkannt und übernommen. Das ist vor allem in der Übergangszeit wichtig, in der kleinere Lieferanten noch PDF-Rechnungen schicken dürfen.
Wie kommt eine Eingangsrechnung zum richtigen Auftrag?
Über die Zuordnung zur Bestellung oder direkt zum Auftrag oder Projekt. Wird die Zuordnung bei der Erfassung vorgenommen, stehen die Kosten auch in der Auswertung des Auftrags und nicht nur beim Lieferanten.
Wie gelangen die Daten in die Finanzbuchhaltung?
Über eine Schnittstelle zwischen ERP und Finanzbuchhaltung, zum Beispiel zu DATEV. Die geprüften und freigegebenen Rechnungsdaten werden übergeben, statt in der Buchhaltung ein zweites Mal erfasst zu werden.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung.