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Large Format 04/2010 – Erler + Pless

Large Format 04/2010 – Erler + Pless

„Organisation ist das Rückgrat des Unternehmens“
ist Erler+Pless-Geschäftsführer Simon Pless überzeugt. Deshalb investierte sein Unternehmen bereits Ende 2006 in Advanter Projects, eine integrierte Lösung zur Firmensteuerung.

Eben ist Erler+Pless aus der Hamburger Innenstadt in ein Gewerbegebiet am Stadtrand der Hansestadt gezogen. Auf der insgesamt rund 2.200 qm großen modernen Produktions- und Bürofläche finden die 30 Mitarbeiter, darunter sieben Kundenkontakter bzw. Verkäufer, deutlich verbesserte Arbeitsbedingungen vor: »Unser alter Standort war zu stark an den Bedürfnissen eines Großfotolabors orientiert«, berichtet Geschäftsführer Simon Pless. »Die Räume waren klein und auf mehreren Ebenen, was zu jeder Menge Rennerei führte.« Das war auch einer der Gründe, warum Pless schon früh nach einer geeigneten integrierten Softwarelösung Ausschau hielt. Diese sollte es den Mitarbeitern erlauben, alle relevanten Auftragsdaten in einer Server-basierten Projektverwaltung zusammenzufassen, so dass man sich von jedem Arbeitsplatz über den aktuellen Stand eines Auftrages informieren konnte, ohne sich im ganzen Haus auf die Jagd nach der Jobmappe machen zu müssen. Es war jedoch gar nicht so einfach, eine für ein mittelständisches Unternehmen geeignete Lösung zu finden – rund eineinhalb Jahre war Pless, seit 2007 deutsches Mitglied des Druckerverbundes Giga Group und außerdem Vorstand im ALR und Digicom, auf der Suche. Das größte Problem bestand darin, die komplexe Produktionswelt – bei Erler+Pless liegen die Schwerpunkte auf hochwertigem Sublimationsdruck auf Roland- und Dgen-Maschinen sowie Lambda-Belichtungen – und zudem eine komplett ausgestattete Weiterverarbeitungsabteilung softwaretechnisch unter einen Hut zu bringen. Dabei galt es aber, so flexibel zu bleiben, dass neue Technologien wie der bei Redaktionsschluss eben zu installierende HP-Latex-Drucker ohne Aufwand integrierbar sind. Auch die Arbeitsgänge der Mitarbeiter sollten nicht zu stark reglementiert werden: »Welchen Auftrag der Operator an der Maschine in welcher Reihenfolge druckt, muss er stets selbst entscheiden können«, so Pless. Auf dem Wunschzettel standen außerdem eine modulare Bauweise der Anwendung, so dass benötigte Funktionen später zugekauft werden können. Mit dem Umzug wurde etwa das Lager an einem Ort zusammengefasst und neu organisiert. Nun soll es ebenfalls nahtlos in die EDV eingebunden werden. Darüber hinaus wichtig: gute Skalierbarkeit, denn die Software muss sich Schwankungen in der Mitarbeiterzahl problemlos anpassen können. Außerdem musste die problemlose Integration heterogener Netzwerke gewährleistet sein, denn bei Erler+Pless arbeiten zwar DTP und große Teile der Verwaltung unter Mac OS, in der Buchhaltung und der Produktion sind jedoch eher Windows-Rechner zu Hause.

Lösung auf FileMaker-Basis
Die passende Lösung fanden die Hamburger in der Lösung Advanter Projects, einer Filemaker-basierten Steuerungssoftware des Burscheider Softwarehauses Günther Business Solutions. Das 1994 gegründete Softwarehaus hat sich auf Pakete für vor allem mittelständische Kunden aus den verschiedensten Bereichen spezialisiert. Neben der für Druck- und Reprohäuser gedachten Edition »Projects« gibt es auch für Fertigung, Vertrieb und sogar für Event- und Verleihunternehmen angepasste Sammlungen. Erst kürzlich wurde außerdem eine Edition für Qualitätsmanagement auf den Markt gebracht, die auch dazu dient, Zertifizierungen, etwa nach ISO-Standards, zu erreichen und zu erhalten. Elemente aus allen Modulen können miteinander kombiniert werden. Zudem unterhält die Softwarefamilie umfangreiche Schnittstellen, beispielsweise zu Fibu-Programmen anderer Hersteller, oder auch zu Webanwendungen. Egal, für welche Edition oder welche Module ein Unternehmen sich entscheidet, es erhält nicht – wie etwa bei der Adobe-CS-Collection oder dem Microsoft-Office-Paket – eine Standardapplikation aus dem Regal. Vielmehr werden die einzelnen Module an die Erfordernisse des Unternehmens angepasst – das fängt bei Formularen im Firmen-CI an und hört beider Abbildung des bisher üblichen manuellen Jobzettels noch längst nicht auf. »Die Implementierung einer Firmensteuerungs-Software ist immer auch ein bisschen Consulting«, erklärt Peter Schönian von Günther Business Solutions. »Denn die Software soll ja Prozesse nicht nur abbilden, son- dern auch effizienter machen – indem sie etwa mehr Mitarbeiter befähigt, komplexe Projekte zu kalkulieren, die bisher stets zwingend ›Chefsache‹ waren. Oder indem verfolgt werden kann, welche Marketingaktionen und Angebote zum Erfolg geführt haben – und welche eben nicht.« Ab etwa drei Mitarbeitern kann der Einsatz von Advanter bereits sinnvoll sein, argumentiert er deshalb – Günther Business Solutions bietet daher auch eine »Small Business«-Edition für bis zu fünf Arbeitsplätzen zum Einsteigerpreis von ca. 15.000 Euro an. Ab 10, 15 Mitarbeitern, darin stimmen Pless und Schönian überein, muss ohnehin eine formale Unternehmensstruktur eingezogen werden, und eine Lösung wie Advanter bietet sich an. »Gerade die relative Freiheit, die uns die Software bietet, macht uns Advanter sympathisch«, erläutert Pless. »So nutzen wir zwar die Adress- und Projektverwaltung sowie die Aufgabensteuerung und jetzt neu die Lagerhaltung, die Fibu etwa wird aber mit einem anderen Programm erledigt. Erweiterungen können dabei ganz flexibel gehandhabt werden.«

Einfache Bedienung
Herzstück der Advanter-Anwendung ist die Adressdatenbank. Über diese kann der Anwender nicht nur Aufträge und Angebote, sondern auch die gesamte Mail- und Terminverwaltung zum Kunden hinterlegen, die Software also als Outlook- oder iCal-/Adressbuch-Ersatz nutzen. Über die übersichtliche Benutzeroberfläche lassen sich weitere Module wie Personal- und Finanzdaten, Kalkulation und Nachkalkulation sowie Lagerbestand und Pro- duktionssteuerung aufrufen. Auch Management-Informationen wie Cash Flow und Umsatzentwicklung sind mit wenigen Klicks sogar als übersichtliche Grafiken abrufbar. Da nicht jeder Anwender auf alle Informationen Zugriff haben soll oder muss, lassen sich die Module einzeln für Berechtigte freigeben. »Bei uns sind alle Mitarbeiter an Advanter angeschlossen«, erzählt Pless. »In der Produktion, wo nicht so viel Schreibarbeit anfällt, teilen sie sich jedoch die Computer, so dass wir auf etwa 22 Advanter-Arbeitsplätze kommen.« Das erforderte über die Jahre eine Investition in Höhe mehrerer zehntausend Euro und außerdem Zeit: »Soll die Software tatsächlich zu einem Unternehmen passen, ist eine Einführungsphase von einigen Monaten realistisch«, erklärt Schönian. »Wir können unsere Module zwar schnell ändern, doch die Software kann nur dann effizient eingesetzt werden, wenn auch möglichst alle Prozesse so gut abgebildet werden, dass die Mitarbeiter sie nutzen können – und wollen.« Simon Pless gibt zu: »Hardware kaufen macht mehr Spaß. Doch effiziente Betriebsführung und Prozesssteuerung werden in den kommenden Jahren einen entscheidenden Beitrag zum Erfolg von Digitaldruckunternehmen leisten. ›Management by Chaos‹ kann sich schon heute niemand mehr leisten.«

Erler + Pless GmbH, Geschäftsführer Hr. Simon Pless
www.erlerundpless.de